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オンライン秘書会社を選定する際のポイント
オンライン秘書会社を選定する際のポイントを解説します。
オンライン秘書会社選びのポイント
1. 品質に問題がなさそうか
オンライン秘書は厳しい採用基準を満たして採用されている方が多くなりますが、
・伝達不足や意思疎通不足によって依頼内容がうまく伝わらなかった
・スタッフを指名できない
・チーム体制で作業を行うため対応社によって品質に差が出てしまう
・依頼企業の手順・仕事の進め方との相性もある
などの理由で品質が希望していたレベルに達していないことも発生します。
直接秘書と声を掛け合って作業を進めるのとは異なるので、途中修正も難しい点があるでしょう。
もし、納品されてから修正作業が発生するとなると、貴社の業務が滞ってしまうこともあります。
修正対応が可能か・修正工数はどのような扱いになるのかを事前に確認することは大切ですし、
ご依頼前にできる限り無料トライアルやスモールスタートでの試験導入を行い、
どのような仕上がりになるのかを見極めてから契約をするようにしましょう。
ちなみに、可能であれば、
・同業他社実績 ・同業務の依頼実績 ・同じ企業の契約継続率 ・顧客満足度
なども確認してみると、サービスに不具合などがないか確認ができるかと思います。
＜オンライン秘書の採用＞
オンライン秘書のサービスの要は「秘書の品質」です。
各企業品質を高めるために、採用基準を厳しく設けている企業が多くあります。
採用基準や採用率・採用フローを提示してくれる企業もあるので、確認してみてください。
採用してからも研鑽が必要な業務ですので、採用後の研修や、チームのフォロー体制など
安定した品質の秘書業務を提供するための工夫を尋ねてみると良いでしょう。
2. 対応業務の範囲は依頼したい業務をカバーしているか
そもそも秘書業務は範囲が膨大です。各企業で秘書が行なっている業務は異なるでしょう。
それと同様に、オンライン秘書会社のカバーする分野も各企業異なります。
特定の業務に強みを持つ企業に依頼をしたい場合：その分野に特化した企業へ
依頼したい業務が多方面にある場合：多様な業務依頼に対応できる企業へ
緊急対応が発生する可能性がある場合：緊急時にも対応できる企業へ
と依頼したい内容に応じてオンライン秘書会社を選定しましょう。
翻訳やWebページの運用、PRマーケティングなどの特定分野に強みを持つ企業もあれば、
業務対応範囲が幅広く複数人で分業してくれる企業もあります。
その辺りは貴社の業務との相性になってくるかと思いますので、
ご依頼前段階で依頼したい業務の整理を明確に行い、依頼先を選定しましょう。
＜緊急対応について確認する場合＞
土日祝日や24時間対応、休業期間などに作業を依頼する可能性がある場合、
緊急時に急な依頼を行う可能性がある場合は、必ず対応可否を事前に確認します。
この時、対応が可能かどうかだけではなく、
電話応対ならどれくらいの体制で可能なのか、
納品物を伴うものであれば納期が通常通りなのか、通常より日数がかかるのか、
など具体的なところも確認しておきましょう。
3. 契約プランは見合ったものか
オンライン秘書の契約は時間数での契約が中心です。
そのため、事前に想定時間数を算出し、その時間に合わせて依頼することになりますが、
・想定していた業務より膨大に依頼することになった
・想定していたより業務量が少なく時間が余ってしまった
などの事態が起きた時、どうしたら良いのかを予め確認しておきましょう。
例えば、契約時間を超過してしまった場合、
・そもそも業務を依頼できない
・依頼できるが割増料金が高額になる
などは大きな痛手になりますよね。事前に確認をしておく必要があります。
ちなみに、別途料金を支払えば対応してくれる企業は多くありますが、
超過分については通常の時間料金よりも高くなることがほとんどです。
毎月一定時間数、契約よりオーバーしてしまうのであればそれはプランが合っていない、
より時間数が多いプランに変更した方が良い、ということになります。
また、対照的に想定時間に対して依頼したい仕事が少なかった場合、
・切り捨てて繰り越すことができない
・１ヶ月なら繰り越すことができる
上記のいずれかが多いように思います。
仕事量が流動的なものであれば繰越が可能な企業を選ぶ方が良いでしょう。
4. 途中での変更・解約は可能か
例えば業務量が不定期な仕事を依頼する場合で、繁忙期・閑散期がある業務もあると思います。
そのような場合は、
長期契約を締結した方がコストを抑えられるけれど、途中でプランの変更ができるのか
を確認しなければなりません。
プラン変更ができない場合は、
閑散期に他業務を依頼する、または繰越可能なのであれば繰り越しをして利用する方法と
短期間契約を繰り返して利用する方法
繁忙期のみの契約をし、閑散期は解約、再び忙しいタイミングで契約を結び直す方法
どれが向いているのかを検討しなければなりません。
また、利用していく中で解約を検討したときに、
長期契約の場合は、途中解約ができない・違約金が発生することもあります。
トライアル等を使って品質や相性を見極めてから長期契約を結ぶのが好ましいですが、
万一うまくいかなかった時のことを想定して事前に解約手続きについても確認しましょう。
5. どんなセキュリティ対策を行なっているか
オンラインサービス全般に言えることではありますが、セキュリティは極めて大切です。
オンライン秘書の業務は、多岐にわたるものの、どの業務をお願いする場合でも、
貴社の機密情報を依頼先へ引き渡して業務を行なっていただく必要があります。
万一お取引先の情報や個人情報、企業の根幹に関わる情報などが漏洩したら一大事です。
必ず、契約前に、
・セキュリティに対してはどんな対策を行なっているのか
・何らかのセキュリティ関連資格などを取得しているのか
・スタッフの管理・システムの管理などはどのように行なっているか
を確認するようにしましょう。
可能であれば、秘密保持契約(NAD)を締結するようにしてください。
尚、直接のセキュリティ対策の確認だけではなく、
大企業、官公庁との取引実績を確認するのもセキュリティレベルを測る判断材料になります。
＜秘密保持の概念と秘密保持契約書の雛形＞
こちらの資料が参考になるかと思います。p.183より雛形もあります。
経済産業省：秘密情報の保護ハンドブック〜企業価値向上に向けて〜
いかがでしたでしょうか。
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