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経費精算システムを導入する際の成功のコツ
このページでは、経費精算システムを導入する場合の成功のコツをご紹介します。
失敗例と注意点も解説しているためぜひご覧ください。
経費精算システムの導入を成功させるために
ここからは、経費精算システムを導入する際によくある失敗例について解説します。
導入を成功させるためにも、事前に失敗例を確認しておきましょう。
1. 多機能という理由で選んでしまった…
経費精算システムを多機能という理由だけで選んでしまった失敗例について解説します。
「機能がたくさん搭載されているから良いだろう」という考えで選んでしまうと、
機能を使いこなせずに定着しない可能性が高いです。
自社に最適な経費精算システムを選ぶには、自社にとって必要な機能が必要です。
事前に課題を洗い出し、対応した商品でなければ意味がありません。
まずは課題を明確にし、絶対に必要と思われる機能を軸に探すようにしましょう。
2. 予想以上にコストがかかってしまった…
予想していた以上にコストがかかってしまうということは、事前に費用を確認していなかった、
料金体系をしっかり把握していなかったことが原因かもしれません。
一般的なシステムの費用算出についてはこちらのページをご覧いただければと思いますが、
初期費用・月額料金・オプション料金それぞれについて明確にしておくことが大切です。
また、必要な機能がオプションとして提供されている場合は、
月額料金の他にオプション料金も必要となるため、予算をオーバーしてしまうこともありえます。
導入前に、料金体系やオプション内容などの金額面をしっかりと確認しておくことが大切です。
3. 他システムとの連携が取れなかった…
他システムとの連携に関する失敗も少なくありません。
経費精算システムの中には精算を円滑に行うため、
会計ソフトや金融機関、クレジットカードなどの他システムと連携できるものも多く存在します。
しかし、連携にオプション料金がかかるものもありますし、
A社のものは連携できるがB社のものは連携できないといった違いもあります。
「他システムと連携させながら経費精算システムを活用していきたい」という方は、
自社で使用している既存のシステムと連携可能か、導入前に確認しておきましょう。
4. 社内から反対の声が上がってしまった…
社内ですでに浸透しているフローを変更することは、従業員に少なからず負担を与えます。
システムの導入によって業務効率化などの多くのメリットを得られるとしても、
導入に反対する声が出てくる可能性はあり得ます。
新たなシステムを導入する前には、従業員への周知だけでなく、
使い勝手などをあらかじめ確認しておくことが非常に大事です。
経費精算システム導入で失敗しないためのポイント
1. 課題と目的を明確にしましょう
まず、「課題と目的を明確にする」ことが大切なポイントとして挙げられます。
・経費精算において、解決したい課題はどのようなものか？
・経費精算システムを導入する目的は何なのか？
上記のような内容をはっきりさせておくことで、失敗する可能性をぐっと下げられるでしょう。
課題と目的を明確化させることで、必要な機能やスペックなどがおのずと絞られてくるためです。
「多機能」「格安」などの言葉に流されず、目的達成・課題解決につながるものを選びましょう。
2.企業規模などに合った製品を選びましょう
「提供形態が自社に合っている製品を選ぶ」というのも大切なポイントです。
経費精算システムには色々なものが存在し、事業規模によって適切なシステムも異なります。
提供形態やプランが複数あるなど、複数の選択肢から選べるシステムも少なくありません。
提供形態によって初期費用やランニングコストが異なるため、
自社の企業規模や環境に合った製品を選ぶことが、失敗しないためのポイントだと言えます。
3. 事前に無料トライアルを活用しましょう
多くの経費精算システムでは無料トライアル期間が用意されています。
トライアル期間中はすべての機能が製品版と同様に使用できるサービスも少なくありません。
もし気になる製品に無料トライアルがあるのであれば活用してみましょう。
トライアルの際は機能面や使い勝手について確認しておくことが重要です。
以下のような点が満たされているかどうかを意識しながら試用しましょう。
・自社の課題が解決できる製品か？
・自社の目的を達成できる製品か？
・自社の企業規模や業種、業態に合った製品か？
・従業員（申請者・承認者・経理担当者・経営者）にとっての使いやすさはどうか？
・セキュリティ対策は万全か？
・操作方法のQ&Aなどサポート体制は整っているか？
4. 社内への浸透を徹底しましょう
せっかくシステムを導入しても、従業員に活用されないようでは意味がありません。
事前に
「どのような機能を持った経費精算システムが必要か」
「現在の経費精算における課題はなんなのか」
など、社員にヒアリングを行いながら条件を洗い出すのもおすすめです。
一部の人間だけで導入を決定し、直前になってからアナウンスを行う場合は、
内部からの反発が出てくるかもしれません。
早い段階から、新たなシステムを導入するという空気を社内に広めるようにし、
導入時のサポート体制なども構築するようにしましょう。
上記を読んでも、
・自社に合うシステムなのかわからない
・検討してみたいが自社の希望に合う企業はどこなのかわからない
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いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！