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PRを自社で行う場合と外注する場合の手順
PRがどのような作業なのか、依頼の手順・スケジュールを詳しく見ていきましょう。
PR活動の流れ
PR活動にはさまざまな方法があり、内容によって流れも様々なのですが、
ここでは、対外的なPR活動の流れとしてPRイベントの実施を例に解説します。
- 調査・分析
イベントを行う際のターゲットユーザーの属性、動向、趣向を調査します。
また、PR商材の分析や競合他社の類似商品、ブランドについても良く調査します。
イベントを成功させるためにはターゲット・商材の分析は必要不可欠な工程です。
できるだけ、詳細に行うようにしましょう。
- プランニング
PR対象のターゲットがいるSNSや各種メディアを調査・選別します。
PRの土俵が決まったらイベントの内容・プロモーション方法や情報発信のタイミングなど
詳細を決定していきましょう。
この段階でどのような切り口でアプローチするかの検討も必要です。
プランニングの際は、独りよがりにならないこともポイント。
PRの目的はステークホルダーと良好な関係を築くことです。
目的達成のため、ターゲットがどのような情報を求め、どこから情報を得ているのかなど、
調査・分析段階で調べ上げたことを元に、方法を検討していきましょう。
＜調査・分析、プランニングについて＞
プランニングを成功させるには相手をよく知ることが大切になりますが、
初めてPRを行う場合や、リソースが足りないとき、調査・分析のノウハウがないときは、
PR会社など外部の専門家を頼ることがおすすめです。
- 事前準備
社内情報の統制やプレスリリースやメディアリスト作成・配信、広告出稿、
関連会社を対象とした事前説明会など、PRイベント開催前の告知・宣伝を行います。
- メディアへのアプローチ
テレビ、雑誌、Webメディア、SNSなどにアプローチ。
イベント招待状を発送し、参加のための動員を行います。
- イベント実施・取材対応
イベントを実施し、メディアなど参加者にリリースや情報資料などを提供します。
この際、ただ情報を提供することだけが目的ではなく、
ニュースや露出に繋がるよう関係を構築することも目的の1つです。
提供する情報の選定・対応する担当者の事前研修など、
必要と想定されるものは準備しておくと良いでしょう。
取材が発生する場合は取材対応を行うことで、意図した内容で発信されるよう注意が必要です。
＜メディアトレーニングが必要な場合は＞
メディア対応・取材対応などは誰でもすぐその場でできるものではありません。
うっかり失言をしてしまうと会社の信用にも関わりますし、
良い関係を築いていきたい場合は、マナーや対応についての事前レクチャーが重要になります。
「メディアトレーニング」についてもPR会社へ依頼することが可能ですので、
リスクマネジメントの一環として検討することをお勧めします。
また、全てを社内で行うことが難しい状況である・大規模なイベントを開催したい、
など状況によってはPR会社にお任せすることも検討してみてください。
PR会社なら、会場の手配・メディア誘致、集客・司会の手配・運営・窓口対応など、
PRイベントに必要となる各事項を引き受けてくれるでしょう。
- 集計・分析
ターゲット反応の収集、広告費換算値の集計などを行います。
PRは最終的にどのような効果を得られたか分析するところまでがセットです。
単にPRしてイベントを行うだけでは片手落ちになってしまいます。
最終的に全体を振り返り、
・今後のさらなる露出の検討
・問題点の洗い出し、打開策の検討
などを行うようにしましょう。
自社対応する際の流れ
PR業務を自社で行う場合は、PRの企画を立ち上げて予算を決めます。
＜企画の立ち上げに必要な事柄＞
・自社の現状課題の洗い出し ・PRの目的
PRは必ず効果を得られるものではなく、無理のない予算に押さえることもポイントです。
次に
・活動計画の策定 ・KPI設定 ・市場調査
を行い自社でどのようなPR施策を行うかを決定します。
活動概要が決まったらプレスリリースを作成し発信。
プレスリリースは適切なタイミングを逃すと、情報価値が下がるため注意が必要です。
イベントやキャンペーンなど、実際のPR活動が終わったら
効果測定を行い、結果を次のPR活動に活かします。
外部へ依頼する際の流れ
PRを外部に依頼する場合 〜事前準備〜
PRを外部へ依頼される場合は事前準備が大切です。
特に失敗を防ぐには予算決定と発注先候補の比較検討が大切です。
予算を決める
PRを外部に依頼されるのであれば、第一に相場を知り、予算を決めておきましょう。
