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ビジネスチャットツールを選定する際のポイント
ビジネスチャットの選び方をステップで解説
ビジネスチャットの選び方を5ステップに分けて解説していきます。
ビジネスチャットは種類が多いので、まずは比較すべきビジネスチャットを絞り込むことから
始めましょう。ファイル共有機能や通話機能、セキュリティなどビジネスチャットによって
利用できる機能に違いがあります。自社に合ったツールを選ぶためにも、どのような機能が
必要なのか事前に話し合っておくことが大切です。
ここからは、選び方のポイントについて解説します。
<目的を明確にする>
まずはビジネスチャットツールを導入する目的を明確にしておきましょう。
イメージする運用方法によって、必要な機能は異なります。例えば、
社内のコミュニケーションに活発化したいのであれば、チャットの使い勝手が良いツールを選ぶ
と良いでしょう。
また、「プロジェクト管理もビジネスチャットで行いたい」と考えているのであれば
タスク管理機能を利用できるツールを探す必要があります。
「顧客対応から会議までスピーディーに進めたい」場合は、顧客管理システムと
連携可能なツールがおすすめ。ビジネスチャットの導入にあたっては、既存のシステムと
連携できるか否かもチェックしておくのも選び方のポイントです。
<利用規模を明確にする>
ビジネスチャットを選ぶ際には、どの程度の規模で利用するのかを明確にしておきましょう。
利用規模を明確にしておくと、ツールごとのセキュリティや機能の条件、コストを比較できます。
会社全体で導入するのか、特定の部署だけで使用するのかなど、利用人数や用途を具体的に
洗い出しておきましょう。
また、利用規模を見積もる際には、社内だけで使用するのか、社外の関係者も
利用するのかといった点も考慮する必要があります。
現状での規模に加えて、今後利用人数が増える予定がないか、長期的な目線で考えることも
大切です。増える可能性がある場合は、ユーザー数をどこまで増やせるのかを確認しておきましょう。
<活用方法についてブレスト>
利用規模が定まったら、ビジネスチャットをどのように活用していくのかをブレストしましょう。
導入の目的を明確にしておけば、ツールに求められる要件もある程度絞れるはずです。
現在、社内で抱えている課題を解決するために、どのような機能が必要なのかを
具体的に洗い出しましょう。
また、すべての要件を満たすツールが見つからない場合もあるため、どの機能を重視するのかも
考えておく必要があります。
<最優先とする機能を決定>
ビジネスチャットを比較する際には、最優先する機能を決めておきましょう。
想定した使い方をもとに、自社にとって本当に必要な機能要件をブラッシュアップします。
例えば、ビジネスチャット上で、部署内のプロジェクトを一元管理したい場合は
プロジェクト管理機能やタスク別のスレッド機能が利用できるツールを選ぶべきです。
顧客の情報をビジネスチャット上で共有したいのであれば、自社で使用しているCRMと
連携できるツールが良いでしょう。
また、セールス部門での導入を検討している場合は、営業担当者が利用しやすいように
マルチデバイス対応のビジネスチャットを選ぶ必要があります。
優先度の高い機能を軸にすれば、選び方で迷うこともないでしょう。
<導入形態を検討する>
優先する機能が決まったら、導入形態を検討しましょう。
ビジネスチャットには、クラウド型とオンプレミス型の2種類の形態が存在します。
それぞれの形態のメリット・デメリット、特徴についてご紹介しましょう。
クラウド
クラウド型は、ビジネスチャットの開発会社が運営するサーバーを使用する利用形態です。
自社でサーバーやネットワーク環境を構築する必要がないため、低コストで導入できる
メリットがあります。また、常に最新のバージョンを利用できる利点も。
一方のデメリットは、オンプレミス型と比較するとカスタマイズの自由度が低い点です。
導入コストも抑えたい方は、クラウド型のビジネスチャットを導入すると良いでしょう。
オンプレミス
オンプレミス型は、自社で用意したサーバーにインストールして使用するタイプの
ビジネスチャット。クラウド型と比較するとカスタマイズの自由度が高く、自社のニーズに
