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オフィスデザイン・移転 <注意点・FAQ>
こちらのページでは、「オフィスデザイン・移転」でご依頼を検討されている方に、
依頼前の注意点、移転に伴い必要となる諸手続き、オフィス移転のFAQなどをご案内いたします。
１、ご依頼前の注意点 1. 現オフィスの契約条件の確認 2. オフィス選定 3. 新オフィス賃貸借契約 4. 新オフィスのデザイン・設計 5. オフィス移転手続き 6. 各種業者選定 7. 引越し作業２、オフィス移転時の諸手続き 1.本店・支店移転登記申請書 2.異動届出書 3.適用事業所所在地・名称変更届 4.労働保険所在地等変更届 5.事業主事業所各種変更届 6.自動車保管場所証明申請書 7.転居届＜移転手続きの時間は外注で減らせる？＞３、オフィス移転のよくある質問Q. オフィス移転を検討するにあたって、何から始めれば良いですか？Q. オフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか？Q. オフィス移転の費用を出来るだけ抑えたいのですが方法はありますか？Q. 移転場所をどのように決めれば良いですか？Q. 敷金（保証金）はいつ返還されますか？返金されるでしょうか？Q. 仲介会社選定のポイントは何ですか？Q. 仲介会社は何社ぐらいに声をかければ良いですか？
１、ご依頼前の注意点
オフィスの引越しはやることが多く、担当者のやる気と元気をそぎ落としていきます。
また、頻度が少なく、何をしたら良いのかわからない…という方も多いのではないでしょうか？
そんな悩めるオフィス移転担当者の負担を少しでも減らすため、ポイントをまとめました。
少しでも参考になれば幸いです。
1. 現オフィスの契約条件の確認
オフィス移転が決まったら、何よりも先に現オフィスの解約条件・方法を確認しましょう。
「解約期間が長くて空家賃が発生してしまった」「原状回復費用が予想より高くかかった」など、
解約事項を確認せず移転先のオフィスを先に契約してしまうとトラブルを生みかねません。
移転を決めるより先に、まず現在のオフィスの契約事項に目を通すようにしてください。
＜チェック項目＞
以下の項目は移転を決めたらまずはじめにチェックしましょう。
□賃貸契約書の内容確認
□解約予告期間
□敷金・委託金返却時期
□原状回復条件（どの程度まで原状回復するか）
□原状回復
□大家側の指定業者はあるか？
□ない場合は、目星をつけてあるか？
□費用の目安
など
2. オフィス選定
オフィスの選定には大きく分けて３つの要点があります。
それは、立地・ビル・賃貸条件です。
せっかくの移転ですから、便利なビルに引っ越したいですよね。
社員の通勤が楽になったり、役所や公証役場などが近くにあると便利ですよね。
また管理会社により対応も異なるので、評判のいい会社であればトラブル時などにも安心です。
＜チェック項目＞
オフィス選定のチェック項目は細かく書けばキリがないのですが、下記参照ください。
□立地
□社員の通勤時間や取引先との位置関係
□周辺環境（駅へのアクセスや公共機関からの距離など）
□ビル
□管理会社
□共用スペース（ビル受付やエレベーターのスムーズさなど）
□設備（空調や駐車場など）
□日曜・祝祭日の使用条件□賃貸条件
など
3. 新オフィス賃貸借契約
住宅と違いオフィスの賃貸借契約は複雑なため、細心の注意が必要です。
重要事項説明を受けてもすぐサインをするのではなく、
疑問点は不動産業者に確かめ、内容を理解した上での契約するようにしましょう。
＜チェック項目＞
特に注意すべき事項は以下のとおりです。
□申込み審査
ビルの貸主によって審査基準は様々です。
貸主審査が厳しい場合は不動産業者と相談して対策を考えましょう。
もちろん、審査が厳しくない場合は申し込み書類だけで通る場合もあります。
□契約
□賃料の支払期日
□更新について
□原状回復条件
□解約予告期間
□敷金等返却時期
など
4. 新オフィスのデザイン・設計
新しいオフィスが決まったらオフィスデザイン・レイアウトを決めていきます。
レイアウトにより、持っていく家具や新しく買わなくてはいけない什器なども検討しましょう。
また、配線関係もある程度ここで決め、工事の見積もりの確認も行います。
＜チェック項目＞
特に注意すべき事項は以下のとおりです。
□一人あたりのデスクサイズ
□必要設備や備品のチェック
□購入する備品の選定
□内装工事見積もり
