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ビジネスチャットツールを導入する際の成功のコツ
ビジネスチャットツール選びで失敗しないポイント
ここからは、ビジネスチャットツール選びで注意しておきたいポイントを確認していきましょう。
＜費用面＞
「1人あたり500円」と言われるとリーズナブルに感じるかもしれませんが
仮にユーザー数が50人となった場合、毎月2万5,000円を支払うこととなります。
一方、5ユーザーまでで月々5,000円と言われた場合、少し高いと思うかもしれません。
しかし、300ユーザーまでであれば2万円になると言われたら、50人で2万5,000円に
なってしまうツールよりもコストパフォーマンスが良いと感じるでしょう。
以上のことから分かるように、そのツールをリーズナブルと思うか否かは、ユーザー数に
大きく左右されます。また、求めている機能がきちんと備わっているのかという満足感も
大きく関わってくるのではないでしょうか。さらに、初期費用や導入費用がかかることも
あるため、費用は総額で捉えることが大切です。費用面で失敗しないためには、ユーザー数や
求める機能についてきちんと整理し、ニーズにぴったりなツールを選ぶ必要があるでしょう。
＜セキュリティ面＞
ビジネスチャットツールは、プライベートのチャットツールに比べてセキュリティ面が
強固であるものばかりですが、機能の利用制限を細かく設けられるものもあればログイン時に
2段階認証を行うものもあるなど、それぞれのツールでセキュリティレベルはさまざまです。
どの程度のセキュリティレベルを求めるかによって、選ぶべきビジネスチャットツールは
大きく変わります。導入を検討する際には、自社が定めるセキュリティポリシーに
準じているのかどうかをきちんとチェックしましょう。
＜導入担当者を決める＞
ビジネスチャットツールを定着させるためには、誰かが旗振り役として先導する必要があります。
ビジネスチャットツール導入担当として、ITに強いスタッフを1人任命しましょう。
現場へ使い方をレクチャーする必要があるため、誰よりもビジネスチャットツールを
理解できる人を任命してください。
＜導入する目的を明確化して共有する＞
導入する目的をはっきりさせて、ツールを利用するスタッフ全員に共有しましょう。
明確化された目的が共有されていなければ、導入しても使われない可能性が高くなります。
＜運用ルールを明確化して共有する＞
運用ルールを共有して、間違った使い方や想定外の使い方をスタッフが
行わないようにしましょう。
事前に明確化すべき運用ルールは、以下のようになります。
- 利用時間帯
- 投稿禁止事項
- アカウントの発行管理
- グループチャット作成権限
あまり縛りすぎると、誰もツールを使わなくなりますので注意してください。
ツールを使う上で問題やトラブルが起きそうなことを事前に想定して、ルールで縛っておくと
スムーズな運用を実現できます。
ビジネスチャットの活用事例
最後に、ビジネスチャットツールを導入している企業は、どのような活用方法で
ツールを役立てているのかをチェックしていきましょう。
・株式会社礎
高齢者向け住宅や有料老人ホーム、介護支援事業所の運営、訪問介護事業などを行っている礎。
デイサービスの利用者に関しては紙媒体で記録しており、内容をチェックした際には印鑑を
押すという運用体系を採用していました。そのため利用者情報は日に日に山積みに。
情報管理を適切に行えない状況となってしまったのです。
また、情報伝達には電話を活用していたものの、やりとりが記録されず思わぬ事故に
つながってしまう可能性が高まっていたとのこと。命を扱う仕事である以上、リスクを抑える
必要がありました。
そこで情報共有を気軽に行うことができるという点から、ビジネスチャットツールのChatworkを導入。ユーザーや事業所に関する情報伝達をはじめ、データ共有やタスク管理に役立っていると
言います。導入後は業務の効率化につながっただけではなく、新人のフォローアップにもChatworkを活用することによってスタッフ同士の結びつきが強まり、早期離職率がたったの
7%以下に。職場環境の改善にも貢献しているようです。
・伊藤忠ロジスティクス株式会社
1961年創業の商社系総合物流企業として、陸海空を網羅した複合一貫輸送、物流センターの
