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オフィスデザイン・移転とは

春になり、異動・移転等も本格化する頃と思います。
皆様の会社の「オフィスの移転」「オフィス内のレイアウト変更」などはどうしていますか?
ただでさえ忙しいタイミングで発生しやすいものなので、
外部の業者を有効に活用することを考えてみるのも一案と思います。
 

1、オフィスデザインについて1. オフィスデザインとは2. オフィスデザインは誰に依頼するのか3.オフィスデザイン=オフィス環境の改善について4. オフィスデザインを行うメリットとは?  1. 従業員のモチベーションと生産性のアップ  2. 従業員のストレス軽減  3. 従業員同士のコミュニケーション活性化  4. 従業員の離職防止5. オフィスデザインで働き方改革の効果を得るために  1.「従業員のメンタルヘルスを守る」リラックスできる空間を作ろう  2.「オフィス緑化でストレスを緩和する」緑を取り入れよう  3. 「集中しやすい環境を整える」空間のメリハリを考えよう2、オフィスデザイン・移転の費用体系1. オフィスデザインの相場2. 費用内訳:設計費関連3. 費用内訳:工事関連4. オフィスデザインの費用をおさえるポイント  1. 素材のグレードをおさえる  2. 家具は自社で発注する  3. 発注先を分ける、もしくは一括にする  4. 複数社に見積もりを依頼して比較する3、オフィスデザイン・移転の依頼スケジュール<オフィスを移転する場合><内装デザインのみ依頼する場合>1. オフィスデザイン依頼の具体的な流れ  1. ヒアリング  2. 見積り・契約  3. 現地調査・分析  4. デザイン決め  5. 日程調整  6. 工事  7. 品質検査  8. 引き渡し2. オフィスデザインのスケジュールを組むときのポイント  1. 原状回復の有無を確認  2. 余裕のある計画を立てる  3. アフターフォローの有無を確認する
 

1、オフィスデザインについて

1. オフィスデザインとは

オフィスデザインとは、文字通りオフィス全体のデザインのことです。
年々オフィスデザインに注目する企業が増えています。
・コーポレートカラーを反映させる
・コンセプトに沿ったデザインで統一感を持たせる
・オフィス家具の手配、効率的なレイアウトを考慮する
など、内装の統一感・社内の刷新などを意識して職場環境を整えるものになります。
効果としては、
・社員のモチベーションアップ
・機能性・生産性の向上
・メディア露出時・来客時のブランディング効果
などが見込めるでしょう。

2. オフィスデザインは誰に依頼するのか

多くの企業では専門のオフィスデザイン会社などに相談をします。
・オフィスデザイン、設計のみの場合…空間デザイン会社・設計事務所
・オフィス内の改築を含めた施工を行う場合…施工会社
に任せることが多くなります。
新設オフィスでは回線工事・OAフロア・電気や給排水溝・空調設備などが必要となるため、
デザイン・施工・内装工事までを一括で依頼できる会社の利用もおすすめです。
必要な工程を一括で見積もりできるため、コスト削減もしやすくなります。

3.オフィスデザイン=オフィス環境の改善について

オフィスデザインでは、オフィスのレイアウトや内装を設計し、環境の改善を図ります。
従来のデスクや椅子、キャビネットが並べられただけの無機質なオフィスではなく、
個々の企業に合うオフィスづくりを進めていきます。
求められるデザインは業種・職種によって異なり、
たとえば、
・個人作業が中心となる場合…個々の業務に没頭できるようなオフィス
・チームでの業務が多い場合…気軽にコミュニケーションがとれるようなオフィス
・来客が多い場合…来客の導線やイメージアップに繋がるデザイン・レイアウト
が適していると考えられ、
幅広い職種のニーズがある場合は、それぞれに適した環境を整えながら、
全体の調和・統一感を保つよう工夫して設計します。

4. オフィスデザインを行うメリットとは?

