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OA機器の発注先を選定する際のポイント
OA機器の発注先を選定ポイントを大きく4つに分けてご紹介します。
PC場合は業務別の適正スペック
複合機・プリンターについては想定月間枚数に対しての適正スペック
についてもご紹介しておりますので、是非参考にしてみてください。
OA機器発注先の選び方
1. OA機器のスペックから選ぶ
1つめはOA機器のスペックを基準に選ぶ方法です。
＜PCの場合＞
種類…デスクトップ・ノートパソコン・タブレット
メーカー、サイズ、OS*、更にはメモリ、HDD /SSD**やCPU***の違いなど
気になるものを洗い出していきます。
業務別に必要なスペックについては下の項目を参照ください。
一般事務に必要なパソコンのスペック
一般事務用パソコンの推奨スペックは以下の通りです。
OS：Windows 10 Pro 64ビット
CPU：インテル Core i3シリーズ以上
メモリ：4GB以上
ストレージ：100GB以上
グラフィックボード：指定なし
データ入力や文書作成などがメインの一般事務であれば、高額を支払って極端に高いスペックのパソコンを導入する必要はありません。
メモリは4GB以上、ストレージは100GB以上を目安に検討しましょう。
画面にキレイな画像を映し出すために重要なパーツであるグラフィックボードは、文書や資料作成がメインの場合は気にしなくても問題ありません。
それよりもMicrosoft Officeソフトなど、業務に必要なソフトウェアのライセンスを必ず確認しておきましょう。
複数のアプリケーションを開くような場面では、メモリが4GBだと動作が遅くなる可能性も。
そうしたケースが想定される職場では、メモリ8GB以上のパソコンか、メモリのみをあとから追加できるタイプのパソコンをおすすめします。
経理事務に必要なパソコンのスペック
経理事務用パソコンの推奨スペックは以下の通りです。
OS：Windows 10 Pro 64ビット
CPU：インテル Core i3シリーズ以上
メモリ：4GB以上
ストレージ：100GB以上
グラフィックボード：指定なし
見積書や伝票作成などがメインの経理事務や会計業務の場合も、高スペックなパソコンは必要ありません。
一般事務と同様、メモリは4GB以上、ストレージは100GB以上のパソコンを候補に選びましょう。
経理事務や会計の場合、スペックよりも携帯できるノートパソコンであることの方が重要です。
なぜなら、見積書などの書類を社外でも作成する可能性が高いからです。
仮に現在、社外でパソコンを利用するような機会がなくても、将来的に必要になることを見越して、あらかじめノートパソコンを導入することをおすすめします。
数字を扱う細かな作業を行うため、画面サイズは15インチ以上の大きめのものがおすすめ。
また、テンキーがある方が入力作業をスムーズに行えるでしょう。
デザイナーに必要なパソコンのスペック
デザイナー向けパソコンの推奨スペックは以下の通りです。
OS：Windows 10 Pro 64ビット
CPU：インテル Core i5シリーズ以上
メモリ：16GB以上
ストレージ：1TB以上
グラフィックボード：2GB以上
大量の画像を扱うため、事務業務で使用するパソコンよりも高スペックなものが必要です。
スペックが低いようなパソコンでは動作が遅く、作業も進みません。
極めて非効率になるため、価格を抑えたいからと言ってパソコンのスペックを下げてはいけません。
メモリは16GB以上、データ保存容量を示すストレージは1TB以上、グラフィックボードは2GB以上を目安に選んでください。
パソコン全体の処理能力を示すCPUは、動画編集向けのものほど高いスペックを必要としませんが、インテル Core i5シリーズ以上にしておくと安心です。
なお、ノートパソコンでも作業自体は可能ですが、価格の割に性能が低いものが多く、作業効率も落ちるためおすすめできません。
ITエンジニアに必要なパソコンのスペック
ITエンジニア向けパソコンの推奨スペックは以下の通りです。
OS：Windows 10 Pro 64ビット
CPU：インテル Core i5シリーズ以上
メモリ：16GB以上
ストレージ：200GB以上
グラフィックボード：指定なし
ITエンジニアが使うパソコンと聞くと、ハイスペックなものが必要だと思う方も多いのではないでしょうか。
もちろん、スペックが高いに越したことはありませんが、極端にハイスペックなパソコンは必要ありません。
