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請求書システムを利用するメリット・デメリット
請求書システムにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
ペーパーレス化する・業務効率化に繋がる…などパッと思いつくメリットもあるかと思います。
より具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。また、デメリットはないのでしょうか。
このページではメリットデメリットについて解説していきます。
請求書システムのメリット・デメリット
| メリット |
| 1. コストを削減できる |
| 2. 業務効率化が図れる |
| 3. 検査・管理を簡素化できる |
| 4. 働き方改革にもつながる |
1. コストを削減できる
請求書システムを利用することによって、請求に関する全ての業務を電子化できるため、
印刷代や郵送代などのコストを削減できる点が大きなメリットです。
とくに大きいのが郵送代で、請求書発行にかかる郵送代は1通あたり84円程度ですが、
これが1,000通にもなれば8万4000円になってしまいます。
郵送代が一切必要なくなるのは非常に大きなメリットでしょう。
2. 業務効率化が図れる
請求書に紙を使用している場合、請求書の作成、印刷、郵送の準備まで全て手作業となります。
特に郵送の場合、請求書と送付状を印刷し、封筒を用意し、切手を貼り、投函する、など
1つ1つの作業は簡単であっても手間がかかってしまいます。
1社だけであれば数分で終わるでしょうが、請求書の送付先が数百社ともなると、
複数人で対応にあたっても1日がかりになってしまうでしょう。
請求書システムを使えば、手間もなくなり、担当者はコア業務に専念できるようになります。
3. 検索・管理を簡素化できる
紙の請求書を使用する場合は、検索や管理が難しい点がデメリットですよね。
請求書を適切な方法で管理するには、まず、管理するためのスペースが必要です。
また、膨大な請求書の中から、目当ての請求書を探せるよう、整理しなければいけません。
請求書システムであれば、データの管理はまとめてシステム内で行えます。
管理スペースが必要ない上、請求書を探す際も検索機能を活用すれば簡単です。
4. 働き方改革にもつながる
クラウド型の請求書システムであれば、インターネットを活用することで、
いつでもどこからでも利用できます。
スマートフォンやタブレットでも利用できるサービスも多くあり、
外出先や移動中、自宅でも請求業務を行える点がメリットです。
請求書システムを導入することは、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務など、
多様な働き方を後押しすることにもつながるでしょう。
少なくとも、「請求書のためだけに出社する」とったような無駄足は必要なくなります。
電子契約サービスのデメリット
| デメリット |
| 1. 取引先に負担がかかる |
| 2. 取引先の了承が必要である |
| 3. 情報漏えいのリスクがある |
1. 取引先に負担がかかる
請求書システムを利用する際は、自社だけが導入すればいいというわけではありません。
採用する請求方法によっては、取引先にも請求書システムを導入してもらう必要があります。
本来であれば必要のない負担を、取引先にも負ってもらわなければならないわけです。
もちろん、取引先にとっても請求書システムを導入するメリットは大きいですが、
紙の請求書が良い方や、インターネットを使いこなせない方もいらっしゃるでしょう。
導入する際には、なるべく取引先に負担をかけない方法を予め検討しておく必要があります。
2. 取引先の了承が必要である
取引先に請求書システムを導入してもらうには、取引先から了承を得なければなりません。
どのようなシステムで、どういった業務フローが発生して、どう対応してほしいのか、
これらを明確にし、真摯に説明する必要があります。
二つ返事で了承してくれる会社もあるでしょうが、
難色を示す会社も一定数残ることを想定しておく必要があるでしょう。
全取引先に一律に請求書システムを導入することは難しい可能性があるため、
取引先によって柔軟することが重要です。
3. 情報漏えいのリスクがある
大半のサービスでは厳重なセキュリティ対策が施されているとはいえ、
情報漏えいのリスクをゼロにすることは不可能です。
とくに、外部サーバーを利用するクラウド型の請求書サービスの場合、
自社サーバーを利用するオンプレミス型と比べると情報漏えいのリスクは高くなってしまいます。
・IPアドレスや端末ごとのアクセス制限を設定する
・アクセスを常に監視する体制を作るなどの情報漏えいを防止する
上記のような自衛策を講じることは必要不可欠です。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！