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オフィス清掃を発注する際の成功のコツ
オフィス清掃を依頼するときの成功のコツや失敗例を見てみましょう。
オフィス清掃で失敗しないために気をつけるべきことは何か、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスデザイン清掃の依頼を成功させるには
1. 本当に必要な箇所に絞って清掃を依頼する
プロに依頼する際には、本当に必要な箇所に絞って依頼しましょう。
オフィス清掃をはじめて清掃会社に依頼するという場合、
・よくわからないからと言って清掃箇所について依頼先の会社に任せてしまう
・エントランスも、廊下も、喫煙所も……と結局フロア全体を依頼してしまう
などが起こりがちです。
上記のような行動をとってしまうと、予想よりも料金が高くなってしまうことがあります。
清掃料金を決めるためには、どこを清掃するのかが非常に重要なポイント。
費用の詳細はこちらのページにまとめておりますが、清掃料金の多くを占めるのが人件費です。
清掃箇所が多い・清掃箇所が広いとなると、スタッフの人数を増やさなければならず、
結果的に清掃料金が膨れ上がってしまいます。
依頼前にどこを清掃してもらうのかきちんと要件を整理し、
本当に必要な箇所だけ依頼すれば費用面での失敗を防止することができるでしょう。
セキュリティ体制の徹底を忘れない
自社のセキュリティ体制の徹底は欠かせません。
清掃会社はスタッフ1人ひとりに対して守秘義務を課しており、トラブルは稀です。
しかし、情報漏えいなどのトラブルはリスクをゼロにはできませんし、
万一発生してしまった場合の損失が大きくなってしまうので対策はとても重要です。
清掃を外注するということは、外部の人間がオフィスを出入りするということ。
機密情報が盗まれる可能性は常にあると言えます。
・デスク周辺は常に整理し書類などを置きっぱなしにしない
・PCは勝手に見られぬよう必ずロックをかけてから離席する
など、社内のセキュリティ体制を徹底しておきましょう。
清掃箇所別 注意すべきポイント
ここからは、清掃箇所別に清掃方法や注意すべきポイントを紹介していきます。
清掃会社に依頼する前に、どのような清掃方法なのかを大まかに把握しておきましょう。
デスク周辺
デスク周辺は自分たちで掃除するという場合も少なくないのではないでしょうか。
デスク周辺は、オフィスの中でももっとも長時間過ごす場所であることから、
パフォーマンスが落ちないようになるべく清潔に保たなければなりません。
デスク上にあるPCのモニターやキーボードは、
専用のブラシやエアダスターを用いてほこりを取り除き、
デスクはデスク用のウェットシートなどで拭き取ると汚れを落とすことができます。
スライムのような形状で取りづらいほこりまで掃除できるキーボード専用グッズもあるため、
なかなかしつこい汚れの場合には活用するのもいいでしょう。
オフィスチェア
清掃方法はオフィスチェアの素材によって異なります。
布張りタイプ…ブラシでほこりを浮かせ、ぬるま湯につけて絞ったタオルで表面を拭き取り、
細かな汚れは洗剤や歯ブラシを使って落とします。
メッシュタイプ…水と重曹を合わせてタオルに染み込ませます。
タオルで全体を拭き、更に水拭きします。
※メッシュは水分量が多すぎると縮むので硬く絞って使用しましょう。
その他にも素材別に細かな注意点があるため、できれば清掃会社に依頼するのが安心です。
床やカーペット
床やカーベットの清掃は、掃除機がけや粘着ローラーを用いた掃除方法なら自社対応できます。
しかし、たまった汚れをきれいにするためにはプロへの依頼が欠かせません。
中性洗剤を含んだ水にタオルや雑巾を付けて絞り、タオルや雑巾を汚れに押し当てて掃除します。
しかし頑固なシミや汚れを自社で取り除くのは難しく清掃業社に任せることがベストでしょう。
もし費用を抑えるために床やカーペットの清掃は頼まないという場合は、
できる限り毎日掃除機がけやモップがけを行う必要があります。
トイレ
トイレ清掃は、自宅での清掃と同じく便器本体や床などを隈なく掃除しなければなりません。
トイレ用の洗剤ブラシに洗剤を付けて便器を磨くこととなりますが、
毎日磨かなければ汚れがどんどん落ちづらくなってしまいます。
毎日トイレ清掃を行うのが難しいという場合は、プロへ依頼すると安心でしょう。
