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電子契約サービスを導入する際の成功のコツ
このページでは、電子契約サービスを導入する場合の成功のコツをご紹介します。
電子契約サービスの導入を成功させるため、失敗しないための対策を考えてみましょう。
電子契約サービスの導入を成功させるには
1. 費用対効果を検討しましょう。
電子契約システムの導入を検討する際、費用対効果をきちんと確認しておきましょう。
電子契約システムのメリットの1つに、
さまざまな面でコストダウンを叶えるというポイントが挙げられますが、
現状どのくらいのコストがかかっているのかを確認してみなければ、得するのかは分かりません。
・月々どの程度の契約締結数があるのか
・印刷費用にどのくらいかかっているのか
・印紙代にはどのくらい割いているのか
などを確認し、電子契約システムを導入した方が得なのかどうかを確認しておきましょう。
2. 現行の契約からの移行が可能そうか確認をしましょう。
現行の書面契約とバランスは取れるのかどうかも確認しておきましょう。
システムを導入したら一度にすべての契約を電子化できるわけではないでしょう。
導入後、取引先1社ずつに電子契約への切り替えを打診し、時にはサポートをしながら、
紙媒体の契約から移行していくことになります。
お取引先によっては紙のままで、となる企業も出てきますので、
紙の契約と併用して進めていかなければならないでしょう。
ちなみに、現状の取引先の中で、電子化に対応してくれそうな会社が少ない可能性がある場合は
導入がうまくいかない可能性もあるので要注意です。
結局紙の書類による処理が多く、管理部門に余計な負担をかけてしまうかもしれません。
電子契約システムを導入しても契約の電子化には時間がかかるということ、
さらには電子契約システムを導入するタイミングは“今”なのかということをきちんと確認し、
導入するタイミングを見誤らぬよう注意しましょう。
3. 信頼できるサービスを選びましょう。
導入する際には信頼できるサービスを選びましょう。
これはどのサービスに対しても言えることではありますが、
クラウドサービスである限り、インターネットを通じて使用しなければなりません。
インターネットを通じて利用する以上、サイバー攻撃の可能性が絶対にないとは言い切れません。
万一のことを想定し、
・通信やアップロードしたファイルは暗号化されるの
・不正アクセス対策は徹底されているのか
・セキュリティ面の対策をしっかり行っているか
など、導入前にチェックが必要です。
特に電子契約サービスでは取り扱うものが機密性の高い契約情報になりますので、
念入りに調べてから導入を検討してください。
サービスの安全性は取引先との信頼関係にも関わるため、特に慎重になる必要があるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！