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電子契約サービスについて
このガイドでは電子契約サービスについてご紹介します。
テレワークの拡大・リモート環境下で契約締結についてもインターネット上で行われる方が
増えているように思います。
しかし、大事な契約の際のセキュリティはインターネット上だと心配になる部分もありますよね。
そこでこのページでは、電子契約の仕組みとそのセキュリティ・関連法を見ていきます。
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは
インターネット上のファイルに署名・押印をして取引先と契約を締結するためのシステムです。
その契約書の保管、検索、外部システムとの連携もワンストップで運用可能になっています。
画面上に判子を押すことはできないので、署名・押印は電子署名、タイムスタンプで代替します。
電子契約サービスにはさまざまな契約書類のテンプレートが搭載されているので、
幅広い各種契約書類を作成できるでしょう。
また、申請書の承認などワークフロー機能を搭載しているシステムもあります。
従来、取引先との契約と言えば紙の契約書類を用いるのが一般的でしたが、
電子契約サービスを用いればクラウド上で契約締結が実現します。
対面や郵送の手間が不要になるため、導入により業務効率が向上するでしょう。
また、紙文書の保管が必要なくなることから会社のペーパレス化を促進します。
電子契約サービスの構造・セキュリティ体制
電子契約サービスの構造は、契約書のデータファイル(PDFなど)に、
電子署名とタイムスタンプの付与などで契約を締結する仕組みです。
電子署名とタイムスタンプの付与により、誰が・いつ・何の契約をしたかを証明します。
この2つの要素は電子契約書の原本性を保証するもので、法律的にも有効です。
既に多くの企業で導入をされており、取引の現場で活用されています。
各社、セキュリティ対策には力を入れていて、暗号化、データバックアップ、
ID/パスワードのログイン、本人確認などの方法で機密情報を守ります。
紙媒体での契約と電子契約の違い
電子契約サービスと紙の契約書類との最大の違いは、取り扱いを巡る業務効率です。
＜紙文書で契約を交わす場合＞
紙の契約書を契約相手の分まで用意して、郵送または対面で印鑑をもらう必要があります。
契約締結までにはある程度の日数が必要です。
また、契約締結後も契約書の保管スペースを確保しなければなりません。
＜電子契約サービスを導入した場合＞
オンライン上で契約締結ができるので契約書の郵送を行う必要はありません。
また、電子文書は課税対象文書ではない*ことから収入印紙も不要となります。
保管場所の問題も解決するでしょう。
電子契約サービスが推し進められている理由
リモートワークを導入する企業が増える中、電子契約サービスのニーズが高まっています。
以前は電子契約サービスで契約を取り交わす際、相手方も同じシステムを持っていないと
契約締結ができないケースが大半でした。
しかし現在はクラウドシステムの普及により、依頼する側が電子契約サービスを持っていれば
取引先が同じ電子契約サービスを持っていなくても契約を交わせるようになっています。
今後、契約締結だけでなく、契約書の作成、承認申請もワンストップでできる電子契約サービスは
ますます普及してゆくでしょう。
電子契約サービスの基礎知識
電子契約サービスの基本機能
電子契約サービスに搭載されている主な機能を8つご紹介します。
| 1 | 電子署名 |
| 2 | 電子サイン |
| 3 | タイムスタンプ |
| 4 | テンプレート利用 |
| 5 | ワークフロー |
| 6 | 原本保管機能 |
| 7 | 進捗管理機能 |
| 8 | 各種セキュリティ機能 |
- 電子署名
電子契約サービスのメイン機能である電子署名機能は、契約書上の署名・捺印に代わるもので、
その契約が改ざん等されていない本人によるものだという事を証明します。
電子契約は、従来の紙の契約よりもスムーズに行えることにメリットがありますが、
その原本性の証明には課題があります。
そうした課題をクリアするために用意されているのが電子証明書とタイムスタンプの付与です。
電子証明書は指定認証局が発行する証明書であり、
実在する人物による署名であることを証明します。
紙の契約書で言えば印鑑証明書に該当するものです。
- 電子サイン
電子契約サービスには電子サイン機能が搭載されています。
電子サインとは電子契約におけるPDFファイルなどの契約書にサインをすることです。
サインで契約を行うを海外文化を基に作られたシステムで、
受信者が電子サインを行うことで同意、または承認の意思表明ができるシステムです。
パスワードやメールアドレス、SMSなど本人確認を厳重に行うため、
なりすましを防ぐ工夫も施されています。
電子署名では電子証明書が必要ですが、電子サインではその必要がありません。
電子証明書がないことから法的拘束力は弱いと言われていましたが、
政府見解により電子証明書のない電子署名も有効であるとされ、
今後は行政を含めて電子サインによる契約締結が進んでいくと予想されます。
- タイムスタンプ
タイムスタンプも電子契約サービスの重要な機能の1つです。
電子契約のデータ保存の際は電子帳簿保存法により全てのファイルにタイムスタンプの付与が
義務付けられています。
タイムスタンプは電子署名をする際に必要になるもので、
電子署名の操作が行われた日時を証明するためのものです。
タイムスタンプは電子契約サービスで自動的に付与され、押印時刻に契約書が存在したこと、
そのとき以降に改ざんされていないことの両方を証明します。
改ざんが行われた場合は契約を不問に付すことができるので、
電子署名と並んで原本性の担保には欠かせない機能です。
- テンプレート利用
契約書を毎回一から作るのは負担がかかりますが、
