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電子契約サービスの導入手順
電子契約サービスを導入するにはどのような手順が必要なのでしょうか。
導入に際して必要な手続きを見てみましょう。
電子契約サービスを導入する前に〜事前準備〜
現状の課題・導入の目的を再確認しよう
システムの導入に何を求めるか・そもそも本当に必要か、を整理する必要があります。
まずは現状の自社の契約方法・管理方法などを確認し、どんな課題があるかを探してみましょう。
例／
洗い出した結果上がった課題：契約書の作成にバックオフィススタッフの手がかかる
・契約書を書面化するのに時間がかかっている→オンラインで完結したい
・契約書を作成するのに時間がかかっている→テンプレート機能のあるサービスを探す
・契約書の送付・到着確認や返送の催促が大変→契約書のステータスが管理できるものを探す
など、具体的な課題と解決策を探していくようにしましょう。
もしこの課題の洗い出しが正確にできていないと、
後から「この機能も必要だった」「この機能は不要だった」などが発生しかねません。
課題分析は
・大枠からスタートし、細分化していく
・複数課題が出てきたときは優先順位をつけておく
ようにしましょう。
導入についての理解を得る・導入フローを考える
電子契約サービスでは、実際に利用するのは現場のスタッフになります。
導入して利用促進すれば使うだろうではなく先に現場の理解を得ておくことが大切です。
そのため、直接対象となるスタッフに対して、
電子契約サービスを導入する目的・現状課題と改善策などを説明しましょう。
その際に、想定と異なる意見が出てくることもあるかもしれません。
出てきた意見も電子契約サービス選定に向け参考になるものとなるでしょう。
現場の声を拾い上げながら、選定を進めていくことは導入後の積極利用・定着にも大切です。
また、この段階で、導入後の段取りや導入フロー、
導入担当者やサポート体制などを整備しておきましょう。
導入に際して教育が必要であればその内容も詰めておくようにします。
尚、契約締結・契約管理の方法が変わることで業務フローも変化があるでしょう。
誰がどの部分を担うのか、業務フローも整備し直しておくようにしましょう。
電子契約サービス導入の流れ
1. 気になるシステムを絞り込む
まず、社内状況整理・目的の設定・必要な機能などを元に、気になるシステムを絞ります。
各企業の課題に合わせたシステムを探すことが大切です。
また、機能だけでなくコスト面も重要になりますので、月間の契約数などを踏まえて、
適したサービスを探すようにしてください。
＜サービスの探し方＞
・必要な機能の洗い出し、自社の契約書への対応可否の確認
・当事者型／立会人型の種別選定 どれくらい厳密なものである必要があるか
・セキュリティレベルは社内要件を満たすか・先方に理解を得られそうか
・月額、利用料(従量課金)、オプション料金などが自社の利用想定と合うか
気になる製品については、「必須機能を満たしているか」を確認した上で、
どちらが適しているのかを整理しながら検討していくと良いでしょう。
2. 気になる製品にトライアルがあれば試用する
契約のフローが変わるということは、関連スタッフ全員に影響が出るということです。
全員がすんなりと新しい業務フローへ移行できるとは限りませんし、
本格導入してから電子契約サービスがうまく使えない、では困ってしまいますよね。
そこで、事前に使用することが可能なサービスであれば、トライアルを有効活用したいものです。
無料で使えるシステムとどう違うのかを現場レベルで実体験してもらえると、
本格的に導入をした後の定着もスムーズになるでしょう。
3. 契約・導入する
トライアルまたは絞り込んだ結果の分析から、導入する製品を決定した後は、
契約を締結し本格導入へと進めます。
この時、電子契約サービスではユーザー数・利用数で利用料金は変動するものなので、
利用人数・利用数を割り出して最適なプランで契約をします。
月間の利用数を割り出す作業は労力のかかるものですが、
送信数に制限があるものや、送信料が有料のものなどもありますので大切な作業です。
慎重に・正確に行うようにしましょう。
本格的に導入した場合も使用方法のフォローを行う・提供元側からのサポートを活用するなどし、
導入したツールがうまく活かされるようにしましょう。
特に電子契約サービスは自社内の事情だけでなく、社外の取引先・顧客の事情もあります。
納得して活用していただけるよう、先方が不安にならないよう、
提示できる資料やマニュアルの作成などもしておくと良いでしょう。
また、対応する営業・窓口のスタッフが説明をできるようレクチャーをすることも大切です。
利用後は、期間ごとに効果測定をし、
・うまく機能していない点があれば改善をする
・不明点があれば必要に応じてサポートする
などして、有効活用できるよう環境を整えていきましょう。
まとめ
電子契約サービスの導入の流れについて解説してきました。
滞りなく導入・活用してもらうためには、
現状の自社の課題を整理し、製品をよく理解して、検討・選定しなければなりません。
また実際の導入後の定着・先方の理解についても大切ですので、
事前にフォロー体制の構築・業務フローの再整備などをしておく必要があるでしょう。
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いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！