運営などのサービスを提供している伊藤忠ロジスティクス。
昨今の流れから対面せずに業務を行える環境を構築しなければならず
ビジネスチャットツールの導入を検討し、LINE WORKSを導入しました。
LINE WORKSを選んだきっかけは、使い慣れているLINEの操作感に近いだけでなく、
セキュアな環境でWeb会議も行えるという理由から。必要な機能が揃っていたのも
決め手だったと言います。
導入後は、商品出庫時の状態確認や庫腹状況を瞬時に画像で共有でき、現場へと出向く必要が
なくなったとのこと。全国の事業所の社員が揃って Web会議を行うこともできるほか
1on1やちょっとした打ち合わせにも活用するなど、テレワークでありながら柔軟な
コミュニケーションを保っています。
・株式会社ラクスパートナーズ
IT技術者の派遣やメール配信サービス「配配メール」、経費精算システム「楽楽精算」など
中小企業をサポートするITサービスを提供しているラクスパートナーズ。会社と社員
さらには社員同士の連携を強化するために、社内のコミュニケーションツールを探していました。そこで導入を決めたのが、ビジネスチャットツールとして人気を集めている
「WowTalk」です。WowTalkの導入を決めたのは、
セキュアな環境が確保されていながらも低価格で、それでいて便利な機能が充実していた
という理由から。また、直感的に操作できる分かりやすさも高評価だったと言います。
導入してからは社員同士の繋がりが強く太くなり、連絡してもつながらない
急ぎの案件でもなかなか返事がこないなどといったストレスも軽減。
項目が充実しているプロフィール機能も役立っているようです。
ビジネスチャットの選び方を課題別に紹介
ビジネスチャットを選ぶ際は、自社の課題に合わせたツールを選択することが大切です。
「セキュリティを重視」「顧客対応の質を上げたい」など、目的を明確にしておきましょう。
ここからは、目的別の選び方について解説します。
意思決定までのやりとりを効率化したい
社内の意思決定までのやりとりを、効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットを活用すれば、スピーディな意思決定を実現できるでしょう。
先にご紹介したとおり、ビジネスチャットではタスク管理機能を利用できます。
中でも「個人ごとのプロジェクト管理機能」が付いているツールを選べば
簡単にタスクを共有可能です。
また、「既読・未読判別機能」のあるツールであれば、相手の状況を把握できます。
社外からの利用も想定している場合は、「マルチデバイス対応」のツールがおすすめです。
上記の機能を備えたビジネスチャットであれば、メールや会議の無駄を減らして
意思決定までの期間を短縮できるでしょう。
コミュニケーションとセキュリティを両立したい
ITツールの導入で気になるのがセキュリティ対策。
近年、不正アクセスによる情報の流出が問題になるケースも増えてきました。
顧客の情報が流出すれば、信用を失ってしまう恐れもあります。特に金融業などの個人情報を
多く扱う業種では、セキュリティ対策は必須と言ってよいでしょう。
セキュリティ重視でビジネスチャットを選ぶ場合、暗号化や多要素認証、アクセス制限などの
不正アクセスを防ぐ機能が充実しているツールがおすすめ。
また、セキュリティに信頼のあるベンダーを選ぶことも重要です。ベンダーがISMSなどの
情報セキュリティ関連の認証を受けているかどうかも、確認しておくと良いでしょう。
顧客対応の品質向上を目指す
顧客対応の品質向上を目指すのであれば、CRMと連携できるビジネスチャットがおすすめです。
ビジネスチャットで取引先とコミュニケーションをとるのであれば、
自社で使用しているCRMと連携できるツールを選びましょう。
CRMとビジネスチャットを連携できれば、スピーディーな顧客対応を実現できます。
例えば、顧客からチャットで問い合わせがあった場合、過去の問い合わせ内容を簡単に
呼び出せるため、担当者に確認する手間を省けるでしょう。
迅速に対応できるため、ヘルプデスク業務の問い合わせやトラブルへの対処もスピーディーに。
顧客対応の品質が向上すれば、満足度の向上にも繋がります。
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