上記を読んで、「オフィスは従来のデスクレイアウトで良い」と思われる方もいるでしょう。
そこで、あえてオフィスをデザインすることで得られるメリットを4つ紹介します。

  1. 従業員のモチベーションと生産性のアップ

「連携することの多い部署が遠く、コミュニケーションコストが高い」
「1人で集中したい作業があるのに、周りが騒がしい」
といった環境では、効率的な業務進行は困難ですよね。
そこで、
・気軽に打ち合わせができるミーティングスペースを作る
・1人用のブース席を作る
・リフレッシュスペースを作る
などの工夫をするとどうでしょうか?
集中して進めたい作業がある時にはブース席を利用し、
ちょっとした相談事項がある際には気軽に打ち合わせが可能となり、
行き詰まった時にはリフレッシュスペースで休憩もできます。
こうした空間があることで従業員たちは集中・リフレッシュなどの切り替えができ、
モチベーションや生産性・業務効率へも繋がっていきます。

  2. 従業員のストレス軽減

従業員の視点を大切にしたオフィスデザインは、従業員のストレスを軽減させる効果があります。
業務を行う上ではストレスやプレッシャーはつきものかもしれませんが、
業務と関係ない部分でのストレスは解消できたほうが良いですよね。
より業務に集中できるような環境をつくれば、余計なストレスも減るでしょう。

  3. 従業員同士のコミュニケーション活性化

従業員間のコミュニケーション活発化が期待できるのも、メリットの1つです。
チームで業務を進める場合は、担当者同士は密にコミュニケーションをとる必要があります。
従来なら、会議室で会議をする、デスク周りで意見を共有するなどが一般的かもしれませんが、
そこに工夫のあるデザインがあればよりコミュニケーションが取りやすくなります。
・会議室だけでなく、広めの通路・空きスペースに大きめのテーブルを設置する
・中間地点にオープンエアーなミーティングスポットを設置する
などの工夫は事業にプラスの影響を与えるかもしれません。

  4. 従業員の離職防止

優れたオフィスデザインは、従業員の離職防止や優秀な人材の確保にも役立ちます。
求職・転職の際には業務内容や給与、福利厚生など、さまざまな要素を見ているものですが、
実は「オフィスの環境」を会社選びの判断ポイントとしている人も少なくないのです。
配慮の行き届いた快適なオフィスとただデスクが並んだオフィス、どちらで働きたいでしょうか。
優秀な人材が「長く勤務したい」と思える環境は中長期的な事業成長にも繋がるということです。

5. オフィスデザインで働き方改革の効果を得るために

「働き方改革法」とは、2019年4月から順次施行が開始した法律です。
「働く人びとが、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で『選択』できるようにする」ことが目的とされています。
この法律以降、これまでに以上に効率性・生産性が求められるようになり、
それにともなってオフィスデザインを見直す企業が増加傾向にあります。
・より働きやすい環境を整える
・従業員のメンタルヘルス対策を意識する
・生産性の向上を図る
オフィスデザインでできる「働き方改革」、どのような空間がポイントとなるのでしょうか。

  1.「従業員のメンタルヘルスを守る」リラックスできる空間を作ろう

これは各企業にとって大きな課題の1つです。
従業員のメンタルヘルスを守るための取り組みとして代表的な例の1つが
リフレッシュスペースなどリラックスできる空間をオフィスに設置することです。
気軽に休憩できるスペースが社内にあれば、業務中の気分転換が図りやすくなります。
また、そうしたスペースには従業員が集まり、コミュニケーションの活性化も期待できます。

  2.「オフィス緑化でストレスを緩和する」緑を取り入れよう

「オフィス緑化で従業員のストレスを緩和する」
オフィス緑化が従業員のストレス緩和に効果があったとする研究結果も多く発表されています。
取り入れ方としては
・スペースがあれば観葉植物を置く
・スペースがなくても壁や天井をツタで覆う
などが可能です。
緑を取り入れることを前提にオフィスデザインを検討してみてはいかがでしょうか。

  3. 「集中しやすい環境を整える」空間のメリハリを考えよう

「コミュニケーションのしやすさ」「1人で集中して進められる環境」
オフィスではどちらも求められるものですよね。
オフィスデザインを行う時には、それぞれ集中しやすい環境を作ることを意識しましょう。
従業員同士のコミュニケーションの場を設けると同時に、
パーテーションで区切られたブースのような空間を設置することで業務にメリハリが生まれ、
結果として業務効率化・生産性向上につながるでしょう。
 
