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データ入力・集計を外部へ依頼する際のメリット・デメリット
データ入力・集計作業については自社で行うこともできなくはないので、
自社対応をされる方も外部へ依頼される方もいらっしゃるのではないでしょうか。
このページでは自社対応・外部へ依頼、それぞれのメリット・デメリットを考えていきます。
自社で行う場合とデータ入力・集計会社に依頼する場合の違い
データ入力・集計を自社で対応するメリット・デメリット
| メリット |
| 1. コストがかからない |
| 2. 機密情報等の漏洩の危険性が少ない |
| 3. 自社のルールに合わせた形で入力ができる |
- コストがかからない
自社でデータ入力・集計を行えば、外部へ依頼する分の費用がかかりません。
そのため、コストが削減できる点が魅力でしょう。
・データ量が膨大で手に負えない場合
・集計、分析方法が特殊である場合
などは自社での対応の方がコストがかかってしまう可能性もありますが、
通常業務の中で対応できる入力量でしたら自社対応でコストを削ることができます。
- 機密情報等の漏洩の危険性が少ない
入力するデータの内容によっては顧客情報・企業情報等の機密を含む可能性があります。
それらが万が一漏洩してしまった場合は大きな損害につながりかねません。
情報セキュリティの観点から社外に出せないものなどは社内で対応すれば、
漏洩の危険性を減らすことができるでしょう。
尚、社内で対応した場合も、元データの処理方法(紙の場合は溶解処理等)まで
事前に検討し・統一したルールを決めておくことを忘れないようにしましょう。
- 自社のルールに合わせた形でデータの入力ができる
自社で対応する場合は、入力する内容、システムやソフト、管理方法などを
全て自社のルールに合わせて設定することができます。
既存のスタイルがあるのであれば、それに則って、
既存のものがないのであれば自社でフローから設計して、
管理していくことが可能です。
自分達が一番優先したいことから順に決めていくことができるので、
社内管理がしやすいでしょう。
続いてデメリットについてみていきましょう。
| デメリット |
| 1. 人的なコストがかかる |
| 2. 機密情報を扱うため、担当者に負荷がかかる |
| 3. 扱うデータや集計内容によってはシステムの導入なども必要 |
| 4. 入力ミスやそれに伴うトラブルなどの可能性がある |
- 人的なコストがかかる
コストがかからないとは言っても、社内の人材が作業を行う時間分のコストはかかります。
もし、社内にデータ入力に慣れた人がいない場合は、
その人が作業に慣れるまで・あるいは慣れた人を採用するためのコストがかかるでしょう。
- 担当者に負荷がかかる
機密情報を扱うとなると、情報の管理体制・セキュリティの強化などが必要になりますが、
それと同時に扱う担当者の心理的負担にも配慮しなければなりません。
扱うデータによっては作業が単調になることも多い中で、
集中力が途切れないようにしないと、うっかりミスをしてはいけない、という負荷もかかります。
担当者にかかる負荷をうまく取り除けるような環境整備も重要です。
- 扱うデータや集計内容によってはシステムの導入なども必要
扱うデータや集計内容によってはエクセルシートで管理とはいかないものもあります。
たとえば、
データ管理用のシステム・SFA、CRMなどの営業、顧客管理システム・
マーケティングを行う場合はマーケティングオートメーションなどの導入も必要になるでしょう。
もし、取得した情報を元に、一斉にメール送信を行う、キャンペーン告知などを行う場合は、
他社にデータの入力・分析・管理とメール配信などが依頼できたなら、
自社のリソースはより戦略的な部分に振り分けられますよね。
どこまでを自社で行い、どこから他社に委託するか、棲み分けて考えることも重要です。
- 入力ミスやそれに伴うトラブルなどの可能性がある
自社で行うデメリットの一番大きなものが「入力ミスとそれに付随するトラブル」でしょう。
データの入力は「入力だけ」であれば誰でもできると言えばそうかもしれません。
しかし、精度に問題がある・ミスが多いとなると大きな問題に発展することもあります。
例えば、請求情報を入力し、それをDM発送する場合、
・請求情報の金額入力に誤りがあった
・入力は誤っていないが氏名と金額がエクセル上で1行ずつずれていた
・重複している情報があったが気付かず二重で請求してしまった
上記はいずれも大変な問題になるでしょう。
これは、請求だけでなく、選挙票・健康診断結果…など
どのような情報でも同様のことが言えると思います。
・ミスのない高精度の入力を求める
・重複等のチェックをする労力またはソフトを求める
となると、もしかしたら担当者の負担やコスト面を考えた時、
信頼できるデータ入力・集計会社へ一任してしまった方が良い可能性があります。
それでは、外部に委託する場合のメリット・デメリットについてみていきましょう。
データ入力・集計を外部へ依頼するメリット・デメリット
| メリット |
| 自社のスタッフが他の業務に集中できる |
| データの精度が上がる |