など
5. オフィス移転手続き
オフィスの場合は移転手続きの数も多くなります。
住居と異なる手続きも多く、慣れていないと複雑です。
抜け漏れなく手続きを済ませましょう。
＜オフィス移転手続きに関わる機関＞
□官公庁
□消防署
□郵便局
□警察署
□法務局
□税務署
□都道府県税事務所
□社会保険事務所
□労働基準監督署
□公共職業安定所
□NTT
□金融機関
□定期的に利用しているサービスや購入している商品がある会社
□リース会社
□取引先
※官公庁などでの手続きの他、お得意様への移転案内状を出すこともお忘れなく。
6. 各種業者選定
移転の際には様々な専門業者と契約をしなくてはいけません。
忘れてしまうと移転後の業務に差し支えるため、抜けのないようにしましょう。
＜オフィス移転に関わる各種業者＞
□引越し業者
□電話・ネット回線業者
□OA移設専門業者
□内装業者
□原状回復業者
7. 引越し作業
引っ越しについても事前に下記項目の確認事項を忘れないようにしましょう。
＜オフィス移転に関わる各種業者＞
□スケジュール最終確認
□荷物用エレベーターの確認
□作業可能時間の確認
□移転マニュアルの作成
□移転説明会の実施
□社内の作業割り当て
□ビル管理者との打ち合わせ
□残留物・廃棄物リスト作成
□荷物用エレベーターの確認
２、オフィス移転時の諸手続き
オフィス移転に伴う手続きについて、代表的なものをまとめてみました。
移転で皆様がイメージするであろう住所変更、電話番号変更…の他に、
オフィス移転では伴う手続きには税金・社保に関わる届出・申請もあります。
さらに、提出書類も類似したものが多く混同しがちなのでよく注意して対応しましょう。
1.本店・支店移転登記申請書
提出先：法務局
提出期限：移転日から2〜3週間
本社や支社・支店を移転する際には、本店・支店移転登記の申請が必須となります。
会社設立の日付や移転の概要といった基本情報を申請書に記入する必要があります。
本社の場合は移転日から2週間、支社の場合は3週間が提出期限となっています。
2.異動届出書
提出先：税務署
提出期限：移転後速やかに
関連事項：法人税
法人異動届出書とは、基本的事項の変更があった場合に提出必須となるものですが、
移転時には所在地・電話番号等が変更になるので提出しなければなりません。
ちなみに代表者変更、商号・名称変更、事業目的変更などの際も、提出する必要があります。
3.適用事業所所在地・名称変更届
提出先：社会保険事務所
提出期限：移転から5日以内
関連事項：年金
この書類の提出を怠ると、所属している社員の年金手続きが正常に行われない場合があります。
重要な上に提出期間が短いため、速やかに書類を作成し提出しましょう。
4.労働保険所在地等変更届
提出先：労働基準監督署、公共職業案内所
提出期限：移転日から10日以内
関連事項：労働保険
事業主の氏名や住所などが変更になった場合に提出する必要がある書類です。
法人の場合は提出は不要です。
5.事業主事業所各種変更届
提出先：公共職業安定所
提出期限：移転日から10日以内
関連事項：雇用保険
事業主の住所、名称、事業内容が変更された時に提出義務がある書類です。
法人の場合は提出は不要です。
6.自動車保管場所証明申請書
提出先：警察署
提出期限：特になし
車庫証明がないと陸運支局で自動車登録をすることができないので、必ず取得しましょう。
会社所有の自動車の登録番号が変更になる場合は、別途、陸運局へ「安全運転管理者変更届」を提出する必要があります。
7.転居届
提出先：郵便局
提出期限：転居後すぐ
関連事項：郵便物
新オフィスの住所に郵便物を郵送するために必要な書類です。
移転前のオフィスの地域の郵便局へ届け出ます。
＜移転手続きの時間は外注で減らせる？＞
オフィス移転に伴う手続きは、複雑かつ多く、更に重要な内容のものが多くなります。
もし、総務等の担当部署がない企業では、誰かが本来の業務の合間に手続きすることになります。
それならば、申請代行業者に全てお願いした方が本来の業務に専念でき、ミスやトラブルもなく手続きを済ますことができます。
オフィス移転に伴う手続きをする場合は、外注も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
３、オフィス移転のよくある質問
オフィスデザイン・移転のうち、オフィス移転についてよくある質問を集めてみました。
Q. オフィス移転を検討するにあたって、何から始めれば良いですか？