PRにはプレスリリース作成、イベント企画の人件費、
テレビ局や出版社などメディア各社への営業コスト、コンサルティング料
などさまざまな費用が発生します。
また、料金形態も各社異なりますので、事前に予算については会社で決定をし、
複数見積もりを取得する・見積もり項目に何が含まれるか把握するなどして、
予算に合う企業を探すよう心がけましょう。
複数の会社を候補に挙げる
PRの依頼先は大手から小規模までさまざまな会社があります。
そして、依頼先を選ぶときは自社のニーズを見極めて、相性の良い会社を選ぶことが大切です。
最適の一社を選ぶのには候補を複数挙げた上でよく比較検討することが肝心です。
PR業務を外部へ依頼する場合も、企画立ち上げから予算決めまでは、自社で行う場合と同じです。
予算については依頼するとその分費用がかかるため自社で行うより多めに想定しておきましょう。
その後、依頼先選定をし、実際のご依頼の実行へと移ってていきますが、
依頼先選定後の流れについてはこの後の項目で、
具体的な期間やスケジュールをご紹介していきます。
PRを外部に依頼するのに必要な期間
PRは依頼したらすぐにPR活動を実施できる訳ではありません。
PRの依頼の期間についてはプロジェクトの規模によりますが、
企画・立案から効果測定まで終えるのに半年程度見ておくことが必要でしょう。
・競合調査 ・プランニング ・プレスリリース配信 ・資料作成
などPR会社としてPR活動の実施前にやるべきことが沢山あります。
また、さらにそもそも依頼する前に自社ニーズに合うPR会社を探す時間が必要です。
自社に合う会社を探すには
・自社の課題の洗い出し ・PRの目的の明確化 ・PR会社の調査 ・見積もり ・比較検討
など事前準備〜選定までの工程もこなさなければなりません。
PR活動の効果を出したいタイミングから工程を逆算してスケジュールを決めましょう。
特に注意を要するのは依頼先選定に要する時間と、プレスリリースのタイミング。
プレスリリースはメディアの締め切りに合わせなければなりません。
発行頻度の少ないメディアへアピールする場合には、
タイミングを逃すとPRを行いたい時期に間に合わない恐れがあります。
また、不適切な時期にプレスリリースを行うと情報価値が下がる恐れもあるので要注意です。
PR依頼のスケジュール
上記を踏まえ、PR依頼のスケジュールについて考えてみましょう。
継続的な活動を目指す場合は年間計画を組んで、
単発イベントなどのPRであれば実際にPRするタイミングから逆算して、取り組みましょう。
1. 企画の立ち上げ
PR会社を決める際は、最初に自社でPRの企画立ち上げをします。
具体的にどのような施策を立ててもらうかはっきりさせるためにも、目的の明確化は重要です。
・ブランディング強化を目指したい
・売上向上を図りたい
など企業によって目的は異なるものですが、できるだけ明確に設定してください。
PR会社と目的の共有ができない・齟齬があると、効果が出ないこともありえます。
また、目的だけでなく、ターゲットについても明確化が必要です。
適切なターゲット選定をすることで掲載メディアも最適化されるでしょう。
PR会社にベストの戦略を立ててもらうためにも、
PRの方向性については自社内でよく協議してください。
2. 依頼先の選定
PRの目的とターゲットが決まったら依頼先を選定します。
PR会社の種類をよく考えて選定してください。※選定のコツはこちらを参照ください。
依頼する際はどのような業務を依頼したいのか明確にした上で、
最適の会社を選ぶことが大切です。
また、PR会社はそれぞれ料金体系も異なるため、しっかりと見積もりを確認します。
予算に合う企業か・追加費用が発生する恐れはないか確認してから選定しましょう。
全国にPR会社は沢山あるため、会社選定にはある程度の時間を要します。
会社選定の時間がない場合には、依頼先をアイミツCLOUDに一任いただければ対応可能です。
3. 活動計画の策定
PR会社を決定したら担当者との打ち合わせが始まります。
ここからのスケジュールはPR会社とコミュニケーションをとりながら決定されるでしょう。
活動計画の策定では「誰に」「何を」「どのように」伝えるかを明確にした上で戦略を練ります。
ターゲット選定は自社でも行って共有をしていきますが、
改めてプロの視点でターゲットのプロファイル設計を行い、
コミュニケーション戦略立案をすることでPRの最大化を狙ってくれるでしょう。
4. 競合調査
活動計画と同様に競合調査も重要なため、並行して行われることもあります。
競合のプレスリリース数、露出分析を行い、
競合がどのような媒体でどのようなPRを行っているかチェックしていきます。