オフィスデザインの最新トレンド>
働き方改革、新型コロナウイルス感染拡大により、あなたの仕事環境にも変化はないでしょうか?
「全員が毎日自分のデスクに出社する」のではない会社も多くなっていることと思います。
オフィス環境の面では、これらの影響を受け、
・従業員1人ひとりに決まった座席を設けない「フリーアドレス」が浸透
・テレワークの拡大によってオフィスそのものの縮小を検討する企業も増加
しております。
 
また、環境だけでなく、オフィスデザインのトレンドも変わってきており、
・エントランス付近へのフリースペースの設置
・空間に余裕を設けた開放感のあるデザイン
・ガラス張りのパーテーションを活用したもの
などがトレンドとなってきています。

2、オフィスデザイン・移転の費用体系

1. オフィスデザインの相場

オフィスデザインの費用相場は全体で200万~400万円ほどです。
この中に、レイアウト設計費、内装工事費、通信工事費などさまざまなコストが含まれます。
<コスト変動の要因>
・デザインから施工のどこまでを委託するか
・着手規模の大きさ
・内装工事に必要な人件費・使用する部材
・レイアウトに用いるオフィス家具の値段
など
上記によって、費用相場は大きく変わるため相場はあくまで目安となり、
他の依頼に比べてちょっとした違いで価格の変動が大きくなるという点に注意しましょう。
依頼ボリュームの一部の違いによっても費用は大きく変わります。
設計費用、工事関連、その他家具等、1つ1つの内訳を細かく確認することが大切です。

2. 費用内訳:設計費関連

設計費関連の相場は
「レイアウト設計費」…25万~50万円ほど
「設計管理費」…15万~40万円ほど
となっています。
ちなみにレイアウトやデザインを自社で考えることで、設計費関連のコスト削減も可能です。
しかし専門性も高い分野なので、無理すると理想と乖離してしまうこともあります。
生産性向上など、目的が明確な場合は、効果を得るため専門家に依頼することが大事です。
また、オフィス内装だけでなく、
「エントランス工事」…8万~15万円ほど
などの企業イメージがダイレクトに反映されるエリアに着目するのもポイントとなります。
<コスト削減のポイント>
全体をこだわると費用が高くなってしまうのですが、
「会社の顔、エントランスは投資と考える」「玄関より業務効率化にコストをかける」
など、貴社にとっての優先順位をつけ、割り切ることも必要でしょう。

3. 費用内訳:工事関連

工事費関連では主に
「内装工事費」…100万~500万円ほど
「通信工事費」…200万~400万円ほど
などにコストがかかります。
※新規オフィスの施工では「通信工事費」も必須となってきます。
内装工事費…
・パーテーションによる間仕切り
・床工事
・天井裏の工事
・壁工事
・OAフロア施工
など
通信工事費…
・LAN回線工事等の整備工事
・給排水工事
・電気工事
など
これらの費用は現オフィス環境からの変更範囲、工事規模や部材などに応じ変動します。

4. オフィスデザインの費用をおさえるポイント

ここからは、費用を抑えるポイントをご紹介していきましょう。

  1. 素材のグレードをおさえる

オフィスデザインの費用を抑えたい場合は、まず素材のグレードに着目します。
受付デスクなどの素材やデザインは企業イメージにも直結しますが、
全体的にこだわりすぎてしまうと費用の高騰につながってしまいます。
また、広面積で使う床材などはコストに大きく響いてきます。
・低価格帯のものを活用する ・一部エリアで導入を見送る
など、費用を下げる工夫が可能です。
素材グレードを抑えつつ統一感を保つと、コストとデザインのバランスが図りやすくなります。

  2. 家具は自社で発注する

オフィスデザインの費用には、一般的にオフィス家具の選定なども含まれています。
「選定したオフィス家具を含めてデザインが完成する」と主張するデザイン会社もあるのですが、
任せっきりでは選定費・仲介手数料など、コストアップの原因にもなります。
・中古オフィス家具を選ぶ
・自社で調達をする
などすれば、家具代を大きく削減できるでしょう。

