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WEB会議・オンライン商談システムを選定する際のポイント
WEB会議・オンライン商談システムを選定する際のポイントをご紹介します。
WEB会議・オンライン商談の目的は「会議・商談を円滑に行うこと・成功させること」です。
その目的を叶えるためには、どのようなシステムを選んだら良いのでしょうか。
選定のポイントを見ていきましょう。
WEB会議・オンライン商談システムを選ぶ際の7つのポイント
１. 音声品質・映像品質に問題ないか
Web会議・オンライン商談システムの選び方として、音声品質・映像品質のチェックがあります。
せっかくシステムを導入しても音声や映像に乱れがあれば会議の進行が妨げられます。
実際に音声や映像の品質に問題があると、会話が途切れるなど会議に集中できませんよね。
通話品質は、第一にはインターネットの接続環境によるところが大きいため、
通信環境を整備することが大切です。
また、通信環境を整えてもシステムの処理速度が低いと音声が遅れたり映像が重くなります。
充実した会議を行うためにも事前にトライアルなどを利用して、
音声品質・映像品質に問題ないかを確認しましょう。
２. サポート体制は整っているのか
システムの選び方として、サポート体制の確認も重要なポイントです。
会議・商談の最中にトラブルが発生した場合、続行するには速やかなサポートが必要です。
保守・運用をベンダーに依存する場合はサポート体制についてよく確認をしておいてください。
サポート体制のチェックをする際は、
・問い合わせ窓口の対応時間
・トラブルま対応までの所要時間
・日本語でのヘルプデスクサポートの有無
などを確認してください。
会議や商談が夜間や休日も行われる場合は24時間体制、365日対応であるものをおすすめします。
また、海外のシステムを導入する場合、日本語でのヘルプデスクがないこともあるので、
選定時点で注意して確認するようにしましょう。
３. セキュリティ面は万全か
Web会議・オンライン商談システム選びでは、セキュリティに関するチェックも欠かせません。
Web会議・オンライン商談システムはインターネット回線を通じて通信を行います。
特にクラウド型のシステムを導入する場合は、外部脅威に晒されるリスクが高まります。
特に通信が暗号化されていない場合は第三者に盗聴される恐れがあるため注意が必要です。
会社の会議では顧客の個人情報や企業の機密情報まで重要な情報をやり取りする場面があります。
万が一、情報漏洩があったら信頼を損なうだけでなく、損害賠償請求に発展することもあります。
セキュリティについては事故が起こってから反省しても遅いので、
システムを導入する際は必ずセキュリティ体制の内容について確認をしましょう。
４. 誰にとっても使いやすいか
Web会議・オンライン商談システム選びでは、操作性も押さえておきたいポイントですよね。
せっかく導入したシステムが使いにくいとなっては使われないままになってしまいます。
使われないままならまだ良いのですが、会議の度に先方に迷惑をかけている、となったら
導入の目的を果たせず、本末転倒ですよね。
Web会議・オンライン商談システムは会議・商談の参加者全員が使用するので、
利用する方皆にとって使いやすいシステムであることが求められます。
操作が複雑だと利用時に混乱が生じる恐れがあります。
高度なリテラシーがなければ使いこなせないものは定着しないため、
マニュアルを見なくてもぱっと見て操作できるような製品を選ぶのがベストです。
もし、検討している商品にトライアルがあるのであれば、導入前に一度試してみて、
関連部署全員が使いやすいかどうかを確認してみると良いでしょう。
５. 必要な機能は揃っているのか
Web会議・オンライン商談システム選びでは機能面の比較も重要です。
選定に際して「自社に必要な機能が揃っているかどうか」はとても大切なポイントです。
基本的に機能が増えると料金は高くなるので、オーバースペックなものはお勧めしません。
しかし、自社で必要な機能が揃っていない場合は導入の目的を果たせず、定着を妨げるでしょう。
自社に必要な機能が何か分からない場合は、
Web会議・オンライン商談システムでどのようなことを実現したいかを掘り下げてみましょう。
実現したいことがあれば課題が浮き彫りになり、解決のためにどんな機能が必要か見えてきます。
掘り下げた結果、どの商品が合うのかわからない場合は気軽にご相談ください。
６. 利用可能人数は足りているか
Web会議・オンライン商談システムの選び方として同時接続数も確認するようにしてください。
製品ごとに同時接続数が異なります。
最小で数名のものから最大では1万名まで同時接続できる製品もあります。
また、同じ製品でもプランによって利用可能人数が変わることもございます。
将来的に利用人数が増える場合は、まずはスモールスタートをして、
事業の成長に伴って上位プランに乗り換えるのも選択肢の一つになるでしょう。
この場合、注意するべき点は、最大利用可能人数が少ない製品を選んでいたために、
将来的にキャパを超えてしまうケースです。
途中でシステムを変えるのは想像以上に大変です。
利用人数については将来予測をしたうえで製品選びをすることをおすすめします。
７. コストパフォーマンスは高いか
Web会議・オンライン商談システム選びでは額面だけでなく、
「コストパフォーマンス」の高さにも注目をするようにしてください。
利用料金については出来るだけリーズナブルに越したことはありませんが、
自社に必要な機能がなかったり、同時接続数が利用人数を下回る場合は使い物にはなりません。
料金重視の場合でも、額面ではなくコストパフォーマンスで選ぶことが肝心です。
また、システムを導入すれば会議出席のための移動費や出張コストの削減が可能ですので、
システムの導入費用がかかったとしても、経費削減幅の方が上回れば導入の価値はあるでしょう。
反対に導入費用の方が上回る場合は導入を見合わせるか、別の製品に目を向ける必要があります。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！