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OA機器を発注する際の成功のコツ
個人経営の店舗から上場企業まで幅広く利用されているOA機器。
うまく活用すれば業務効率化や残業代の削減に大きな効果を発揮します。
その一方、OA機器を導入した後に想定外のトラブルが発生し、
「こんなはずじゃなかった‥」と頭を抱える人も少なくないようです。
このページでは、起こりがちなトラブルをご紹介します。失敗から成功のコツを学びましょう。
OA機器の導入後に起こりがちなトラブル
まずはOA機器を導入した後に起こりがちなトラブルを5つご紹介します！
1. 追加工事が必要になる
1つめは導入後に追加工事が必要になるケースです。
電話機・PCについては回線が必要と認識されている方が多いかもしれませんが、
複合機・コピー機についてはどうでしょうか。
・複合機・コピー機を使ってFAXを送受信する
・PC端末に保存されたドキュメントを印刷する
この場合、それぞれを電話回線やネットワーク回線と接続する必要があります。
オフィスの開設や移転にあたってOA機器を導入した場合、
回線自体が引かれていなかったり、回線が引かれていても設置場所まで届いていなかったり、
すぐに機器を利用できないというケースは決して少なくありません。
通信会社や電気工事会社に追加工事を依頼するとなると、
下見・スタッフ手配・工期と時間がかかり、依頼タイミングによっては1ヵ月以上かかることも。
その間、複合機やコピー機は利用されないまま、放置され続けることになります。
2. エラーが頻発する
2つめは機器のエラーが頻発し、業務に支障をきたしてしまうケースです。
エラーメッセージが表示され、マニュアルをチェックして対応した経験はないでしょうか？
エラーが発生してしまうと、業務の手を止めなければならず、大きなロスになります。
エラーにはいくつかの原因が考えられますが、とりわけ多いのがPC端末とOA機器との接続ミス。
・LANケーブルが破損していた
・PC端末のIPアドレスが誤って入力されていなかった
など、ミスがあるとOA機器側で信号を受信できず、正しく動作しません。
また、PC端末にOA機器を制御するためのソフトウェアが正しくインストールされてない場合も、
エラーに繋がります。
3. 業務効率が上がらない
せっかくコピー機や複合機を導入しても、印刷・コピーに時間がかかる
せっかくパソコンを新調したけれど作業速度が上がらない
などもありがちな失敗です。
コピー機・複合機の印刷速度は製品のグレードによって大きく変わります。
一般的に適正と言われているのは以下の通りです。
月間の印刷枚数が500枚～1,000枚なら毎分25枚前後
月間の印刷枚数が5,000枚（1日につき約250枚）を超える場合は毎分40枚以上
価格の安さだけに引かれて業務量に合わないスペックのOA機器を導入してしまうと、
オフィス全体の生産性が大きく低下してしまうでしょう。
4. 毎月の支払いが負担になる
こちらはリース契約もしくはレンタル契約でOA機器を導入した場合に起こりがちなケースです。
リース、レンタルともに導入の際の初期投資を抑えられる反面、
リースの利用料にはリース会社のマージンが加算されています。
レンタル料は一括購入する場合と比べて毎月の料金自体が割高に設定されていることが多いです。
開業したばかりで資金繰りが安定しない中小企業やベンチャー企業には、
毎月の支払いが大きな負担になってしまうこともあるでしょう。
なお、レンタルの場合は契約期間の制限がなく、中途解約も可能ですが、
リースの契約期間はOA機器の法定耐用年数（5年）に応じて3年～7年に定められており、
原則的に中途解約はできません。
5. 消耗品代がかさんでしまう
こちらは特に複合機・コピー機で起こりやすいのですが、
リースによってOA機器を導入する場合、消耗品の代金に注意しましょう。
印刷に必要なトナーについては思わぬ出費となりかねません。
複合機・コピー機の契約ではカウンター方式、トナーキット方式の2種類の契約方法があります。
カウンター方式：毎月の基本料＋印刷枚数に応じた料金を支払う方式
トナーキット方式：契約先からトナーキット（印刷に使うインクセット）購入し、
トナーキットを使い切るまでの期間が保守契約期間となる方式
後者の場合、月の途中でトナーキットを使い切ってしまうと、新たに購入しない限り、
トラブルが生じても修理やメンテナンスを受けることができません。
トナーキットの価格は、メーカー純正の製品でおおむね1万5,000円～2万円ほど。
印刷枚数が多い場合や書類の印字率（印刷する文字・画像の密度）が高い場合は
トナーの消耗が激しくなり、購入費用が大きな負担になることもあります。
OA機器導入の失敗・トラブルの原因
上で述べたようなOA機器の導入失敗やトラブルには、どんな原因が考えられるのでしょうか？
1. 事前のリサーチ不足
1つは事前のリサーチ不足です。
導入を焦り、回線の契約状況やネットワーク環境、設置場所を確認せず契約をしてしまうと、
機器の導入後にあらためて回線工事・電気工事を発注する手間・コストが生じてしまいます。
また、利用頻度・利用人数に目を向けず、自社の業務量に見合わない製品を選んでしまうと、
どんなに初期投資を抑えられたとしても、生産性アップ、人件費の削減は見込めません。
事前にしっかり調べ、比較検討してから依頼するようにしましょう。
2. 初期設定のミス
2つめは初期設定のミス。
失敗例でも挙げましたが、OA機器は他の機器・端末と結ばれることで初めて正しく動作します。
ネットワーク設定やドライバのインストール方法を誤ってしまうと、
OA機器への信号が送られず、データの出力や送信は一切できません。
こうした初期設定におけるミスも、失敗・トラブルを引き起こす大きな原因です。
3. 契約方法のアンマッチ
上記2点に加え、利用頻度や利用人数にマッチしない契約方法を選んでしまうと、
消耗品代を含めたランニングコストがかさみ、事業に大きなマイナス影響をもたらします。
予算があまりない企業だけでなく、繁忙の波が激しい業種の企業も注意しましょう。
いかがでしたでしょうか。
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