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ビジネスチャットツールを導入するメリット・デメリット
導入しない手はないと言ってもいいビジネスチャットツールですが、導入することで
どのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは具体的にチェックしていきましょう。
ビジネスチャットのメリット
１．社内のコミュニケーションを効率化
ビジネスチャットツールを導入するメリットとしてまずはじめにあげられるのが
社内のコミュニケーションを効率化できるということです。
これまでの情報伝達手段であったメールの場合、どうしても手間がかかりがちなもの。
メールならではのマナーが存在するのみならず、受信者がいつメッセージを見てくれるかも
わからないため、会話のテンポはどうしても遅くなってしまいます。
しかしビジネスチャットツールであれば、メールよりもテンポよく会話可能。
タスク管理やスケジュール管理も一元化できるため、部署内やチーム内における
プロジェクトの進捗具合を可視化・共有し、無駄なミーティングなどを減らすことができます。
進捗具合の可視化、さらにはコミュニケーションにおけるストレスが減ることによって
生産性の向上にも役立つのではないでしょうか。
２．スピーディな情報共有
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが
スピーディに情報共有を行えるということです。ビジネスチャットツールを用いれば
プロジェクト別、あるいは部署別などでチャットルームを設けてやりとりできるため、
周知させたいことの共有やファイルのシェアなどもシンプルに行えます。
また、LINEなどの一般的なチャットツールと同様にポップアップ通知が届くため
情報を確認するまでもスピーディに。既読機能がついているものであれば
いつメッセージを見てもらえたのか確認することも可能です。
なるべく早く確認してほしい、あるいは返信してほしいという内容の場合には
メールよりもビジネスチャットの方が向いているといえるでしょう。
３．記録に残せる
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが
これまでのメッセージを記録として管理しやすいということです。
メールでやりとりしている場合、これまでのやりとりの記録は
どうしても分かりづらくなりがちなもの。業務の引き継ぎの際にも、これまでのやりとりを
シェアしづらいでしょう。
しかしビジネスチャットツールであれば、メールのようにわざわざ自分でフォルダ分けをせずとも会話相手やグループによってチャットルームが分けられていくため、
会話内容が整理しやすいのがうれしいポイント。検索機能を通して、過去のやりとりも気軽に
参照することができます。社内のみならず、社外のメンバーとのやりとりにおいても
非常に便利だと言えるでしょう。
４．セキュリティレベルも高い
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして4つ目にあげられるのが
他の手段よりもセキュリティレベルが高いということです。
ビジネスチャットツールと一口に言ってもさまざまですが、金融機関と同レベルの
セキュリティレベルを誇るものも少なくありません。
また、IPアドレス制限や端末認証・制限などといったログインに関するセキュリティ機能のほか
操作ログ・メッセージログの管理、通信の暗号化などの機能も搭載されていることが多いため
メールよりもセキュアな環境で業務のやりとりを行うことができます。
よりセキュアな環境と求めるという場合には、クラウドではなく自社ネットワークを利用するオンプレミス型のビジネスチャットツールを選ぶのも1つの手段かもしれません。
５．社内コミュニケーションを活性化
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして5つ目にあげられるのが
社内コミュニケーションの活性化にも役立つということです。
メールの場合、どうしても型式ばったビジネスらしい文章になりがちなもの。
リアルのような気軽なやりとりとは程遠いでしょう。
しかしビジネスチャットツールを利用すれば、まるでリアルで会話をするようなテンポ
気軽さでメッセージの送受信を行えるだけでなく、
スタンプや絵文字などを活用してより気楽にコミュニケーションを取ることも可能。
堅苦しくなくオープンな職場作りにも貢献します。
コミュニケーションを取るということへのハードルが大きく下がることにより
業務の効率化のみならず従業員同士の関係性がより改善する効果も期待できるでしょう。
６．場所を選ばず会議ができる
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして6つ目にあげられるのが
場所を選ばず会議も行えるということです。
ビジネスチャットツールでは、グループチャットを用いてリアルタイムに会話できるだけでなく
ビデオ通話機能を用いてWeb会議を開くことも可能。
その他のWeb会議システムと同様、画面共有も行いながら通話を行えるため
別途Web会議システムを導入する手間やコストも省くことができるでしょう。
また、パソコンのみならずスマートフォンやタブレットからも使用することができるため
テレワーク先、外出先などさまざまなシーンで利用できるのも心強いポイントです。
７．社外の利用を柔軟に管理
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして7つ目にあげられるのが
社内・社外の利用を柔軟に管理することもできるということです。
ビジネスチャットツールによってはアクセス制限をユーザー1人ひとり細かに
設定することができ、チャットルームのみならずファイルへのアクセス制限などを
行えることもあります。
また、社外のメンバーを招待してやりとりすることも可能。あらかじめ指定された
チャットルームにしか入室できないよう設定することができるため
社内の情報に気軽にアクセスされてしまうといった問題は起こりません。
チャットルームにユーザーを招待できる・できない、ユーザーの削除が
行える・行えないなどといった権限設定も柔軟に行えます。
ビジネスチャットのデメリット