ITエンジニアの業務はパソコンの複数画面を開き、多くのアプリケーションを同時に起動させる必要があるため、一般事務で使用するようなパソコンでは作業に支障をきたしてしまう可能性があります。
しかし、メモリが16GB以上、ストレージが200GB以上の中級スペックであれば問題なく作業できるでしょう。
なお、ITエンジニアの業務は文字情報がメインであるため、グラフィックボードを気にする必要はありません。
動画編集に必要なパソコンのスペック
動画編集向けパソコンの推奨スペックは以下の通りです。
OS：Windows 10 Pro 64ビット
CPU：インテル Core i7シリーズ以上
メモリ：32GB以上
ストレージ：2TB以上
グラフィックボード：4GB以上
数ある業種のなかで、もっともハイスペックなパソコンを必要とするのが動画編集です。
パソコンの性能を測る指標は、主に
CPU、メモリ、ストレージ、グラフィックボードの4つですが、
動画編集の場合は特にCPUの性能を重視して選ぶ必要があります。
なぜなら、CPUの性能が動画処理能力に直結するからです。
4K動画のような高精細な動画を編集する場合は、Core i7以上がおすすめ。
YouTube動画のように、画質よりも内容を重視する動画ならCore i5でも十分作業が可能です。
メモリは32GB以上、ストレージは2TB以上、グラフィックボードは4GB以上を推奨します。
＜用語解説＞
*OS…Operating System
パソコン・タブレットなどを動かすための最も基本的なソフトウェアです。Mac OS、Windows OSなどがパソコンでは代表的なものになります。タブレットやスマートフォンではAndroidやiOS(iPhone)があります。
**HDD/SSD…Hard Disk Drive/Solid State Drive
どちらも記憶装置の名称です。
HDD…Hard Disk Drive（ハード・ディスク・ドライブ）の略称で、データを保存するための記憶装置です。従来より使われているものになり、大容量のデータを扱うのに適している・容量に対して価格が安い点がメリットです。
SSD…Solid State Drive（ソリッド・ステート・ドライブ）の略称で同じく記憶装置です。HDDと比較した時に、読み込み書き込み速度が非常に速い・静音・衝撃による故障リスクが低いなどのメリットがあります。
***CPU…Central Processing Unit
中央処理装置または中央演算処理装置、プロセッサーと呼ばれることもあります。コンピューター内の各指揮命令を処理し統制する、頭脳部分になります。性能が高くなると処理速度が速くなる一方、オーバースペックになりコストパフォーマンスが悪くなってしまうこともあります。
＜コピー機・複合機の場合＞
月間印刷枚数（想定)、印刷想定のカラー比率
などを利用人数・頻度をもとに洗い出していきます。
コピー機・複合機は1分間に出力できる枚数によってスペックが分けられています。
短時間でより多くのドキュメント・画像を印刷できる製品ほど、本体の価格も高額です。
その他に、A3印刷対応、スキャナー、FAX機能、クラウド連携、製本・ホチキス留めなど
気になる機能があればその分機種も限定されてきます。
＜費用対効果の見極めを＞
費用対効果の見込めるプランを提示してくれる発注先を探しましょう。
目一般的なオフィスでストレスを感じることなく使えるスペックは毎分20枚前後から。
・1ヵ月あたりの印刷枚数が1,000枚程度まで…毎分25枚前後
・1ヶ月あたりの印刷枚数が5,000枚を超える場合…毎分40枚以上
・ハイエンドモデル…毎分70枚以上
スペックによって印刷できる枚数も大きく変わります。
ハイスペック製品を導入してフルに利用すると、
用紙代やインク代といったランニングコストがかさんでしまうので注意しましょう。
＜電話機の場合＞
ビジネスフォンを契約する場合は、
・主装置、配線、ユニットといった電話を繋げるための装置
・電話機そのもの
それぞれを検討します。
主装置・ユニットについては回線や電話機の台数、必要機能に応じて選ぶことが大切です。
電話機については電話帳・内線など一般的な機能の他、必要な機能を見極めて検討しましょう。
また、既にあるオフィスに電話機を増設する場合は、
主装置の設定変更や配線の変更なども必要になる場合があります。
＜用語解説＞
主装置
外線への発着信・内線電話を可能にするための装置で、PBXとも呼ばれます。
PBXはPrivate Branch eXchangerの略称で、構内交換機、つまり電話交換機を意味します。
