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WEB会議・オンライン商談システムの導入手順
WEB会議・オンライン商談システムを導入するにはどのような手順が必要なのでしょうか。
事前に準備しておくべきことから、オンプレミス型・クラウド型を導入する場合の手順について
ご紹介します。
WEB会議・オンライン商談システムを導入する前に〜事前準備〜
現状の課題・導入の目的を再確認しよう
まず導入にあたって自社の状況を確認し、どんな課題があるかを探してみましょう。
例／
洗い出した結果上がった課題：対面で行っていたセミナーがリモートだと行えない
・大人数のウェビナーに対応したシステム
・グループ分けやアンケートや集計に対応できるシステム
などを探すと課題の解決に期待ができます。
もしこの課題の洗い出しが正確にできていないと、
後から「この機能も必要だった」「この機能は不要だった」などが発生しかねないので、
自社の課題分析はしっかり行いましょう。
洗い出した課題を基に、社内で統一した導入目的を考えておくといいでしょう。
何のために導入をするのかという点がはっきりすれば、
どのような機能が必要か明確になりますし、
社内でも導入に向けて目的意識を持って取り組んでいくことができるでしょう。
例／
「海外へ出張ができず顧客の幅が狭くなってしまっている」という課題がある場合、
目的：海外との会議・商談の機会を広げるため、
既存の無料システムでは対応できない機能を導入する
導入時に検討すべき点：時差補正・同時通訳機能などが充実したシステムを選定する
その他の目的例：新規顧客の獲得・商談の成約件数を上げる・業務効率を上げる など
目的に合わせてシステムを選ぶようにしましょう。
新しいシステムは使いこなすまでに時間がかかります。
難しい上に目的がわからない、となると定着せず放置されてしまう可能性もあるのですが、
目的意識をはっきりと持てていれば、多少難しくても必要性を感じられれば定着は進みます。
導入時のフローを確認する
新しいシステムを選ぶ際は、導入後のフロー・現場の声の確認も必要です。
実際に導入し利用するのは現場のスタッフ達になります。
スムーズに定着させるには、導入後の段取り・現場の理解・協力が必要不可欠です。
導入時のフローについては社内で導入担当者やチームを決めておくと良いでしょう。
導入に際して教育が必要であればその内容も詰めておくようにします。
WEB会議システム・オンライン商談システム導入の流れ
1. 気になるシステムを絞り込む
まず、社内状況整理・目的の設定・必要な機能などを元に、気になるシステムを絞ります。
必要な機能がある・ないだけではなく、
・カスタマイズ性に優れているもの／カスタマイズができないが安価もの
・クラウド型サービス／オンプレミス型サービス
・月額制のもの／初期費用がかかるがトータルコストが抑えられるもの
など、個々の製品により性質・契約形態などが違うので、
気になる製品については、「必須機能を満たしているか」を確認した上で、
A案・B案どちらが適しているのかを整理しながら検討していくと良いでしょう。
2. 気になる製品にトライアルがあれば試用する
WEB会議システム・オンライン商談システムは、会議や商談をする関係者全員が使用します。
選定に関わる部署の方が使いやすい、と思っても、実際の会議・商談で使いこなせなければ、
定着につながらず、コストだけがかかる結果に終わってしまいます。
クラウド型であれば契約を満了しても大きな費用の痛手はありませんが、
オンプレミス型で構築をしてから使わなかったとなると費用対効果が良くありませんし、
また、後から「この機能も欲しかった」となって再構築するには更に費用がかかります。
そこで、事前に使用することが可能なのであれば、トライアルを有効活用したいものです。
WEB会議・オンライン商談に特化したシステムは
無料で使えるシステムとどう違うのかを現場レベルで実体験してもらえると、
本格的に導入をした後の定着もスムーズになるでしょう。
3. 契約・導入する
トライアルまたは絞り込んだ結果の分析から、導入する製品を決定した後は、
契約を締結し本格導入へと進めます。
この時点から、オンプレミス型・クラウド型で作業が変わってくるでしょう。
オンプレミス型の場合：
契約が完了したら必要な機能などを選定し、製品を社内サーバー内に構築していきます。
構築完了後は社内で保守・運用することになりますが、
不安な場合はサポートの充実した製品を選ぶと良いでしょう。
クラウド型の場合：
製品を選び契約を締結します。
この時、ユーザー数あたりいくらという契約が一般的なので、
関連社員分を契約する必要がありますので事前に人数は割り出しておきましょう。
導入については社内サーバーにシステムを構築するなどは不要なので、
インターネット環境と、インターネットへ接続できるデバイスさえあればすぐ活用できます。
どちらを導入した場合も使用方法などは研修を行い、
提供元側からのサポートなども活用しながら、
導入したツールがうまく活かされるようにしましょう。
また、効果測定をし、
・うまく機能していない点があれば改善をする
・不明点があれば必要に応じてサポートを活用する
などして、関係者がWEB会議システム・オンライン商談システムを有効活用できるよう
環境を整えていきましょう。
まとめ
WEB会議システム・オンライン商談システムの導入の流れについて解説してきました。
滞りなく導入・活用してもらうためには、
現状の自社の課題を整理し、製品をよく理解して、検討・選定しなければなりません。
また実際の導入後の定着についても事前にフォロー体制などを整えておく必要があるでしょう。
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ぜひお気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！