A. スケジュール、オフィス移転の是非、コストの確認をしましょう。
一番最初に、スケジュール・業務状況・現オフィスの契約などを確認します。
マスタースケジュール・コストの検討を行い、判断することが必要になるのですが、
工事・お打ち合わせの期間など疑問点はオフィス移転事業者へ相談してみるのも良いでしょう。
移転が適正と判断できた場合は、次にコストを検討します。
・今後の人員計画
・ランニング費用（家賃、交通費など）の増減
など、具体的な試算からはじめましょう。
具体的になった場合は、オフィス移転事業者に移転費用の見積もりを行うと良いでしょう。
Q. オフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか？
A. 業種、レイアウト、依頼する業者によっても異なるので、相談して見ましょう。
オフィス移転に必要な期間は、業種や大きさ（坪数）、デザイン等で変わってきます。
特にインフラ整備（電話、インターネット回線、清掃業者など）はしっかり確認しましょう。
待機期間があると業務に影響するため、移転日よりも前に設定が完了していなくてはなりません。
お任せする業者によりかかる時間も異なりますので、必ず事前にご確認ください。
Q. オフィス移転の費用を出来るだけ抑えたいのですが方法はありますか？
A. 相見積もりを取得するなどしてコスト低減を図りましょう。
まずは、オフィス移転に対するコスト試算をしっかり行います。
複数事業者から相見積もりを取得する際は、
工事費用や不要品の処分コスト、必要な備品の輸送など、詳細も確認してください。
相見積もりを取り、妥当な予算を定めて相談すればコスト削減の提案をくれる業者もあります。
Q. 移転場所をどのように決めれば良いですか？
A. こちらをご覧ください。現状と比較し適正かどうかを検討ください。
立地の他に、人員計画や会議室・給湯室などの共有スペースの配置をベースとして、検討を行いましょう。
現状よりも広くするかどうか、移転先の面積や賃料などを比較していくことが求められます。
契約を決める前に、事前に移転業者や社内で確認をするなど、冷静なご判断を心がけましょう。
Q. 敷金（保証金）はいつ返還されますか？返金されるでしょうか？
A. 契約書に記載があるはずです、確認しましょう。
返金時期は、各オーナーや貸し主により異なり、賃貸契約の書類に記載されています。
解約引き・原状回復の設定がされている場合もありますので、まずは契約書をご確認ください。
基本的には未払い・債務がなければ、賃貸借契約終了〜明け渡しまでの期間に、保証金(敷金)から原状回復費用を差し引いた金額が返金されます。
ただし、原状回復費用については契約書に取り決めがあることが一般的で、また、償却が発生することがほとんどです。返却金額がほぼ無し、というケースも少ないことではありません。
Q. 仲介会社選定のポイントは何ですか？
A. 企業規模・対応・価格全てをチェックしましょう。
一定規模（社員数30名以上程度）以上の仲介会社であれば、物件データの質量、更新性が整備されている可能性が高く、安心です。
また、貴方のご要望に対して適切な紹介ができるかは、営業担当の質にもかかっていますし、
現状復帰・リース製品の入れ替えなど、移転に伴う様々な作業に対しての実績で判断しましょう。
その判断をするために、まずは、複数の事業者に相談をしてみましょう。
提案内容・対応・過去実績などをもとに、気になる企業へ絞り込んで、
具体的なオフィス移転の目的・予算を元にした相見積もりを依頼します。
見積もりを見た上で、今度はより具体的な交渉を進めていくと良いでしょう。
Q. 仲介会社は何社ぐらいに声をかければ良いですか？
A. 多すぎると思わぬトラブルも、費用にとらわれず実績で判断すること。
多くの仲介会社に依頼すると、提案を受ける物件が被ってくる確率が上がります。
物件の被りは契約段階で紹介ルートに関してトラブルに発展することもあるので注意が必要です。
同地域・同規模・同条件の物件を探す、となるとそんなにたくさんの物件がデータベース上に載っている訳ではないので、闇雲に依頼することはお勧めできません。
とはいえ、同じ物件でも仲介手数料の差が出ていたり、紹介業者が実務を行うなどして想定よりも高くなる場合もあります。
具体的な物件を絞り込む前段階で、仲介業者選定をある程度までは行って、気になる業者に具体的なお願いをしていくよう心がけましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！