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オンライン秘書を外部に依頼する際のメリット・デメリット

秘書業務・その他依頼したいと思う業務についてはもしかしたら自社で人材を雇う、
自社のリソースを割り当てるなどで活用することもできるかもしれません。
では、自社対応とオンライン秘書へ依頼するのとどちらが良いのでしょうか。
このページでは自社対応・外部へ依頼、それぞれのメリット・デメリットを考えていきます。

自社で対応する場合のメリット・デメリット

自社で対応するメリット

メリット
1. 自社の人間なので意思疎通が早い
2. 会議や出張の同行などオフライン業務も対応可能
3. 人選について社内の人間なら事前に吟味して依頼できる
  1. 自社の人間なので意思疎通が早い
自社内の人間に業務を依頼するのであれば、直属の秘書であればすぐその場で指示ができます。
また、別部署に依頼をするのであっても、社内ならやりとりも早いでしょう。
直通電話やメール、部署を訪れるなどで速やかに依頼ができますし、
直接会話で依頼ができれば、具体的なやりとりも生まれます。
依頼された側からの質問もしやすいでしょう。
  1. 会議や出張の同行などオフライン業務も対応可能
オンライン秘書は「オンライン」の秘書ですので、
例えば会議へ出席する、出張の間のサポートをするなどのオフライン業務は対応ができません。
その点、自社で対応をするのであれば、例えば社内秘書なら同席・同行も可能です。
他部署の人間が商談等に同席し説明に上がることなどもできるでしょう。
特に営業や広報・PR活動などではその人が出てくることで生まれる効果は大きいです。
  1. 人選について社内の人間なら事前に吟味して依頼できる
例えば同じ新しい仕事を誰かに依頼する場合に、
「自社でその分野に長けているのはこの人かな」「この分野のスキルはこの人にお願いしたいな」
などパッと思いつく人が出てくるかもしれません。
そしてその際にはただ書類上のスキルではなく、その人の実際の働きぶりや過去の成果などが
付随して思い浮かぶものでしょう。
オンライン秘書の場合は、スキルは事前にチェックされた人材に依頼できたり、
オンライン秘書会社側で委託先へ依頼したりができますが、
そのスキルを事前に測ることが難しいところがあります。
人選については社内の方が選定しやすい側面があるかもしれません。

自社で対応するデメリット

デメリット
1. 複数業務を頼むには相当なスキルが必要
2. 人件費がかかってしまう
3. ノンコア業務やサポート業務に必要なリソースを割く必要がある
  1. 複数業務を1人に頼むには相当なスキルが必要
オンライン秘書に「書類作成・電話メール応対、マーケティングリサーチ、翻訳、Web運用」を
お願いしたいと思っていた場合、相当なスキルがある秘書でないとこなせないでしょう。
マーケティング・翻訳・Web運用などはそれぞれスキルが必要です。
優秀な秘書を1人採用して依頼するにしても困難を極めるでしょう。
また、万一その人が離職してしまった・異動してしまった場合に代理の方を探すことも難しく、
現実問題として1人に依頼できないので、複数人を雇うか外注するしかない、となりそうです。
  1. 人件費がかかってしまう
上記の通り、1人で対応できない可能性が高い業務や、業務量が膨大なものなどは、
自社で複数人の人材を集めなければ対応できません。
そのため人件費がかさんでしまう可能性が高いです。
スキルが高度であればあるほど、人件費もかかりますし、
また、そこを切り詰めようとすると離職されてしまう可能性も出てきます。
離職、再度採用活動となってしまってはより費用がかかる点も含めて、無理に切り詰めることは
できない部分となるでしょう。
  1. ノンコア業務やサポート業務に必要なリソースを割く必要がある
自社で業務が回らないほどパンパンである場合や、少数精鋭で経営している場合、
必要なリソースがノンコア業務・サポート業務に割かれてしまうことは大きな問題です。
その業務を行う間によりクリエイティブな作業や営業活動などを行ってほしいものですよね。

