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オフィスデザイン・移転を発注する際の成功のコツ

オフィスデザインを依頼するときの成功のコツや失敗例を見てみましょう。
オフィスデザインに失敗しないために気をつけるべきことは何か、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスデザイン依頼を成功させるには

依頼前の注意点

オフィスデザインは一度変更すると修正が難しい箇所です。
まずは、オフィスデザイン会社選定時に失敗しないための事前準備や対策について紹介します。

1. 費用相場を確認しておく

オフィスデザイン会社の費用相場オフィスの規模やデザインなどにより異なりますが、
単純なデザイン費用だけでなく、
・内装工事 ・通信工事 ・その他諸費用(移転費用・不用品処分・各種手続き等)
を加えた価格が、オフィスデザインを依頼する上でかかります。
選定時に
・上記のような必須項目が見積もりに記載されているか
・費用相場から大きく外れていないか
・一式などと記載がある場合は一式の内容は何が含まれているのか
などを確認することは大切です。
また、費用相場を把握するためには、オフィスデザインにかかる費用に加えて、
工事の工程・内装の仕様についてなど詳細な理解をすることも大切といえるでしょう。

2. 目的を明確にする

オフィスデザインの依頼先選びの事前準備として、目的を明確にしておくことも大切です。
「本当にオフィスデザインを外注する必要があるのか」
「そもそもオフィスデザインを変更する必要があるのか」
「オフィスデザインを変更することで何を改善したいのか」
などを掘り下げ、議論を深めることで、オフィスデザインを外注する目的が見えてくるでしょう。
また、目的が明確になると自社のニーズも明らかになるため予算を決めやすくなり、
外注後のやり取りをスムーズに進めることもできます。

依頼後の注意点

1. 見積もりとサービス内容が合っているかを確認する

オフィスデザイン会社による見積もり内容・サービス内容が合っているのかを確認しましょう。
オフィスデザインの場合は、仕様が変わると金額も大きく変わります。
まず、事前の依頼先選定の時点で、大きく予算感と逸れることがないかを確認し、
実際に依頼先が決まった後も都度内容を確認するようにしましょう。
意識してチェックすれば、具体的な中身を理解でき、後からのトラブルを未然に防止できます。
また、費用の内訳や仕様の詳細が記載されている部分を注意して確認してください。
万一、内訳や詳細についての記載がない場合は詳細を確認すると良いでしょう。
最終確認後、実際に施工する際になっての変更は難しいケースが多いので、
ご依頼〜最終確認までの間に、不明点・納得のできない点などは解決して工事に入りましょう。
また、万一のトラブル発生時の補償内容や対応方法についても事前に確認しておきましょう。
<内訳の記載について>
費用の内訳や詳細が記されいるオフィスデザイン会社であれば、
見積もり段階で、内容・作業工程を正確に計画して見積もりを出していると理解できます。
そのため、できるだけ詳細に記載のある企業の方が信頼性は高いといえるでしょう。

2. 完成イメージを細かく打ち合わせする

完成イメージや疑問点・不明点など細かい部分まで徹底的に打ち合わせを行うのが重要です。
問題点や注意点が曖昧な状態でプロジェクトを進めると、
途中でのトラブルが発生したり思っていたオフィスデザインが完成しない可能性があります。
途中で希望と合わない・疑問点・不明点が発生した場合は、
・現在のデザインがなぜ完成イメージと異なるのか
・イメージに近づけるための障壁は何なのか
をすり合わせてください。
予算感が合わない・構造上希望する工事ができないなど、回答を得るようにしましょう。
回答を元に、妥協できるところ・妥協できないところを検討し、
納得のいくものへと近づけていくと良いでしょう。
尚、デザイン工事を行うにあたっての問題点、注意点、改善策などを
丁寧に説明してもらえるオフィスデザイン会社であれば、
スケジュールを組みやすいなどスムーズにプロジェクトを推進できます。
打ち合わせや企画の段階で、細かい点までヒアリングを行い、
問題点や注意点、改善策を把握することで、オフィスデザインを成功に導くことが可能です。

レイアウト別に注意すべきポイント

ここからは少し視点を変えて、レイアウト別に注意すべきポイントを解説します。
オフィスデザインでは、従業員の働きやすい環境を考慮したレイアウト設計が大切です。
業種や業務内容などの目的に応じて適したレイアウトは異なりますし、
同じ企業内でも業務によって様々なレイアウトを組み合わせることも可能です。
自社に合うレイアウトも見つけていきましょう。

1. 対向型

<特徴>
従業員同士が向かい合い、1つの島を構成するレイアウト
業界や業種を問わず、数多くの企業が対向型のオフィスレイアウトを採用しています。
<メリット>
・従業員の動向をすぐに把握できる
・コミュニケーションを取りやすい
<デメリット>
・自分の業務に集中しにくい
 ※パーテーションを設置することで、プライバシーを補強することも可能

2. 背面型

<特徴>
対向型の反対で、背中あわせの状態で座ることが特徴
対向型とは異なり周囲の視線を気にせず、自分の業務に集中できる
<メリット>
・他の従業員とコミュニケーションを簡単に取ることができる
・スペース効率が高い
<デメリット>
・管理者にとっては全体を監視するのが比較的難しい

3. 同向型

<特徴>
全従業員が同じ方向を向いていることが特徴
銀行や不動産会社、秘書室、コールセンターのオペレーター室などで多く見られる
<メリット>
・書類の受け渡しなどの定型業務を効率よく行える
・対面に人がいないため、プライバシーやセキュリティに配慮できる
<デメリット>
・従業員同士の活発なコミュニケーションには不向き
 ※エンジニア職や営業職で検討する際は注意が必要です。