| 従来のやり方より良い方法が見つかる可能性がある |
| 付随業務も依頼ができる |
| コスト削減になる可能性もある |
- 自社のスタッフが他の業務に集中できる
データの入力はごく少量であれば自社の業務に大きな影響がないかもしれません。
しかし「外部に依頼しようかな」と思うほどの量であれば、
自社スタッフに負担をかけている可能性があります。
本来行うべき作業・コア業務に割く時間が減ってしまっているのであれば、
外部への依頼を検討すると良いでしょう。
- データの精度が上がる
データ入力は単純作業なので誰でもできると言えばできます。
しかし、データ入力で一番重要なものは「精度」ではないでしょうか。
データ入力のミスは取り返しがつかないものも多くあります。
ミスを防ぐために社内で対応を強化するとなると、対応策としては
・2重チェックの為に人材を多く充当する
・データ入力しやすい環境を整える
などになりますが、なかなかコストも労力も割かなければ実現しません。
データ入力会社への依頼であれば、
・専門のスタッフ ・集中できる環境 ・入力に特化したシステム
が揃っているのでデータの精度を求めることができるでしょう。
- 従来のやり方より良い方法が見つかる可能性がある
データ入力会社へ依頼をすればデータの作り方そのものを見直すことも可能です。
例えば現在エクセルに手入力で入力しているものに、使いにくさやズレやすさなどがある場合、
それらを改善し、より正確なデータを作成してもらうこともできるでしょう。
また、データ入力会社なら、画像データからテキストを抽出するシステムなど、
膨大な入力を手早く正確に行うための仕組みが揃っています。
自社で改善や時間短縮が難しい業務を依頼可能かどうか確認してみる価値はあるでしょう。
- 付随業務も依頼できる
データの入力作業だけでなく、付随する業務がある場合は、それぞれバラバラに対応し、
後で取りまとめるよりも、まとめて一箇所で対応した方が効率的です。
ここでいう付随業務とは、例えば
・データスキャン ・データ廃棄 ・データクレンジング
・電話対応 ・メール配信や封書類の発送 ・アンケートの集計分析
などを示しています。
対応可能な業務については各社異なりますが、アイミツCLOUD上でも付随業務として、
いくつか選択項目がございますのでご相談してみてください。
- コスト削減になる可能性がある
データ入力はこれまで述べてきた通り、単純作業でもあり、自社で賄うことも多いでしょう。
しかし、労力・人的コストを考えた時に、他社へ依頼した方がかえって安いこともあるのです。
依頼する内容・ボリュームにもよりますので、見積もりを取得してみると良いかもしれません。
続いてデメリットについてみていきましょう。
| デメリット |
| コストがかかる |
| 機密情報の漏洩を防がなければならない |
| 精度が悪い業者を見極めなければならない |
- コストがかかる
外部へ依頼するのであれば、当然費用支払いが発生いたします。
自社で賄えば支払いは発生しないので、その点をデメリットに感じる方もいらっしゃるでしょう。
しかし、単純な入力の単価自体はそんなに高いものではないので、自社の人件費と照らしても
大きな負担になることはないのではないでしょうか。
一度見積もりを取得して検討してみると良いかと思います。
- 機密情報の漏洩を防がなければならない
データ入力で扱う情報は、顧客・他社情報などが多く、
中には機密情報・社外秘情報・個人情報などが含まれていることもあるでしょう。
これらが万が一漏洩した時、大変な危険性があります。
自社のセキュリティの範囲外に出してはいけないものもあるかもしれません。
まずは自社のルールとして外部へ依頼することが可能なのかを把握し
その後、セキュリティについて万全を期している企業を探すように心がけましょう。
データ入力会社は機密情報を扱うプロなので、セキュリティ関連資格を取得していたり、
廃棄方法に溶解処理など完全に確実に破棄できる方法をとっているところが多くあります。
それらセキュリティ面を確実にしてから依頼するようにしましょう。
- 精度が悪い業者を見極めなければならない
データ入力会社は各社様々な方法で精度を確保しようとしています。
例えば企業情報を閲覧すると「エントリベリファイ方式でチェックしている」など
品質向上・ミスのない入力に関わる文言が出てくるでしょう。
しかし、果たしてそれが確実に実行されているかを確認することが可能かというと難しく、
万一虚偽で合った場合や、チェックが甘かった場合は大きな問題になることも少なくありません。
納品期限があまりにもタイトでチェックができなかった、結果ミスに繋がった、なんていう
過去のニュースもないわけではないのです。
業者を選ぶときには、
・実際にどんな体制で入力を行なっているのか
・短納期すぎてチェックまで実行できていないなどはないか
・逆にチェックは正確に行なっているが納期に間に合わない危険性はないか
などを確認してから選ぶようにしましょう。
また、ご依頼の際は余裕のあるスケジュールで検討するようにしましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！