これまでビジネスチャットツールを導入するメリットを紹介してきましたが
一方でデメリットがあるのも事実です。どのようなデメリットがあるのか
その対処方法もあわせて紹介していきます。
１．社員が情報を見逃す可能性がある
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとしてまずはじめにあげられるのは
社員が情報を見逃してしまう可能性もないとは言い切れないということです。
チャットツールは、メールよりもスピーディにやりとりできるのがメリット。
しかし一方で、スピーディであるからこそメッセージが流れていきやすいことも事実。
そのため、過去の重要なメッセージを見逃してしまうことも考えられます。
そのようなミスを未然に防ぐためにも、タスクの個別割り振り機能を活用して
確認漏れを防止するほか、個別にメンションをつけてメッセージを送る、より重要な内容の場合は個別でグループを作成して伝えるなどといった対策を講じましょう。
２．対面のコミュニケーションが減少
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして2つ目にあげられるのが
対面によるコミュニケーションが減少してしまうかもしれないということです。
ビジネスチャットツールを導入すると、チャットを通して気軽に会話を行えるということから
「わざわざ直接会話する必要がない」という空気が生まれてしまいがちなのが事実です。
しかし、チャットにおける会話だけでは伝わりづらいことも少なくありません。
誤解や行き違いなどが生じないように配慮するためにも、言葉による表現が難しいような
内容の場合には、チャットツール内の通話機能を活用する、あるいは直接対面して
コミュニケーションを取るように心がけましょう。
３．不要なコミュニケーションの発生
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして3つ目にあげられるのが
不要なコミュニケーションが発生してしまうこともあるということです。
気軽にメッセージをやりとりできるということから、仕事の合間に業務に関係のないことまで
話してしまうこともあるでしょう。その結果生産性が下がってしまえば
本末転倒となってしまいます。そのため、ビジネスチャットツールを導入する際には
あらかじめ運用ルールを決めておくことが重要なポイント。
操作ログやメッセージログはマスタにて管理されていることも伝えておけば
本来の使い方とはそれた使用方法を抑止できるかもしれません。
４．情報漏洩リスクがある
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして4つ目にあげられるのが
情報漏洩リスクをゼロにはできないということです。
ビジネスチャットツールの活用方法によっては、重要なファイルや営業先の個人情報なども
管理されています。セキュアな環境が整えられているツールが多いとは言っても
社内のユーザーから思いがけぬことをきっかけに情報が流出してしまうこともないとは
言い切れません。そのため、個人情報などの取り扱いに関する規定や、ビジネスチャットツールを使用する際のセキュリティについてなどを、社員研修のような形で
事前にレクチャーしておくと安心できるでしょう。
ここまで、ビジネスチャットツールを導入する際のメリット・デメリットを確認してきました。
重要なのは、メリットやデメリットを踏まえた上で自社にマッチしたツールを
導入するということ。そこで引き続き、ビジネスチャットの種類について紹介していきます。
ビジネスチャットの種類
ビジネスチャットツールは、2つの導入形態に分けることができます。
まず1つ目にあげられるのが、セキュリティ面に強みを持つオンプレミス型のビジネスチャットツール。
そしてもう1つが、近年の主流となっているクラウド型のビジネスチャットツールです。
それぞれにメリット・デメリットがあり、自社の要件にマッチする導入形態を
選ばなければなりません。1つずつどのような特徴があるのかをチェックしていきましょう。
オンプレミス型のメリット・デメリット
オンプレミス型のビジネスチャットツールを導入する場合、先にも述べた通りセキュリティ面に
優れているというのが大きなメリットです。
オンプレミス型のビジネスチャットツールを導入する際には自社サーバー上に
システムを構築するため、外部からのサイバー攻撃リスクを格段に軽減することができます。
また、インターネット環境がないオフライン状態であっても使用できるため
万が一ネットワークの障害が起こっても問題なく使うことが可能です。
カスタマイズ性も高く、自社システムと連携させたいといったような要望にも
柔軟に応えられます。しかし、導入時にかかる費用は30〜100万円ほどと高く
すぐに導入することもできません。また、運用・管理を自社で行っていく必要があるため
メンテナンスを任せられるリソースを確保しなければならないでしょう。
セキュリティ面やカスタマイズ性を重視し、イニシャルコストとリソースを
確保できているという場合にはオンプレミス型がおすすめです。
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型のビジネスチャットツールを導入する場合、イニシャルコストを抑えて
気軽に導入できるというのが大きなメリットです。
社内ネットワーク上にインストールする必要がなく、クラウド上ですべてが完結しているため
ツールによっては初期費用0円で導入できることも少なくありません。
また、翌日にはすぐに使用を開始できるということも多いでしょう。
システムの運用は提供会社が行ってくれるため、社内でリソースを割く必要がないのも
うれしいポイントです。
しかし、クラウド上で管理されているということから、オンプレミス型に比べると
サイバー攻撃のリスクは高く、セキュリティ面においては劣ると言えます。
また、インターネット環境がないと使用することができないため、障害が発生した際には
機能しません。外部システムとの連携が可能なものも増えていますが
オンプレミス型よりカスタマイズ性は低いという点もデメリットでしょう。
導入費用をなるべく抑えたい、高度なカスタマイズは必要ないという場合には
クラウド型がおすすめです。
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