  3. 発注先を分ける、もしくは一括にする

オフィスデザインの費用は、発注先を分けることで抑えられるケースがあります。
これは会社によって得意分野が違うためです。
オフィスのデザイン設計はA社
実際の施工はB社
など、発注先を分けることで総合的なコストダウンにつなげられるケースも少なくありません。
・デザインのみの場合
・デザイン設計から施工までの場合
など複数パターンの見積もりを取り、それぞれの費用を見比べることをおすすめします。
 
また、真逆の意見になるのですが、
すべてを一括で委託できるワンストップサービスを利用、という方法もあり得ます。
こちらは窓口を1つに絞ることで、トータルコストを抑えることになります。
発注先を分けた方が良いのか一括した方が良いのかは、しっかり見定めましょう。

  4. 複数社に見積もりを依頼して比較する

相見積もりを取得し、コストを見比べることをお勧めします。
複数のオフィスデザイン会社・施工会社から見積もりを取得することはとても大切です。
「A社では200万円のコストが、B社では150万円」といったケースも少なくありません。
これは、一部工事を外部業者に委託するためコストが増えるなどが原因で、
同じ工事であっても会社によって違いがあるため見積もり金額が変動するのです。
また、発注先を分けるべきか、一括で委託するべきかといった判断にも役立ちます。
各社の設計や工事費などの細かい費用を含めて比較してみてください。

3、オフィスデザイン・移転の依頼スケジュール

オフィスを移転する場合>

オフィスを移転する場合に、必要だと考えられる期間は約半年から1年です。
問い合わせをしてすぐに即デザイン作りができることは少なく、
オフィスの移転先候補や移転の経緯、目的について細かくヒアリングを行う必要があります。
工期・納期が延びてしまう可能性もあるため、希望時期の1年以上前には相談しておきましょう。
また、現段階では具体的でない場合、長期目線で対応してくれる企業へ相談すると良いでしょう。

内装デザインのみ依頼する場合>

内装デザインのみ外注する場合、必要期間は一般的に1ヵ月前後といわれています。
ただ、ご依頼の範囲によって大きく変動します。
<短期間で済む可能性が高いもの>
・レイアウト・デザインのみ変更
・オフィス内にある什器・家具を活用する場合
<長期間を見込んでおいた方が良いもの>
・大規模なレイアウト変更
・カーペットの交換など搬入出が多い場合
通常業務に影響を受けないように対策をする必要もあるため、
繁忙期や異動タイミングなど自社のペースも鑑みて、余裕を持って取り組みましょう。

1. オフィスデザイン依頼の具体的な流れ

ここからは、必要なスケジュールの流れを細かく分けて紹介していきます。
どのような工程で進んでいくのか、自社のスケジュールに置き換えて考えてみましょう。

  1. ヒアリング

まずは打ち合わせを設け、依頼内容の細かなヒアリングを行っていきます。
オフィスの移転・増設の経緯、希望するデザインについてなどお伝えしましょう。
今のオフィスの問題点・使いにくさなども、遠慮なく伝えておくことがおすすめです。
課題や理想を共有することで、満足度の高い形を提案してもらえるでしょう。

  2. 見積り・契約

どの程度の費用がかかるか、予算や期間が自社のスケジュールに収まるか確認しましょう。
見積もり取得時は、デザイン費用の他、工事・施工費用も細部まで算出してもらってください。
似たようなデザインでも、通信設備工事、内装素材等で費用が変動するため、検討中のデザインごとの見積もりを比較してみましょう。

  3. 現地調査・分析

オフィスデザインや内容工事を施工する場所の現地調査・分析を行っていきます。
賃貸の場合は、所有主や管理会社も参加し、細かな質問や採寸に対応してもらう調査も必要です。
・現地調査で動かせない柱やエレベーター、契約上できないことなどをチェックする
・想定していた動線が可能なのか、より良い配置があり得るのではないかもチェックする
新たな発見や問題点の確認にも欠かせない作業です。
正確な図面があっても複数回足を運んでおきましょう。

