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請求書システムを導入する際の成功のコツ
このページでは、請求書システムを導入する場合の成功のコツをご紹介します。
請求書システムの導入を成功させるため、失敗しないための対策を考えてみましょう。
請求書システムの導入を成功させるには
1. 現行の請求方法からの移行が可能そうか確認をしましょう。
現在、紙での請求書発送を中心としている場合は、お取引先からの理解を得られるかが重要です。
他の電子化システムと同様ではあるのですが、紙のままが良いお取引先もあるかもしれません。
システム導入と同時に全てを電子化できるわけではない、ということは念頭に置きつつ、
せっかく導入するのであればできる限り有効に使えるかを検討していかなければなりません。
また、理解が得られた＝すんなりと移行ができるとも限りませんので、
取引先1社ずつに切り替えを打診するだけでなく、時にはサポートをしながら、
紙での発送から移行していくことになります。
電子化に好意的なお取引先が多ければ、
移行期間が落ち着けば業務効率が良くなる可能性もあります。
事前にシュミレーションを行う・告知を明確に行う・サポートを徹底するなどし、
導入を成功させるようにしましょう。
2. 社内体制は電子化に対応できるかを確認しましょう。
システムを導入する部門が現在電子化したソフトやシステムに慣れていない場合は、
まず社内体制を事前に確認しましょう。
そもそもの部分ではありますが、
・経理担当者が長年同じでシステム導入に否定的である
・電子化システムの操作方法を覚える気になれない、忌避感が強い
などがあれば導入に大きな障壁となる可能性があります。
現状の理解をしっかりと行い、担当者の声を聞き、
そして現状課題・導入目的を理解してもらいながらすり合わせるように努めましょう。
この時、お取引先側も「紙が良い」という方が一定数出るのであれば、
既存の請求書の発行フローを行う人・請求書システムを活用する人を分けて、
これまでの方法から徐々に移行していくことも考えることができます。
社内体制を整え、円満にシステムを導入できると良いですね。
＜社内体制整備として＞
・社内規定・ルール、現行のマニュアル・ワークフローが大きく変わる可能性があります。
導入時点までに上記を見直し、新体制に向けたものに改定する必要がありますので、
その準備のための時間も導入スケジュールに組み込んでおく必要があるでしょう。
3. 自社に必要な機能の有無・他システムと連携可否を確認しましょう。
こちらの導入の手順でも記載いたしましたが、
請求書システムには各社が売りにする魅力的な機能がたくさんあるでしょう。
つい当初想定していた機能ではなく別の機能に惹かれてしまうこともあるかもしれませんが、
大前提として、自社で必要としている機能が用意されているかを重視しましょう。
自社で必要な機能には目的を果たすためのシステム上の機能の他に、
他のシステムとの連携可否も重要になってくるかと思います。
請求書システムは会計システム・SFA・CRMなどと連携ができるものがたくさんあります。
この時、自社の会計システム・その他管理システムとデータ連携できる請求書システムなら、
改めて同じデータを入力することなく活用できますが、
連携できないシステムを選定した場合は同期がないので手元作業が多くなってしまうでしょう。
必要な機能を効果的に使いこなすためにも、自社システムとの連携もチェックして選びましょう。
4. 信頼できるサービスを選びましょう。
導入する際には信頼できるサービスを選びましょう。
これはどのサービスに対しても言えることではありますが、
クラウドサービスである限り、インターネットを通じて使用しなければなりません。
インターネットを通じて利用する以上、サイバー攻撃の可能性が絶対にないとは言い切れません。
万一のことを想定し、
・通信やアップロードしたファイルは暗号化されるの
・不正アクセス対策は徹底されているのか
・セキュリティ面の対策をしっかり行っているか
など、導入前にチェックが必要です。
特に請求書システムで送信する請求情報はお取引先に関わる重要な情報になりますので、
念入りに調べてから導入を検討してください。
サービスの安全性は取引先との信頼関係にも関わるため、特に慎重になる必要があるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！
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