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請求書システムの導入手順
請求書システムを導入するにはどのような手順が必要なのでしょうか。
導入に際して必要な手続きを見てみましょう。
請求書システムを導入する前に〜事前準備〜
1. 現状の課題・導入の目的を再確認しよう
目的が明確でなければ、システムを導入し何を成し遂げたいのかが曖昧になり、
せっかくシステムを導入するにも何を選んだら良いのかわからなくなってしまうでしょう。
初めて請求書システムを導入し、請求書の電子化を検討する場合は、
まず社内の現状を把握し、請求書関連の課題を洗い出します。
洗い出した課題が複数あった場合は優先順位をつけましょう。
例えば、
・請求書作成に時間や人材が割かれている
・印刷・発送にかかる費用が膨大である
・リモート環境で発送手続きを行えないので出社が必要である
などの課題があった時に、どの課題を優先的に解決すべきかを考えていきます。
優先的に解決する必要がある課題を絞り込み、その課題に合わせたシステムを検討します。
システムにはたくさんの魅力的な機能があります。
見比べるうちにふと当初の目的から外れて異なる機能に惹かれることもあるかと思いますが、
この段階で確認した「現状の課題・導入の目的」に立ち返り、
必要な機能を搭載したものを選定するようにしましょう。
請求書作成担当者の声を聞く
請求書システムを実際に利用するのは経理担当など請求書作成に携わるスタッフになります。
もし貴社内でシステム導入を行う部門と経理部門が明確に分かれている、
全くの別畑である場合で、経理担当側からの声でなく導入を検討している場合は、
導入して利用促進すれば使うだろうではなく先に現場の理解を得ておくことが大切です。
現場の声を聞くと想定していなかった課題が出てきたり、思わぬ意見が出てきたりするなど、
一度立ち返る必要が出てくることもあるかもしれません。
せっかく導入をするのであれば、真摯に向き合い、現場が使えるシステムを選びましょう。
対象スタッフに導入する目的・現状課題と改善策などを納得していただくことも大切です。
導入フローを考える
導入後の段取りや導入フロー、社内担当者やサポート体制などを整備しておきましょう。
導入に際して教育が必要であればその内容も詰めておくようにします。
尚、契約締結・契約管理の方法が変わることで業務フローも変化があるでしょう。
誰がどの部分を担うのか、業務フローも整備し直しておくようにしましょう。
また、請求書システムで大切なのは社内の導入フローだけでなく、
お取引先への告知・ご案内・マニュアルの準備・サポート係の設置なども大切です。
先方が不安にならないよう、資料やマニュアルの作成の段取りも組んでおくと良いでしょう。
請求書システム導入の流れ
1. 気になるシステムを絞り込む
まず、上記の事前準備に合わせて、社内状況整理・目的の設定・必要な機能などを元に、
必要な機能があるシステムを絞り込みます。
また、機能だけでなくコスト面も重要になりますので、月間の請求書発送数などを踏まえて、
適したものを探すようにしてください。
2. 気になる製品にトライアルがあれば試用する
請求書は、お取引先にも関係するものになりますので、必ず全てを電子化できるとは限りません。
トライアルが可能ならば一度トライアルをし、お取引先の感触を掴んでみたり、
自社の請求書発送担当者の使い勝手を確認したりすると良いでしょう。
気をつけたいのが、トライアル期間には発行数やお取引先企業数の上限が決まっていたりします。
優先度をつけて必要な部分からトライアルをし、実体験をもとに本格導入の可否を考えましょう。
3. 契約・導入する
トライアルまたは絞り込んだ結果の分析から、導入する製品を決定した後は、
契約を締結し本格導入へと進めます。
この時、請求書システムは有料版・無料版があったり、
ユーザー数・利用数・お取引先数など各社の切り口で利用料金は変動します。
使い勝手が良かったな、と思って導入してから、上限数を撤廃したいと考えたら
思っていた以上に高額になってしまった…などといったトラブルのないように、
・契約前にお見積もりを取得する
・契約した場合実際にかかる費用の他、アップグレードした時に発生する費用も確認する
などしておくと安心です。
4.フォローアップを行う
社内担当者が困っている時、サポートができる体制を整え、実施することは
システムの定着のためにも大切です。
また、それ以上にお客様を困らせてしまわないように、
対応する営業・窓口のスタッフ・経理担当者がそれぞれ、
お客様との関わり方に応じて必要な説明をできるようレクチャーをしておくことも大切です。
利用開始までに導入フローで決めた手順でフォロー体制を確立するだけでなく、
利用後は、期間ごとに効果測定をし、
・うまく機能していない点があれば改善をする
・不明点があれば必要に応じてサポートする
などして、有効活用できるよう環境を整えていきましょう。
まとめ
請求書システム導入の流れについて解説してきました。
滞りなく導入・活用してもらうためには、
現状の自社の課題を整理し、製品をよく理解して、検討・選定しなければなりません。
また実際の導入後の定着・先方の理解についても大切ですので、
事前にフォロー体制の構築・業務フローの再整備などをしておく必要があるでしょう。
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いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！