オンライン秘書へ依頼するメリット・デメリット

オンライン秘書に依頼するメリット

メリット
1. 自社のスタッフが他のコア業務に集中できる
2. 幅の広い業務をそれぞれのプロに依頼できる
3. 人件費を抑えられる可能性がある
4. 自社の特定の人材に依存してしまうリスクを避けられる
  1. 自社のスタッフが他のコア業務に集中できる
誰でも代替可能な作業やノンコア業務に、自社の貴重なスタッフを割くのは惜しいものです。
まして、少人数で経営している場合などは、尚更でしょう。
また、作業が「外部に依頼しようかな」と思うほどの量であれば、仮に社内で協力してこなせても
自社スタッフはその間本来業務ができず、負担になってしまっている可能性があります。
本来行うべき作業・コア業務に割く時間が減ってしまっているのであれば、
オンライン秘書の導入を検討すると良いでしょう。
  1. 幅の広い業務をそれぞれのプロに依頼できる
自社でそれぞれのプロに依頼をしよう、となったらスキルのある人材を採用するところから
始めなければならない可能性があります。
そうなれば「その業務」は依頼できても、「その他の業務」については専門ではないのです。
秘書業務は多岐に渡るもの。全ての専門家というのはなきに等しいです。
オンライン秘書であれば、オンライン秘書会社側が依頼に専門に対応できる人材をご用意。
複数業務の依頼であればそれぞれについてスキルや経験のある人材をアサインできます。
ちなみに、これらを全て自社ではなく、外注で行おうとなればそれはコストが嵩むので、
一括して同じ企業に専門家を依頼できるという点は大きなメリットとなるでしょう。
  1. 人件費を抑えられる可能性がある
必要スキルを備えた人材が自社にいて、そのリソースを当てる場合、その人の本来業務に穴があき
自社に必要スキルを備えた人材がいない場合は、採用スタートになるという点がデメリットです。
自社人材を充当すれば一件人件費は抑えられているように見えますが、実際にはメインの業務が
稼働していない状態なので、その工数分を取り戻すコストがかかるか、その分の損失になります。
また、採用活動から行うのであれば、それなりのコストが必要でしょう。
オンライン秘書はコストはかかるものですが、採用活動費や自社人材充当での損失に比較した時、
トータルでオンライン秘書へ依頼した方がお得ということはあり得ます。
  1. 自社の特定の人材に依存してしまうリスクを避けられる
自社で1つの業務に特定の人材が対応し続ける場合や、1人のハイスペック人材に頼りきりの場合、
属人化してしまうリスクが伴います。
その人でないとできない、その人が辞めてしまったら対応できる人がいない
優秀な秘書1人や歴の長い秘書1人を抱えるリスクに怯えてつい優遇してしまう
そのような状態は健全な雇用状態ではありません。
オンライン秘書であれば、オンライン秘書会社側で必要な人材を担当としてつけた後、
その人が不在でも対応できるよう、ワークフローをまとめたり、チーム内で共有したりします。
複数人でサポートするメリットが確かにあるのです。

オンライン秘書に依頼するデメリット

デメリット
1. 自社スタッフではないので意思疎通に少し時間がかかる
2. オフライン作業を依頼できない
3. 担当秘書の実際のスキルを事前に見極めることが難しい
  1. 自社スタッフではないので意思疎通に少し時間がかかる
社内の人材ではないので、ちょっと廊下ですれ違った際に申し送りをする、といった
ちょっとした時間での意思疎通は行えません。
何気ない会話の中にはその業務をより効率的に行うためのヒントや、
秘書業務をこなす側の不明点や相談などが含まれていることがあります。
会話をきっかけにより業務効率が上がる・より精度が上がるといったものがない点と、
オンライン秘書会社側へご連絡を取って即座にその場で対応が難しいことなどもあるので
その点はデメリットかもしれません。
オンライン会議を定例で行ってくれる企業もありますし、
速やかに担当秘書へ連携が取れる工夫をしているオンライン秘書会社もあります。
企業選びの際には、どのような連携・どのようなスピード感で業務可能なのかを
確認すると良いでしょう。
  1. オフライン作業を依頼できない
オンライン業務の専門秘書なので、オフライン作業は依頼できない点がデメリットです。
同行・同席を伴う業務や、実際のオフィス内の書類整理などのオフライン業務は依頼できません。
現在の秘書業務がオフライン中心である場合には一度業務を整理する必要があるでしょう。
例えば、書類に印鑑を押す・名刺を集めてデータに起こす作業などは、
電子印鑑の活用や名刺回収さえ行えればデータに起こす作業を秘書へ依頼することはできます。
もっと踏み込んで業務改善を行うのであれば、書類をペーパーレスにし系統立てて管理するには
オンラインでの作業の方が効率が良いかもしれません。
また、オンライン秘書会社によっては実際にオフィスに出向いて作業可能な業者もあるようです。
そのような企業を探す・社内の業務効率化・DX化を目指す、といった解決策もあるでしょう。
  1. 担当秘書の実際のスキルを事前に見極めることが難しい
自社のスタッフから適任者を選定する、自社で採用し育成するのとは違って、
オンライン秘書のスキルが期待していたレベルに届かない、といったこともあり得ます。
事前にトライアルを用意している企業や、担当アシスタントを指名できる企業もありますし、
返金保証を用意しているオンライン秘書もあるようです。
求めるクオリティや難度が高い場合、事前にそうした精度の有無を確認してみましょう。
また、これまでの取引実績やリピート率なども参考になるかもしれませんので、
依頼前の段階で尋ねてみると良いですね。
 
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!

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