4. ブース型

<特徴>
パネルやパーテーションを活用し、自分だけの空間を構築するレイアウト
近年、ブース型レイアウトを取り入れる会社が多くなっている
<メリット>
・業務に集中するために整備されているので集中しやすい
・リモート会議等にマッチする
<デメリット>
・コミュニケーションを取りづらい
・管理者にとっては、メンバーの把握がしづらい

5. グループ型

<特徴>
部署やグループ別にデスクを島型に配置する
<メリット>
・グループの管理者がチームメンバー全員を把握できる
・チーム内の序列が明確化し、グループ意識が強まる・グループ間の競争意識が生まれる
・コミュニケーションが取りやすい
<デメリット>
・作業に集中したい場合には不向き
・プライバシー確保には向かない

6. クラスター型

<特徴>
対称的な方向を向いた2列のデスクで構成されるレイアウト
外資系などで多く見られる
<メリット>
・対向型と同向型のメリットを組み合わせている
・ローパーテーションでデスクを仕切れば、従業員のプライバシーを確保することも可能
<デメリット>
・共同作業やコミュニケーションを取る機会が多い場合には不向き

7. フリーアドレス型

<特徴>
従業員が座る位置を固定しないレイアウト
出社したら各自が空いている好きな場所に座ることができる
<メリット>
・同じ部署やプロジェクトのメンバーだけで固まらずコミュニケーションが闊達になる
<デメリット>
・無線LANを設置する必要性が生じる
・袖机を使用できないので収納スペースが減る
 
<オフィス内の動線を意識しよう>
オフィス内の動線を意識した上で、レイアウトの設計を行うのが重要です。
動線を意識しないと、メリットが活かせずデメリットが目立つ結果になります。
業務効率以前に、予定した工事ができない・家具が合わないなどのトラブルもあり得ます。
デザイン会社と打ち合わせする際は、オフィス状況・求める機能を明確に伝え、
どんな動線を意識してデザインしているかどうかを必ずチェックするようにしましょう。

オフィスデザイン・移転の失敗例

紹介する失敗例を把握しておくことで、対策が可能になるかもしれません。

1. デザイン会社の都合で詳細が決められてしまった…

依頼先によって対応できる分野やデザインが異なります。
依頼先のお取引先・委託先などに応じて、使用できる素材や商材が固定されてしまうこともあり、
・想像していたデザインが仕上がらない
・仕様したかった什器を入れることができない
なども発生することがあります。
想定していたものと異なるものになったため、
コストが上昇してしまい、想定以上の費用対効果が得られなかったという事例もあります。
そのような事態を防ぐため、
・事前に、使いたい素材・商材が使用可能なのか質問をする
・自社のニーズに合わせて最適な素材や商材を決めてもらえるデザイン会社を選定する
ことが重要といえるでしょう。
予算や材料を提示しても外注先の都合で実現が困難な場合は、
複数の会社を比較してみることをおすすめします。

2. 予定していたデザインが施工できない…

デザイン設計は出来上がったが、工事に移行できず、失敗してしまったという事例があります。
・工事にかかる期間を把握せずにデザイン設計を行った
・工事に必要な機材や実際のオフィスの状態・図面の確認を怠った
・デザイン会社が想定していたことが施工会社が実施できない
場合などに生じる失敗です。
工事は何をどんな機材で行うのかなどにもよって大きく変わります。
例えば、
・既存のオフィスの解体工事に思わぬ期間がかかってしまう
・契約したオフィスが原状回復が行われておらず、その工事から必要になる
・仕様しようとしていた機材が間口を通らずに入れない
・オフィスの契約上施工できない項目が含まれていた
などといった不測の事態が発生してしまうとデザインが施工できません。
そのような事態を防ぐために、
・デザイン設計から工事までをワンストップで行っている会社に発注する
・デザインの設計段階で施工会社を決めておき、打ち合わせに参加してもらう
などが大切といえます。

3. スケジュール通りに進まず、受け渡しが遅れる…

オフィスデザインを発注したが、予定通りに進まないという失敗例です。
工事が遅れてしまうと結果として受け渡し予定に間に合わず、
売り上げの減少やコストの上昇などのデメリットが生じる可能性もあります。
このような事態を防ぐため、
・トラブルなどのイレギュラーな状況を想定した余裕あるスケジュールを組む
・事前にトラブルが生じた場合の対処法をデザイン会社や施工会社と確認しておく
など対策をしておくと、トラブルが発生した場合でもスムーズに解決することが可能でしょう。

4. 移転先にオフィス家具のサイズが合わない…

オフィス移転を行う場合によくある失敗例としては、
オフィス家具のサイズが移転先に合わないということが挙げられます。
たとえば、コピー機やロッカーがドアから入らない場合、
・窓から吊り入れる
・新しい商品を買い直す
などが必要になり想定外の出費がかさ無事になってしまいます。
このようなトラブルを防ぐため事前に移転先の情報を正しく仕入れておくのが重要です。
また、移転先のデザインをオフィスデザイン会社へ依頼する場合は、
間取り図を共有するだけでなく、現地調査なども行なってもらうと良いでしょう。
持ち込む予定・購入予定の家具についてもあらかじめ情報を共有し、
サイズを勘案したデザインを設計してもらえる会社に依頼するのが大切です。

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
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