  4. デザイン決め

具体的なオフィスデザインを決めるため、設計書・図面づくりのフェーズに移ります。
ヒアリングと現地調査を反映させて決めていきますが、気になる点も伝えてください。
また、理想とするオフィスに近い事例があれば、こちらも貴重な材料です。
自社の社員からも理想のオフィスを聞いておくなど、イメージに近いデザインを目指しましょう。
デザイン図面を持参して再度現地調査に行き、配置シミュレーションを行うのも効果的です。

  5. 日程調整

見積もりやデザインが決定したら、具体的な日程を調整していきましょう。
移転や新設後について、所有主や管理会社と相談し、着工日を確定させます。
また、実際の工期、完成日、オフィス移転日なども確認します。
この時、万一の遅れなども見込み、余裕を持ったスケジュールで調整していきましょう。
日程調整が完了したら社員への周知するなど、実務に影響がないよう心がけてください。

  6. 工事

着工日がきたら、実際にオフィスの工事がスタートします。
着工してからのデザイン変更は困難なため、
気になることはこの段階までに納得できるまで話し合いを重ねることをおすすめします。
 
施行中も、事前に確認していた通りに工事が進んでいるのかを定期的に確認しましょう。
工事範囲にもよりますが、全面的に工事をする場合、
スプリンクラー・消火栓などの消防設備工事や、外壁・看板などを整える工事も行います。
これらを含む場合は、滞りなく必要設備が整っているか、チェックするようにしてください。
また、オフィス家具やレイアウトも想定通りなのかを確認しましょう。

  7. 品質検査

完了後、施工品質や作業工程が間違っていなかったのかを確認する検査を行っていきます。
オフィスデザインの担当者、現場監督などでこの作業を進めます。
・内装仕上げ面の施工確認
・建具類の動作確認
・パーテーションが倒れてこないか
・消防設備が適切に設置されているのか
などの安全面も含めたチェックが一般的です。
また、図面通りの採寸になっているかなどもこの時合わせてチェックしてくれます。

  8. 引き渡し

無事に工事・品質検査を終えた後は、オフィスの引き渡しを行っていきます。
引き渡しのタイミングで、オフィスのカギやセキュリティキーの受け取り、
ここでオフィスデザイン会社や施工会社が関わるスケジュールは終了となります。
お引き渡し時に、所有主や管理会社に改めて挨拶し、円滑な関係を築けるような配慮も必要です。

2. オフィスデザインのスケジュールを組むときのポイント

ここからは、オフィスデザインの外注でスケジュールを組むときのポイントを紹介します。
デザイン以外の部分にも目を向けながら対策していきましょう。

  1. 原状回復の有無を確認

現在使用しているオフィスを引き払う場合に、原状回復の有無を確認しておきましょう。
原状回復とは、物件を借りる前の状態に戻すことです。
賃貸契約書もしくは重要事項説明書に原状回復の必要性について記載されていることが多く、
デザイン会社へ相談を始めたタイミングでの確認をおすすめします。
見逃してしまっていた場合、原状回復工事のための借り上げ期間が発生するなど、
期間・費用ともに追加負担が発生する恐れがあるため注意が必要です。

  2. 余裕のある計画を立てる

オフィスデザイン・移転時は予備期間を設けるなど、余裕のある計画を立てるようにしましょう。
できる限り短いスケジュールで進めたい場合でも、半月~1ヵ月程度の余裕は必要です。
余裕があれば、追加・補修工事発生時も、スケジュールを圧迫せず時間を確保できますね。
また、引っ越し期間も余裕を設けておくと、段階的なオフィス移転が可能になります。
業務の手を止めることなく円滑に、希望している日までに全てを完了させるためにも、
予め余裕を設けておくことは大切です。

  3. アフターフォローの有無を確認する

オフィスデザイン会社ではアフターフォローを行っている場合もあります。
移転後すぐのタイミングで通信・電気トラブルなど思わぬ課題が見つかる場合もあります。
アフターフォローがあれば、
万一の時、追加工事をしてくれるケースもあるため、追加コスト発生を抑えられます。
施工後の無料点検を実施している業者などもあるようです。
アフターフォローの有無を事前に確認しておくことをお勧めします。
 

いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!
 
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