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勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、文字どおり従業員の勤怠実績を適正かつ効率的に管理するための
業務用システムのこと。一般的にスマートフォン・ICカードによる打刻、勤怠データの
自動集計といった機能を備えており、製品によっては給与計算や残業・休暇の申請・承認が
できるワークフローまでカバーしています。
勤怠管理システムが国内で広く普及するきっかけとなったのは、2001年4月に厚生労働省が
発令した「基発339号」。企業に従業員の労働時間をを客観的な記録として把握することが
義務づけられ、それまでは手書きのタイムカードや自己申告によって勤怠管理を行っていた
多くの企業がシステムの導入に踏み切りました。
さらに、2010年に時間外労働の割増賃金などを定めた改正労基法が施行されると
クラウド環境の整備とあいまって勤怠管理システムを導入する企業がさらに増加。
人事評価システムや給与計算ソフトとあわせて、業務管理に欠かせないツールの
1つとなりました。現在も勤怠管理システム市場は右肩上がりの成長を続けており
トップクラスのシェアを誇るサービスは累計で2万4,000以上の企業に
導入されています。
勤怠管理を行う目的
企業が従業員の勤怠管理を行うことは、労働基準法などの法令にもとづく義務とされています。
勤怠管理を行う目的は、2つに整理することができます。
＜コンプライアンス違反を防ぐ＞
勤怠管理を行う最大の目的は、法律で定められた労働条件に沿って、従業員の働き方を
管理することです。経営者は従業員を雇用する際、労働基準法などの法令に定められた条件を
守らなければなりません。法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合は
会社と労働組合（あるいは従業員の代表）との間で書面による協定を締結し、その範囲内に
収まるよう従業員の働き方を管理しなければならないとされています。
また、労働時間を管理する方法についても、労働基準局の通達において
「使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する」か
「タイムカード、IC カード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する」ことが
求められています。労働基準法でも、労働時間に関する記録について、3年間の保存が
義務付けられています。
これらの法令に違反していると、労働基準監督署から是正勧告などの指導を受けたり
従業員から未払い残業代を請求する訴訟を提起されたりする恐れがあります。
また適切な勤怠管理ができていないと、社会的にブラック企業と評価され、会社のイメージを
損ねてしまう可能性もあります。このような事態を防ぐため、従業員の働き方を管理するのが
勤怠管理システムの最大の役割です。
＜従業員の健康状態を管理する＞
勤怠管理には、従業員が健康に働ける職場を作る目的もあります。時間外労働や休日出勤による
疲労が蓄積すると、脳や心臓の疾患が発症するリスクが高まり、最悪の場合は過労死に
至ることもあります。企業は社会的なイメージを損ねるだけでなく、損害賠償の責任を
負うことになります。従業員の勤務時間や勤務日数を把握し、必要に応じて業務の内容を
調整したり、産業医の面談を受けさせたりするなど、適切な対応を取ることが大切です。
勤怠管理システムを導入する目的
勤怠管理システムを導入する最大の目的は、従業員の勤怠管理を効率的に行うことです。
またサービスによっては、人事・総務担当者が行うさまざまな業務についても
手間を減らすことが可能です。勤怠管理システムを導入する目的は、以下のように整理できます。
＜勤怠管理を効率的に行う＞
勤怠管理システムを導入することで、人事担当者の手間を減らしながら、勤怠情報を
管理することができます。出勤簿やタイムカードを使う方法の場合、手作業で時間を集計する
必要があり、人件費がかさんでしまったり、ミスが生じてしまったりする懸念があります。
勤怠管理システムを利用すれば、リアルタイムに、従業員の勤務時間や勤務日数を
集計することが可能になります。
＜給与計算ソフトと連携する＞
勤怠管理システムを導入すれば、給与計算ソフトとの連携が容易になります。
出勤簿やタイムレコーダーを利用している場合、勤怠情報を手作業で集計し、給与計算ソフトに
入力しなければなりませんでした。多くの勤怠管理システムでは、勤怠情報をCSVファイルとしてダウンロードし、給与計算ソフトへ取り込むことができます。また一部のサービスでは
API連携により、勤怠情報をそのまま給与計算ソフトへ取り込むことも可能です。
＜従業員の不正を防ぐ＞
勤怠管理システムには、従業員の不正を防ぐ役割もあります。
タイムレコーダーを利用した勤怠管理では、同僚とタイムカードを貸し借りし、出勤・退勤時刻を不正に記録することができました。勤怠管理システムを導入し、指紋認証や静脈認証などの
打刻方法を利用すれば、これらの不正を防ぐことができます。
＜プロジェクトを効率化する＞
勤怠管理システムは、プロジェクトの人材管理にも活用できます。
誰がどれだけ働いたかをリアルタイムに把握できるため、スタッフの作業効率を比べたり
作業が集中しているスタッフの作業量（工数）を調整したりすることができます。
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