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行政書士を発注する際の成功のコツ
行政書士に依頼する業務内容は、雇用や労働、そこに付随する全般業務、助成金等々
会社の将来を左右する重要事項ばかりです。
適切な依頼・適切な対応をし、必ず成功させたいものばかりですので、
行政書士からより有効なサポートを受けるために、成功のコツを考えてみましょう。
行政書士への依頼後に起こりがちな失敗・トラブル
まずは行政書士へ業務を委託した後で起こりがちな失敗・トラブルについて見ていきましょう。
1.連絡が頻繁にとれない
1つめは、契約後の音信不通。
面談で要件を伝え、資料を渡して契約書にサインし、料金まで支払ったにもかかわらず、
その後、行政書士からの連絡が途絶えてしまうというケースが稀にあります。
電話やメールで連絡がとれないと、申請手続きがどこまで進んでいるのか把握できず、
クライアント側としては非常に大きなストレスを抱えることになります。
また、何らかの理由があって書類作成に着手していなかった場合は、
その分だけ法人化や許認可の取得も遅くなるため、
事業の拡大や収益性の面で大きなダメージを被ることもあるでしょう。
2.申請が遅い、受理されない
2つめは、行政手続き・書類提出に当初見込んだ以上の時間がかかってしまったり、
申請しても受理されなかったりするケースです。
広く知られているとおり、建設業や飲食業、古物商は、事業開始にあたって官公庁や自治体、
公安委員会などの許認可を得る必要があります。
申請が通らなければ事業を始めることはできません。
飲食店の場合、保健所や消防署への申請期間中もテナントの家賃、
光熱費を支払い続ける必要があり、大きな負担になってしまうでしょう。
また、外国人スタッフのビザ所得の場合は、
申請が通らず就労が認められなければ会社の人員計画そのものから見直す必要に迫られます。
3.追加の費用がかかってしまう
追加の費用がかかるというケースも行政書士へ業務を依頼した際に起こりがちな失敗です。
会社設立、許認可の取得、外国人雇用、著作権登録など、
行政書士は幅広い業務を請け負える反面、対応できる分野については限りがあり、
司法や税務にまつわる手続きを代行することはできません。
たとえば、会社設立にあたって行政書士に定款を作成してもらっても、
法務局との折衝、法人登記までは対応してもらえないため、別途外注しようとすると、
あらためて司法書士に報酬を支払う必要があります。
失敗・トラブルの主な原因
上記のような失敗・トラブルはなぜ起きてしまうのでしょうか？
主な原因を3つに分けてご紹介します。
1.事務所の業務体制が整っていない
行政書士はクライアントに代わって行政手続きを行う法律のエキスパートではありますが、
すべての行政書士が独立・開業しているわけではありません。
法知識の習得や、他の資格取得に向けたステップとして行政書士の資格を取得する人や、
日中会社勤めをしている行政書士もいらっしゃいます。
業務が手一杯な行政書士に依頼した場合、おのずとコンスタントに連絡を取るのが難しくなり、
手続きが遅れる原因となります。
また、事務所の規模が小さく、アシスタントスタッフの数が限られていたりすると、
やはり繁忙期などにクライアントへの連絡・対応が遅れがちなることが多いようです。
2.行政書士が案件に慣れていない
行政書士の業務は多岐にわたり、
例えば、会社設立の手続きを進める場合と外国人スタッフの就労ビザを申請する場合とでは、
作成するドキュメントも業務フローも大きく異なります。
このため、独立・開業している行政書士の多くは自身の知識・志向にあわせて、
専門分野（定款の作成、許認可の取得、相続など）を定め、ノウハウを蓄積しています。
専門分野以外の案件を依頼するのは、診療科目外のドクターに診察を依頼するようなものです。
案件を受ける側としても不慣れな業務を手探りで進める形となるため、
おのずと申請の遅れや差し戻し（不受理）につながりやすくなるでしょう。
3.依頼する側の準備・リサーチ不足
上記の2点とあわせて、依頼する側の準備・リサーチ不足も失敗・トラブルの原因の1つ。
十分な下調べをせず、料金の安さだけにひかれて安易に行政書士を選んでしまうと、
案件と行政書士のスキル・得意分野がマッチせず、結果的に手続きの遅れ、
申請の差し戻しといったトラブルが起こりやすくなります。
また、法人登記にあたって追加の外注コストがかかってしまうようなケースも、
依頼側のリサーチ不足が原因と言えるでしょう。
行政書士を依頼する場合は、事前の準備・リサーチも大変重要です。
行政書士への発注を成功させるには
最後は失敗・トラブルを防ぐための対策について。
行政書士への外注で後悔しないためには、どういった点に注意すべきなのかまとめてみました。
1.業務体制と実績を確かめる
まず何より大切なのは、事務所の業務体制や人員体制、実績を確かめて契約先を決めることです。
できれば契約を結ぶ前に
・事務所に十分な人数のスタッフが確保されているか
・繁忙期にも問題なく対応できそうか
チェックしましょう。
もし訪問する機会があるのであれば、デスクに書類が積み上がっていたり、
スタッフが応答できず電話が鳴り響いていたりしないかも見極められると良いですね。
実績に関しては、ホームページの情報だけでなく、実際に担当の行政書士に聞き、
確認するのが良いでしょう。
依頼したい業務に対応したことがあるか・同業他社の実績があるかなど確認してください。
また、念を入れて確認をなさるのなら行政書士の会員証を見せてもらうのも1つです。
2.他の士業と連携している行政書士を選ぶ
税理士や司法書士といった他の士業と提携している行政書士事務所を優先的に検討しましょう。
行政書士は行政手続きに特化した国家資格・専門職で、1人で対応できる業務は限られています。
会社の設立にあたってできるだけコストを抑え、法人登記をスムーズに行いたい場合や、
登記後の資金調達までサポートしてほしいといった場合は、
それぞれのプロフェッショナルの力が欠かせませんので、その点も考慮しましょう。
3.任せっきりにしない
飲食店の営業申請にあたっての店舗見取り図、内装の配置図など、
行政手続きに必要な資料・ドキュメントのなかには、自分で用意できるものも少なくありません。
資料をあらかじめ用意しておけば、素早く見積もりを取得でき、
行政書士は申請書類の作成・確認作業により多くの時間を充てられるようになります。
おのずと手続きはスムーズに進み、申請に不備があって差し戻されるケースも減るでしょう。
報酬を支払うからといって、任せっきりにしないことも大切です。
パートナーとして確かな協力体制を築くことも、依頼を成功させる大切なポイントです。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！