また記事内容なども分析し、勝ち抜くための戦略を検討することも重要です。
競合調査・分析を行った結果、活動計画を微調整することが必要になることもあるでしょう。
5. KPI設定
活動計画の策定や競合調査が終わったらKPI設定です。
＜用語解説＞
KPI(=Key Performance Indicatorの略語) : 目標達成に向けた重要指標のこと。
PR業務におけるKPIは
・広告換算値 ・メディア露出件数 ・プレスリリース数 ・取材件数
・メディアアプローチ件数 ・ターゲット媒体への露出件数 ・HPアクセス数
などがあります。
近年では露出件数の量より質が重視されることも多くなっています。
最終的なゴール設定に必要なことは何か絞り込み、やるべきことを決定しましょう。
6. メディアアプローチの準備
活動計画や競合分析、KPI設定が行えたら、PRの要となるメディアアプローチの準備を行います。
・メディアリストの作成 ・プレスリリースの作成 ・取材準備
・社内情報整理 ・専門家のアサイン など
すぐメディア対応ができるよう準備し、露出の機会を逃さないようにしましょう。
また、PR会社と密に連携をとり、社内調整や各種準備物の確認していきます。
メディア露出に繋がるニュース素材の開発は常に行っておくと良いでしょう。
7. プレスリリースの発信
PR活動で山場となるのがプレスリリースです。
プレスリリースを実施すべきタイミングは、PRの内容によって異なりますし、
メディアは企画や編成などが存在します。
それぞれの特性を理解してアプローチしましょう。
【PR内容別のリリースタイミング】
| イベント・新規開店 | 2週間前から小出しに情報をアップデート |
| グルメ系 | 金曜日の夕方〜夜 |
| 新製品情報発表 | 新製品投入の1週間前〜前日 |
| キャンペーン情報 | 開始2週間前〜前日 |
| 業績報告 | 即日公開、メディア誘致が目的なら1ヶ月以上前 |
【媒体別のアプローチタイミング】
| TV | 放送当日から約2ヶ月前 |
| 雑誌 | 発表約2ヶ月前 |
| 新聞 | 発行前日から1週間前 |
| 記者クラブ | 2週間から1ヶ月前 |
| Webメディア | 最短で当日対応が可能 |
媒体別のアプローチについては、
メディアの特性を配慮してプレスリリースの前に最低限の情報を伝えることで、
露出に繋げることもできます。
PR会社のノウハウを活かして、情報公開やプレスリリースのタイミング、
メディアとの連携を上手にコントロールすることがPRの鍵です。
8. 効果測定
プレスリリースが終わり、PRイベントやキャンペーンなどが終了したら効果測定を行います。
PR活動は実際にどのような効果を得たかまで分析することが大切です。
どの程度露出したのかだけでなく、
・記者はどう感じたか ・PRを見たステークホルダーはどのよう反応したか
が分からなければ、最終的に形成された評判も分からないだけでなく、
結果として企業価値の低下を招く恐れもあるかもしれません。
効果測定までセットで行うことが大切ですので、PR会社に一緒にお願いすると良いでしょう。
PRのスケジュールを組むときのポイント
プレスリリースのタイミングに注意する
PRのスケジュールで最も気を付けるべきはプレスリリースのタイミングです。
その他のタスクは自社とPR会社の事情で急ぐことも後回しにすることも可能ですが、
プレスリリースはメディアの都合に合わせなければなりません。
タイミングを間違えると情報価値が下がるだけでなく、PRの機会を得られない恐れもあります。
露出希望メディアが決まっている場合には、プレスリリースに間に合うスケジュールを組むため、
事前に問い合わせをしましょう。
スケジュールに余裕を持たせる
PRのスケジュールを決めるときは、時間的な余裕を持たせることも大切です。
特に外部へ依頼する場合は相手の会社の都合があり関係者も増えます。
予定通り進めても不測の事態が起こることもあるでしょう。
その際、時間的にギリギリだと対応できなくなってしまうため、
リスク管理の意味でもスケジュールに余裕を持って動くようにしてください。
まとめ
PRの流れについて解説してきました。
PR活動を滞りなく実施するためには、綿密に計画を立てなければなりませんし、
企画・実施にはノウハウが必要な上、かなりの労力を要します。
自社の力だけで実施することが難しい場合は、無理せずPR会社への依頼をおすすめします。
アイミツCLOUDでは、ご希望に合わせたPR会社を無料でご紹介しておりますので、
お困りの際はお気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！