電子契約サービスでは各種契約書類のテンプレートを用意しています。
大抵は弁護士の監修が入っているので法律上の不備はクリアされているものになります。
また、自分で作った契約書を登録できる製品もあります。
自社が取り扱う契約書類にテンプレートが対応しているかどうかを確認して下さい。
- ワークフロー
電子契約サービスにはワークフロー機能もあります。
ワークフロー機能があれば、各種申請書類を電子化して申請することが可能です。
申請書類によって承認ルートが変わることもありますが、
条件分岐できる仕様になっているものもあります。
起案から承認までオンラインで完結するので、ワークフロー機能はあった方が便利でしょう。
製品選びの際は必ずチェックしておきたいポイントです。
承認の進捗に滞りがある場合担当者へ通知できる、アラート機能が付いたものもあります。
- 原本保管機能
原本保管機能とは契約書原本のデータを電子契約サービスで管理するための機能です。
紙の契約書類の場合は原本を保管・管理しますが、電子契約では全てシステム内で管理します。
データ登録をすれば契約者などの情報から契約書の検索をかけられるため大変便利です。
- 進捗管理機能
多くの契約書類を管理する場合は、それぞれの契約の状況について進捗管理する必要があります。
抜け漏れがあると事業に大きな影響が生じるため、管理は厳格に行わなければなりません。
電子契約サービスには進捗管理機能もあり、業務の進捗状況を可視化できるようになっています。
また、契約期限がある場合は期限の管理もできるため更新忘れを防ぐことも可能です。
- 各種セキュリティ機能
電子契約サービスにはセキュリティ機能も搭載されています。
・オンライン上でデータ管理をしているため、サイバー攻撃の対象になる恐れがある
・契約書の内容は機密事項に溢れている
・万が一、外部に情報が漏れた場合、深刻な被害が生じる
ベンダーも上記のようなリスクは承知し、対策として堅牢なセキュリティ体制を構築しています。
セキュリティ機能はベンダーごとに変わるため、
導入前にはセキュリティレベルについて確認をしておくことをおすすめします。
電子契約の種類
電子契約には「当事者型」と「立会人型」の2つの種類があります。
厳格な本人確認と実印を必要とするものなのか、認印で処理できるものなのかなど、
契約内容の重要性によって利用すべき種類が異なるため、よく確認するようにしましょう。
当事者型
電子認証局による電子証明書を用いて本人性を証明するタイプです。
第三者である認証局によって本人確認がなされるため、証明力が高い点が特徴。
契約当事者の双方が電子証明書を取得しなければならず、それぞれにアカウントが必要です。
そのため、導入に際しては相手の同意を得ることが前提となります。
また、場合によっては稟議決裁も必要です。
立会人型
契約の当事者の意志に基づいて、サービス提供会社が電子署名を付するタイプです。
立会人型は契約者が電子証明書を取得する必要がないため、手軽に導入できます。
一方で、本人確認がメールアドレスによるため、なりすましのリスクがある点がデメリットです。
当事者型の電子契約と比べると効力が弱いとされていましたが、
2020年に総務省、法務省、経済産業省の連名によって、
一定の要件を満たせは立会人型でも契約の効力を持つと言う見解が示されています。
電子契約と紙契約の比較
| 電子契約 | 紙契約 | |
| 書類の形式 | データ形式 | 書面 |
| 書類の送付方法 | オンライン・メール | 手渡し・郵送 |
| 記名・署名 | 電子署名 | 手書き |
| 押印 | 電子印鑑 | 押印 |
| 印紙税 | 不要 | 必要 |
| 保管・紛失リスク | 低い | 高い |
電子契約と紙契約の違いを表にまとめると上記のようになります。
電子契約導入に抵抗を感じる方も少なくないかもしれませんが、
紙契約と比べて契約書のやり取りの手間や費用を削減できるなど多くのメリットがあります。
電子契約と紙契約の違い
電子契約時の流れ
電子契約では、まず送付側が契約書のデータを作成し、インターネット上で送信します。
内容確認を経て先方の承認（署名）を受け、契約締結したデータを送付側が保管すれば、
電子契約は完了です。
必要に応じ、データ上にタイムスタンプを付与することも可能。
契約書のデータはメールやクラウドサービスで授受できるため、対面でのやりとりが不要です。
紙契約時の流れ
書面で契約を交わす場合、手書きやExcelで契約書を作成します。
内容を記入・印刷後、対面や郵送による受け渡しを経て、署名・捺印されて返送されます。
さらに、戻ってきた契約書は厳重に保管しておかなくてはなりません。
紙契約は、契約の提案から締結まで多くの手間・時間がかかります。
対面での契約なら直接手渡すためにオフィスへ向かったり、
対面でなくとも郵送するために郵便局へ足を運ぶなど、
契約書のためだけにわざわざ外出しなければならないこともあるでしょう。
電子契約ならそのような手間・時間を削減することが可能です。
＜電子契約で収入印紙が不要な理由＞
電子契約については、収入印紙を貼付する必要がありません。
これは、印紙が必要になるのは、書面による契約文書のみと定められているためです。
・電子メールに添付したPDFファイル
・FAXによる契約書の取り替わし
上記のような契約では、書面での契約文書を作成したことに該当せず、印紙不要となるのです。
印紙税に関する国税庁による見解
国税庁のホームページ上でも、電子契約、PDFファイルや電子メールによる契約は
課税文書に該当しない旨が掲示されています。
電子契約書類は「課税文書」ではなく、非課税だと考えて良いでしょう。
ただし、電子メールを送信したあとに、現物の文書を送付する場合などは課税文書となり、
収入印紙による印紙税が課されるため注意が必要です。
参照：国税庁
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