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入退室管理システムについて
皆様の会社では、入室・退室時の管理はどうしていますか？
例えば勤怠のために打刻をする・ICカードをタッチするなど何らかの管理方法で
入室を把握されていらっしゃるかもしません。
また、自社の人間の入退室だけでなく、来客の管理も必要ですよね。
受付で記帳をする以外に、最近では便利なシステムがたくさんあります。
より効率良く正確に入退室を把握するにはどのような方法があるのか見てみましょう。
入退室管理システムとは
1. 入退室管理システムの役割
入退室管理システムは「オフィスなど特定の場所の入室・退室を管理するシステム」です。
例えば、
・オフィスビルのエントランスの人の出入り
・個々の企業の出退勤時の出入り
・店舗や工場など特定の場所の人の出入り
などを管理するシステムなどが「入退室管理システム」にあたるでしょう。
・企業の出退勤を把握する ・不審者の侵入を防ぐ ・出入りする人数を把握する
などが管理の目的になります。
＜個人情報保護法改正と入退室管理について＞
2022年4月より、個人情報保護法が改正されています。
そのため、個人情報を取り扱う全ての事業者は
・組織的安全管理措置 ・人的安全管理措置 ・物理的安全管理措置 ・技術的安全管理措置
を講じなければなりません。
その中でも「物理的安全管理措置」の中には、
個人データを取り扱う区域の管理(入退室管理・機器持ち込みの制限)を定めているので、
個人情報を扱う部門がある、サーバーを保管しているなどがもしあるのであれば、
入退室管理は極めて重要になってくるでしょう。
また、「個人情報保護法」以外にも金融・医療機関など、
各機関ごとに厳格な定めがあり、入退室管理が必須となっている場合は多いのです。
2. 入退室管理システム導入の主な目的
- 入退室の正確な把握・管理
入退室の正確な把握・管理のために導入するケースは多くあります。
例えば社員だけでなく、ビルメンテナンスのスタッフや派遣・アルバイトなども含めて、
企業に出入りする全ての人に対して入退室の権限を付与し管理すれば、
権限がない人物の侵入を防ぐ・権限付与者全ての入退室状況の把握が可能になるのです。
- 情報漏洩の防止
企業活動に関わる情報は機密情報と言えます。
例えば、貴社の企業経営情報・顧客情報などは、漏洩したら大惨事になるでしょう。
そのため、入退室管理システムをセキュリティのために設置するケースも多くあります。
例／
通常の執務エリアとは別にセキュリティレベルの高い部屋を設ける
キャビネットやキャビネットあるエリアの開錠をセキュリティキーによって管理する
などが可能になるでしょう。
不法侵入による漏洩以外に社内スタッフによる情報持ち出しも防止できます。
- 労務管理への活用
入退室時にシステムを通せば、入退室の時間がわかります。
例えば、勤怠打刻と実際の入退室時間に時間に違いがないかなどもわかるのです。
サービス残業・時間外労働などの実態把握にも一役買うでしょう。
※入退室管理システムの中には、システム連携可能なものもあり、
入退室情報を勤怠システムへ転用すればさらに業務負担を軽減させることができるでしょう。
４．機密情報管理対策としての利用
上記の通り、個人情報保護法の改正などもあり、情報セキュリティ対策は各企業の課題です。
入退室管理システムを利用すれば、情報セキュリティ対策に必要なデータが取得できます。
(入退室管理記録、機密情報持ち出し管理表など)
入退室管理の方法と特徴
1. 入退室管理の方法
・手集計、紙面などアナログでの管理
通行者をカウンターでカウントする、入室・退室時に受付で記帳するなどの方法です。
入退室の管理ができれば良いのであれば、システムに限らず、手作業での把握も可能です。
直接目視し、確認をする作業がありますので、不審者の抑制という意味では心強い方法ですが、
作業に従事するスタッフが必要となるのと、ヒューマンエラーの心配は残ります。
・システムを活用した管理
アナログで管理する以外の方法としてはシステムを活用する方法があります。
主なシステムは以下の通りです。
- 暗号認証
エントランスやドアなどに機器を設置し暗証番号を入力して入室します。
設置・設定が簡単ながらも、暗証番号がわからなければ入室できないため、
セキュリティ対策として万全です。
しかし、もし暗証番号を忘れてしまったり、外部の方の出入りが多かったりする場合は、
手間と漏洩リスクが発生するのでご注意ください。
- ICカード・スマホ認証
ICカードやスマホなど特定のものを専用機器にかざして入退室管理を行う方法です。
入退室用のICカード・社員証・スマートフォン・Suicaなどが使われることが多いようです。
メリットはなんと言っても手間がかからない点です。
システム上で登録を完了すればすぐに使うことができますし、
出入りが多い場所で受付処理をする必要がなくなるので格段に対応が楽になります。
一方で、
・もし認証に使う機器を紛失・忘れた場合は入ることができない
・万が一社員が紛失・貸与した場合は部外者が侵入してしまう可能性がある
という点がデメリットになるでしょう。
- 生体認証
指紋・静脈・瞳など、その人にしかない生体情報を持って入退室を可能とする方法です。
「その人の登録情報ではその人しか入れない」「情報漏洩・なりすましが不可能」という点で
セキュリティレベルは高いと言えるでしょう。
しかし、
・初めて来訪した方などは生体情報の登録がないため、受付・登録の必要が生じる
・技術が高度な分、システム自体が他と比べて高価なものになる
という点がデメリットではあります。
＜最新システム ウォークスルー顔認証＞
歩行中人物の顔を認証することができる最新技術です。
・高速な認識速度（0.2秒以下）高い認識精度（本人識別率 99.7％）
・角度のついた顔でも認識する広い認識範囲
・マスクやメイク、メガネなどを着用していても認証可能
という認証システムが登場しているようです。
2. 入退室管理システムと他のシステムの連携
入退室管理システムは他のシステムと連携可能なものが多く存在します。
主な連携可能なシステムとその活用方法をご紹介します。
- 人事管理システムとの連携
人事管理システムを連携させると、出退勤時刻と入退室時刻の差がわかります。
入退室のたびに時刻が記録されるため、正確に労働時間を把握できますし、
タイムカードの不正や労務実態の確認にも一役買ってくれます。
- 防犯カメラシステムとの連携
防犯カメラシステムと連動れば、高度なセキュリティ対策になるでしょう。
入退室管理システムで入室・退室を記録します。
万が一何かがあった時はシステムログをチェックし、映像で状況を確認することができるので、
不正入室(なりすましや共連れ)を防ぐことができるでしょう。
- 空調・電気等のシステムとの連携
電気系統・ビルの空調などのシステムと組み合わせることも可能です。
例えば、人がいない場合は照明・空調を停止するなどができれば、節電にもなるでしょう。
建物全体での省エネが進めば、環境への配慮にもなります。
いかがでしたでしょうか。
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