合わせた運用が可能です。
加えて、利用可能なネットワークを社内のみに限定できるので、情報漏えいのリスクを
下げられる上に、オフラインでも利用できるメリットも。
反面、サーバーやネットワーク環境を自社で用意しなければならないデメリットもあります。
<最低限の機能をチェック>
ここまでくれば、ビジネスチャットの候補がある程度絞られていることでしょう。
ビジネスチャットはその名の通り、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。
チャット機能や通話機能、ファイル共有機能などのビジネスに便利なさまざまな機能を
備えています。導入を検討しているツールに不足がないように、ビジネスチャットの中でも
以下の基本的な4つの機能が備わっているか確認しましょう。
個別チャット機能
個別チャットは、ビジネスチャットの中でもっとも基本的な機能のひとつです。
1対1のチャットルームを作成すれば、クローズドな環境でのコミュニケーションが可能です。
特定のメンバーと連絡を取る際に利用します。
グループチャット機能
ビジネスチャットでは、グループの作成も可能です。
部署やプロジェクト単位でチャットルームを作成すれば、複数人で情報共有できます。
必要に応じて、個別チャットと使い分けると良いでしょう。
通話機能
ビジネスチャットの通話機能もチェックしておきましょう。
ビデオ通話にも対応しているツールも珍しくありません。
1対1の通話だけではなく、グループでの通話も可能なため、オンライン会議や打ち合わせにも
活用できます。
ファイル共有機能
ファイル共有機能が備わっているか確認しましょう。
ビジネスチャットは、ファイルの共有に対応しているツールも多いです。
機能の有無だけではなく、ストレージの容量もチェックしておきましょう。
<セキュリティの確認>
業務の効率化に便利なビジネスチャットですが、セキュリティが甘いと情報が
漏えいするリスクも。そのため、セキュリティ対策もしっかり確認しておきましょう。
顧客情報をビジネスチャットでやり取りする場合や、機密性の高い情報を扱う場合は
特に重要なポイントです。
代表的なセキュリティ機能として、暗号化やアクセス制限などが挙げられます。
暗号化機能は、万が一第三者に通信を傍受されたとしても、送受信するデータを暗号化して
解読できないようにする機能です。アクセス制限は2段階認証などで、第三者による
不正なアクセスを防ぐための機能で、アクセス可能なデバイスを制限することもできます。
そのほか、ベンダーのセキュリティ対策に不安がないかも確認しておきましょう。
<料金を比較する>
セキュリティ対策の内容まで確認したあとは、利用規模を踏まえて料金を比較しましょう。
ビジネスチャットの料金体系はツールによってさまざまです。見積もりを依頼する場合
導入規模を統一しなければ、正確な費用の比較はできません。
ツールを比較する際には必要な機能の有無に加えて、不要な機能が多過ぎないかもチェックしましょう。
多機能なビジネスチャットは便利ではありますが、使わない機能が多いツールは避けるべきです。不要な機能が多いビジネスチャットを導入しても、コストが無駄になってしまいます。
単純に額面だけを比較するのではなく、費用対効果を確認するのも選び方のコツです。
ビジネスチャットの詳しい料金相場を知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
<トライアルとサポート体制の確認>
実際に導入するツールを決めたら、トライアルで使い勝手を確認しましょう。
ツールが自社のオペレーションに合わず、社員がストレスを感じるようであれば
社内で十分に活用されない恐れも。
社員がストレスなく使用できるかどうか、トライアル期間中に見極めましょう。
また、ビジネスチャットが現場環境にマッチしているかどうかも重要です。
現場での使い勝手が悪ければ、ツールが社内に浸透せず、十分に活用されない可能性もあります。
そのほか、トライアル期間中はベンダーのサポートの質もチェック。導入支援やトラブル発生時のサポート、運用に関するアドバイスを受けられるベンダーを選ぶと良いでしょう。
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