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印刷を外部へ依頼する際のメリット・デメリット
印刷業務を自社対応か、外注かでお悩みの方へ、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。
印刷を自社対応する場合と外注する場合の違い
自社で行う場合と外注する場合に気になる以下の２点について比べてみましょう！
- 印刷業務にかかる時間・担当する従業員の業務負担について
- コストについて（部数・印刷するものによっては外注の方がコストが安い？）
1. 印刷業務にかかる時間・担当する従業員の業務負担の違い
自社で行う場合、会社所有の印刷機や複合機・プリンタなどを利用し印刷をします。
一方外注する場合は、印刷データを印刷会社に共有し印刷を実施してもらいます。
大きな違いとして挙げられるのが「印刷に従事する時間」です。
自社の場合、印刷に関わる全ての工程を行う必要があります。
例えば、元データ・用紙の準備、印刷、製本、搬送などすべて必要ですよね。
枚数・工程が増えれば増えるほど、従業員の負担は増えることになります。
一方で外注は、業者選定や打ち合わせは必要ですが、印刷はすべて任せられるので、
トータルで見た時に従業員の業務を大幅に削減できるのです。
2. コストの違い 部数・印刷するものによっては外注の方がコストが安い？
コスト面については「自社で印刷した方が安い」と思う方が多いかもしれません。
確かに、少部数の印刷であれば自社印刷が安くなります。
しかし、大量の印刷、特にカラーインクなどを大量に利用する印刷の場合は、
印刷会社を利用した方が安くなることもあります。
尚、印刷したいものによっては、外注しないと設備から必要になるものもあります。
例えば大型の印刷物、自社内でその設備をそろえるのに多額の費用がかかります。
このような時は印刷会社なら機材があるので外注したほうがお安くなるでしょう。
印刷を自社対応した場合のメリット・デメリット
印刷を自社対応した場合のメリット
印刷を自社で対応した場合は、以下のメリットがあげられます。
＜自社対応するメリット＞
- 短期間での印刷が可能
- 印刷費用が安い
- 途中で修正を加えることができる
- 短期間での印刷が可能
自社で必要な機材や設備を備えている場合は、印刷したいときにすぐに印刷できます。
会議で必要になった資料を即座に印刷して届けることも可能です。
- 印刷費用が安い
印刷に必要な備品代（インクや用紙、ホッチキス代など）と印刷機の維持費の負担のみのため、
印刷にかかる費用が安くなります。
- 途中で修正を加えることができる
印刷を実施した際に、イメージと異なっていることもあります。
自社対応の場合は、必要な時にすぐ修正を加え、魅力的な印刷物へと更新できます。
印刷を自社対応した場合のデメリット
印刷を自社で対応した場合は、以下のデメリットがあげられます。
＜自社対応するデメリット＞
- 印刷や製本に時間がかかる
- 印刷の質が落ちる
- 特殊な印刷に対応できない
- 外注よりも高くなる場合がある
- 印刷や製本に時間がかかる
自社での印刷は、原本や印刷データを切り替えたり、製本(ホチキス止め等)したりも必要です。
少量であれば問題ありませんが、大量になると複数の従業員が数日かけ実施することもあります。
- 印刷の質が落ちる
利用する印刷機の性能次第ですが、外注印刷と比べると印刷の質は落ちるので、
デザインした際のイメージとは異なる色合いに仕上がることも少なくありません。
また、印刷するうちに色合いが変化したり、うまく印刷されなかったりすることもあります。
- 特殊な印刷に対応できない
企業で所有している印刷機は、一般的にはA3サイズが最大です。
そのため、大きなサイズの印刷を行う場合には自社での印刷では対応できないことが多いですし、
また、ポップアップ印刷・特殊な形の印刷には対応できないことがほとんどです。
- 外注よりも高くなる場合がある
大量の印刷物を準備する際には外注よりも高くなる恐れがあります。
印刷会社は印刷に関する消耗品を安く仕入れるので、大量注文時にコストを下げられます。
印刷量が増えてしまうと、時間をかけて印刷しても、コスト面でも外注に劣る場合があるため、
事前にコスト計算をしっかり行う必要があります。
印刷会社に外注した場合のメリット・デメリット
印刷を外注した場合のメリットとデメリットについて紹介します。
印刷を外注した場合のメリット
＜外注するメリット＞
- 印刷の手間を省ける
- 質の高い印刷が期待できる
- 大量注文では自社対応よりも安くなる
- 多様な印刷媒体や印刷手法に対応
- 専門家からのアドバイスがもらえる
- 印刷の手間を省ける
いったん印刷会社に仕事を依頼すれば、その後はすべて印刷会社が代行してくれます。
会社選定や依頼内容に関わるやりとりを行えば、実際の印刷全般は丸ごと請け負ってもらえます。
- 質の高い印刷が期待できる
印刷会社は専門の高性能の印刷機を持っているので、質の良い印刷が期待できます。
機械だけでなく、スタッフも印刷に精通しているため、
印刷物の不具合や手順の間違いなどミスやトラブルが起こる可能性も下がります。
- 大量注文では自社対応よりも安くなる
大量の印刷物がある場合には印刷会社の方がコスト削減ができます。
印刷部数が多い場合には外注を検討してみるとよいでしょう。
- 多様な印刷媒体や印刷手法に対応
企業向けの印刷機では対応できないサイズ・素材への印刷に対応してくれます。
＜自社で対応が難しい印刷物＞
・大判ポスターの印刷 ・ポップアップ印刷 ・枚数の多い製本印刷など
企業用の印刷機で対応が難しいものも印刷会社であれば即座に対応してくれます。
外注をうまく活用することで自社内の印刷だけでは作成できない印刷物を作成できます。
- 専門家からのアドバイスがもらえる
印刷会社には印刷のプロフェッショナルが在籍しています。
印刷をする上で困っていること・やりたいことを相談すれば、
これまでに培ったノウハウ・最先端の技術を活用した提案をしてくれるでしょう。
相談を重ねると、コストを抑えられたり、より目的に沿った印刷物を準備できたりするため、
気軽に相談するとよいでしょう。
印刷を外注した場合のデメリット
＜外注するデメリット＞
- 印刷に費用がかかる
- 納品までに時間がかかる場合がある
- 印刷に費用がかかる
印刷を外注する際には、当然ですがそれに見合った費用がかかります。
印刷サイズや用紙の質、印刷方法などによっ費用が必要は異なってきますが、
少しでも安く印刷を済ませたい場合は自社で対応したり
あるいは格安のサービスを提供する印刷会社を選ぶことで解決できる場合もあります。
- 納品までに時間がかかる場合がある
外注する際は、
印刷会社の選定、見積もり取得、契約、打ち合わせ、印刷、発送
といくつかの工程があります。
各工程で時間がかかるため、印刷物を受け取るまでに時間がかかる場合があります。
印刷物が必要な日から逆算し、確実に間に合うように余裕を持って依頼するようにしましょう。
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