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経費精算システムを選定する際のポイント

経費精算システムを選定する際のポイントをご紹介します。

経費精算システムを選ぶ際のポイント

1. 優先度の高い機能をおさえているか確認する

比較検討の際は、自社の課題を解決するための最低限の機能をおさえているかを確認しましょう。
欲しい機能が複数ある場合は機能の優先順位を決めて比較します。
機能面のスペックが同等の場合、システムそのものだけでなく、トライアルの有無や価格、
サポート体制などそのほかの要素も加味して比較をすると良いでしょう。

2. 自社の環境や規定にマッチするものを選ぶ

自社の環境や規定にマッチするかも検討時に確認します。
特に注意が必要なのは導入形態です。
経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。
詳細はこちらで説明していますが、どちらが適しているか慎重に判断する必要があります。
他にも、
・複雑な承認ルート設定や出張管理機能など、欲しい部分をカバーできる機能があるか
・外部監査の要請に柔軟に対応できるか
・カスタマイズ性・システム連携は問題ないか
なども確認して選ぶようにしてください。

3. 自社に近い企業への導入実績をチェックしましょう

経費精算システムの選び方として、自社に近い企業への導入実績の確認も役立ちます。
自社に近い企業は業態も似ているため、必要としている機能も近い可能性が高いのです。
同業他社で多く利用をされている経費精算システムは一度チェックする価値がありますし、
信頼性や使いやすさなどは、実際の利用者の口コミを調べてみるのも有効でしょう。

4. セキュリティ対策も重視しましょう

経費精算システムの選び方としてセキュリティ体制のチェックは重要です。
セキュリティ体制が甘いと情報漏洩のリスクがありえますが、
金銭に関わることなので、万が一の際は企業に深刻なリスクをもたらします。
特に会計システムと連携している場合は、漏洩時のリスクが高まりますので、
財務情報、従業員の個人情報、クレジット番号などを守るためにも、
導入前に必ずセキュリティについては確認をするようにしましょう。
また、権限設定などの機能面だけでなく、提供元側がセキュリティ関連資格・認証を受けているか
なども確認してください。

5. 料金を比較して判断しましょう

クラウド型の場合は毎月の月額料金が発生するため、
ぱっと見は少額の差でも長期利用では大きな差となります。
また、基本料金が安くてもオプションを含めた場合に高額になることもあるので、
トータル料金で比較検討する必要があります。
コストを抑えるコツとしては、できるだけ不要な機能のあるシステムを排除することです。
一般的に搭載機能が多いほど費用は高額になりますので、
無駄なコストを抑えるため、必要な機能をコンパクトの搭載しているシステムを選ぶに限ります。

現状課題に合うシステムの選び方

1. 経費精算のミスを減らせるものを選びましょう

経費精算はバックオフィス業務の中でも負担の大きい作業です。
経費精算の手間・申請ミスによる差し戻しの手間などがあれ発生しがちなのであれば
申請者・承認者・経理担当者、それぞれがストレスを抱えることになるでしょう。
経費精算システムを導入するのであれば、それらのミスを減らす工夫をすることが大切です。
例えば、
経費申請のミスが多い、経理部門で差し戻すなど手間がかかってしまっている場合:
・交通系やモバイルIC連携機能 ・スマホアプリ対応 ・OCR*機能
などを搭載したシステムを選びましょう。
交通系ICカードやモバイルIC連携ができれば、交通費精算は自動化が可能です。
またOCR機能がついていれば領収書やレシートを写真に撮るだけでデータを送信できます。
外出先からも作業ができるので、申請者・承認者・経理担当者のいずれにとっても便利です。
これらの機能はリモートワーク時の経費精算にも役立ちます。
また、定着率と言う観点からは使いやすさを強みにしたシンプルなシステムもおすすめです。
<用語解説>
OCR:画像データの文字部分をデータに変換処理し、テキストデータを作成することです。
文字画像をデータに変換することで手入力によるミスなどを防ぐことが可能です。

2. 費用対効果を考えましょう

経費精算システムの導入は経理コスト削減にも役立つかもしれません。
確かに導入にはお金がかかるのですが、その分で作業コストが削減できる、
その分の負担が減り、その他業務に集中できるなどの効果が期待できる可能性があります。
経費精算業務はお金を扱うためミスが許されない業務です。
正確さを期すための確認作業も必要で、作業には相当の人的リソースが必要です。
申請のチェック、仕訳対応、給与計算が経理担当の大きな負担となり、
作業にかかるコストが経営を圧迫している場合は経費精算システムの導入で課題解決ができます。
また、申請・承認のために社員が出社している場合は、交通費・時間のロスも見逃せません。
コスト削減を目指す場合は、仕訳入力や振り込みデータの自動作成ができるものがおすすめです。
また、自社契約のクレジットカード連携や会計システムとの連携などの機能も役立つでしょう。

3. 申請・承認フローにおける課題を解決しましょう

経費の申請・承認の不明瞭さに課題を感じている方にも経費精算システムは適しています。
例えば、
経費に関わる虚偽申告の見落としや不正防止をしたい場合は
改ざん防止・規定違反チェック機能、旅費設定機能などを搭載した経費精算システムもあります。
また、ワークフロー機能や管理者権限の分割などの機能があれば、
申請者・承認者を把握する・稟議承認までを効率化することもできるでしょう。
申請・承認忘れなどが課題の場合はアラート機能があるものがおすすめです。
作業が必要なときは都度通知がくるため、忘れたまま放置されることはなくなります。

4. 使い勝手の良さで選びましょう

システムの使い勝手はとても重要なポイントです。
全ての業務システムに言えることですが、
折角費用をかけて導入をしても使われなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。
難しいマニュアルを見なくても「直感的に」操作をできるものがベストです。
・パソコンに詳しくない人でも簡単に入力できるか
・わかりやすい画面になっているか
・日々の業務の中で入力作業の負担が大きくなってしまわないか
・外出先からも速やかに申請・承認ができるか
などをチェックしてから導入を決めたいものです。
<無料トライアルを活用してみましょう>
もし無料トライアルがあれば有効活用し、現場で実際に使ってみてから導入すると安心です。
操作が簡単で使い勝手が良いと感じらてもらえたのなら、それだけ定着はスムーズです。
 

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
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