エアコン
オフィスでは埋め込み型の業務エアコンも多く、自宅で使用しているものとは異なります。
パーツの分解やフィルターの取り出しをはじめとするさまざまな細かな作業があるため、
自分たちで対応するのは困難です。
必ず業務用エアコンのクリーニングに対応している会社に依頼しましょう。
尚、オフィスビルの管理会社が、エアコンの清掃・管理を取りまとめている場合もあるので、
まずは管理会社に確認してから依頼すると安心です。
ワックスがけ
床のワックスがけは、Pタイルや塩ビシート、ラバー系、石材系、フローリングなど、
それぞれの素材によって方法が大きく異なります。
素材によって、剥離剤の希釈率など注意しなければならず、自社対応は困難です。
プロに依頼して行なってもらう必要があるでしょう。
万一、専門知識を持たずにワックスがけをしてしまうと、
床が変色してしまった、縮んでしまった、反り返ってしまった、シミができてしまった
など、取り返しのつかない状態になってしまうこともありえます。
プロの清掃スタッフでも難しい作業ですので、むやみに自分たちで清掃しないようにしましょう。
オフィス清掃依頼時のよくある失敗例
ここからは、オフィス清掃を外注した場合によくある失敗例について紹介していきます。
同じようなミスをおかさぬように注意しましょう。
1. 清掃スタッフとコミュニケーションが取れない…
清掃会社にオフィス清掃を依頼すると、
「清掃スタッフに定期清掃をお願いしているが、自社従業員が挨拶をしても返さない」
「お客様から挨拶をしても返事がなかったと注意をいただいた」
など、清掃スタッフのコミュニケーションに関するトラブルが見られる場合があります。
オフィスを訪れているお客様からすれば、外部の清掃スタッフかどうかはわからないため、
もしも清掃スタッフから無愛想な態度を取られてしまえば、イメージ悪化につながりかねません
コミュニケーションに関する指摘がないか事前に確認しておくと、リスクを抑えられるでしょう。
2. 対応できる清掃内容が少なかった…
すでに清掃会社と契約してしまったあとに、
「高所の作業は対応できない」「人員的にその清掃作業への対応は難しい」など
対応できる清掃内容が狭く悩まされることもよくある失敗例です。
清掃内容によっては、高齢者や女性では対応が難しいものも少なくないため、
その日派遣された清掃スタッフによっては、柔軟に対応できないこともあるでしょう。
契約時にきちんと確認しておけば防ぐことのできる失敗なので、
・イレギュラーな依頼が発生した場合、人員追加は可能なのか
・対応できる清掃内容は何か
など事前に細かくチェックしておくことをおすすめします。
3. 思っていたよりも料金が高い…
「もっとリーズナブルに依頼できるかと思っていた」
「いざ契約してみると毎月の清掃料金が非常に高くなってしまっている」
という失敗パターンもよく見られます。
時間単価で清掃料金を計算している清掃会社も多く、時間単価の安さから契約する方もいます。
しかし、清掃時間が想定より長ければ、結果的に料金が膨らんでしまうことになるでしょう。
なぜ清掃時間が長くなってしまうのか、てきぱきと無駄な作業なく清掃すれば短縮できるのか、
判断するのは非常に難しいポイントですが、
・格安価格に釣られて安易に契約しない
・あまりにも清掃時間が長い場合は一度見直す
などの対策が必要でしょう。
オフィス清掃を外注する際に気をつけること
ここからは、オフィス清掃を外注する際に気を付けるべきことを紹介していきます。
以下の点に注意しておけば、オフィス清掃の失敗するリスクを抑えることができるでしょう。
社内の教育体制や強みをチェックする
清掃会社の教育体制はチェックしておくと安心です。
・研修体制が整っているのか
・セキュリティ面に関する教育は十分か
などを確認しておくと、トラブルを未然に防ぐことができます。
また、柔軟な対応力・清掃のスピーディさ・アフターサポートの充実度など、
会社の強みも把握しておくとよいでしょう。
会社から近い清掃会社に依頼し相談しやすい環境にする
オフィスから遠い清掃業者に依頼してしまうと、対応エリアではあったとしても、
出張費が高くついてしまうことがあります。
近ければ近いほど出張費用は抑えることができるため、
清掃料金をできる限り抑えたいという場合には清掃会社の拠点についても考慮しておきましょう。