複数の回線をPBXから各電話機につなぐ役割を果たす装置です。
ユニット
主装置にユニットを設置することでビジネスフォンの各機能を動かします。
ユニットには種類があり、それぞれに役割があるので、代表的なものをまとめました。
・CPUユニット…主装置の中枢部。制御・データ設定など主要な役割を果たします。
・電源ユニット…電源から電力を取り組み、主装置の各パーツに供給します。
・内線ユニット……内線を統括します。一度に制御できる台数は決まっており、それを超えると内線が動作しなくなるため、電話数を増やす時は内戦ユニットの増設が必要になります。
・外線ユニット…電話回線を担当し各電話機での通話を可能にしています。アナログ回線の他、ISDN・光ユニットなど回線に応じたユニットがあり、１回線に対し何通話可能、と定めがあります。
・単独電話機ユニット…単独電話機を、主装置に接続して利用するためのユニットです。
・拡張ユニット…様々な拡張機能を利用するためのユニットです。留守番電話・ドアホンなどと連携させることが可能になります。
多機能電話機
電話帳機能・発着信履歴の記録・ディスプレイ表示・短縮・内線コールバック等各電話機によって様々な機能を搭載しています。必要な機能がある場合は電話機のスペックも確認しましょう。
＜クラウド型電話の導入＞
最近では、クラウド型電話の導入も増えています。
従来のオフィスで多機能電話を利用する以外に、
スマートフォンやPCを使ってリモートでも対応が可能になります。
2. 契約方式から選ぶ
2つめは契約方式から選ぶ方法です。
OA機器の契約方式は買い取り（購入）、リース、レンタルの3種類に分けられます。
それぞれどんなメリット・デメリットがあるのか簡単に整理しておきましょう。
1. 買い取り
初期投資は高額になりがちですが、トータルコストは3種類のなかで最も安くなります。
買い替え時に中古品を売却することもできるので、コストパフォーマンスが良いです。
＜リース＞
初期投資をカットした上で新品のOA機器を導入可能になります。
毎月の支払額にリース会社の料率が上乗せされるため、
買い取りに比べるとトータルコストは高くなってしまいます。
＜レンタル＞
3ヵ月、6ヵ月といった短期間で契約できる点が利点です。
しかし、途中解約のリスクを見越して毎月のレンタル料が割高に設定されています。
また、契約先の備品を貸借するという方法となるため、
必ずしも希望の機種を導入できるとは限りません。
いずれも一長一短ではありますが、新品のOA機器の場合、
スペックによっては本体価格が200万円を超えることもあるため、
中小企業やベンチャー企業ではリースもしくはレンタルを利用するケースが多いようです。
2. メーカーから選ぶ
しかし、既存のOA機器がある場合は、同じメーカーの製品に絞って導入するのも一案です。
メーカーを揃えればメンテナンスや修理の依頼も一本化できます。
消耗品の管理も効率化できるでしょう。
メーカーを重視して選ぶ場合は、メーカー直属の販売代理店が発注先の有力候補になります。
大手OA機器メーカーは日本全国の販売会社と代理店契約を結んでいます。
エントリーモデルから最新のハイスペックモデルまで多彩な製品をラインナップし、
アフターサポートにも定評がある代理店も存在するのでおすすめです。
3.他の機器・ツールとあわせて選ぶ
例えばオフィスを移転・開設・増設する場合など、
「新しいオフィス環境の整備を丸ごとサポートしてほしい」
「OA機器とあわせてオフィス家具や什器まで調達したい」
といった状況であれば、独立系のITベンダーと契約するのがおすすめです。
自社の業務課題やカルチャーにマッチしたフレキシブルな提案をしてくれるでしょう。
OA機器やオフィス家具の導入支援のほか、ネットワーク構築、セキュリティ体制の構築、
オフィスデザインまでトータルに対応可能なOA機器会社もあります。
まとめ
今回はOA機器発注先の選定ポイントについてご紹介しました。
OA機器を依頼したいとご検討の場合は、上記を参考にしてみてください。
また、上記を参考にしてみても、
「たくさんの会社があって何処が合うのかわからない」
「自分で一社一社確認するのは作業時間がもったいない」
そんな場合はアイミツCLOUDにご相談ください。
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いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！