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イベント企画を外部に依頼する際のメリット・デメリット
イベント企画を自社で行うか、外部に依頼するか悩むケースは多いでしょう。
コスト面や効果の面でを考えて躊躇われる方もいらっしゃるかもしれません。
イベントは、自社のプロモーションを行う大切な機会です。
そのため、イベントを成功に導く企画について、効果的な選択はとても重要です。
最適な選択のために、自社対応・外部依頼両方のメリット・デメリットを見てみましょう。
イベント企画を自社対応する場合と外部へ依頼する場合の違い
大きな違いは、負担する業務量と、クオリティの2点です。
自社対応の場合、イベント企画の準備には多くの手間と時間がかかります。
主なイベント企画の準備は以下の流れです。
① 目的とターゲットの設定
②コンテンツの決定
③ 告知作業
④ 当日の進行
目的は何か、誰に向けたイベントなのかを踏まえ、参加者が楽しめる内容を企画する必要があります。
そのため、自社対応する場合には、①の段階で苦慮するケースも考えられるでしょう。
決めなければいけない内容はほかにも、開催日時や会場、集客方法など多岐に渡ります。
方向性が決まった段階で、機材や人材、会場の手配などを行うのですが、
準備に漏れがないか細心の注意が必要です。
イベント企画会社に依頼すれば、上記のようなイベントに関わる殆どをサポートしてもらえます。
もちろん各社、得意不得意はありますので、
依頼する場合は自社の業種や業界に合った会社への依頼をおすすめします。
マーケティング戦略や集客ノウハウなどが豊富なイベント企画会社も多く、
自社対応では難しい高い技術を活かしたイベント開催が行える点も特徴です。
ノウハウがない・自社のイベント企画で効果が得られなかった場合も、
イベント企画会社であれば良い解決策を提示してくれるでしょう。
自社対応した場合のメリット・デメリット
イベント企画を自社対応した場合、手間がかかることは織り込み済みでも、
予想以上にコストがかかるケースもあります。
自社対応を検討している方は、メリット・デメリット両方を把握して検討しましょう。
自社でイベント企画を行うメリット
＜メリット＞
- スピーディーに対応できる
- イベント企画のノウハウを自社に構築できる
- スピーディーに対応できる
自社対応の場合、連絡を取り合う相手は社内の担当者が基本です。
そのため、希望や指示がすぐに伝達でき、やりとりのタイムラグを減らすことができます。
企画会議や打ち合わせのスケジュールも立てやすく、
急な予定変更にも柔軟な対応をしやすい点が、メリットです。
- イベント企画のノウハウを自社に構築できる
イベント企画のノウハウが自社に構築されやすいといったメリットもあります。
イベント企画にはさまざまなポイントや注意点があります。
それらを確認し、社内でコミュニケーションを取り、実践していけば経験・実績が構築できます。
継続的にイベントを開催したいと考える企業の場合、ノウハウは自社の財産になるでしょう。
自社でイベント企画を行うデメリット
＜デメリット＞
- 期待した効果が得られない場合がある
- 集客が難しい
- 準備の負担が大きい
- 期待した効果が得られない場合がある
企業イメージの向上や新商品のプロモーションなどを目的とされる方も多いでしょう。
しかし、自社でイベント企画を行う場合、プロモーションに長けた社員が複数いる場合以外では
最大効果のイベントを企画・運営するのは至難の業です。
イベント自体が失敗に終わってしまうケースも考えられます。
コストを重視するあまり、イベントの効果が下がってしまったという事態は防ぎたいもの。
利益と損失のバランスを慎重に考えるのが最善です。
- 集客が難しい
イベント企画では、目的に沿った効果的な集客手段やコンテンツを準備しなければなりませんが、
自社対応の場合、思うように集客ができない・り上がりに欠けるケースも少なくありません。
せっかく費用をかけて盛大なイベントを組んでも
・集客ができない
・ターゲット層と出会えない
では元も子も無いため、集客の手段は徹底して検討しましょう。
- 準備の負担が大きい
会場や機材の手配、司会者などの人員確保など、必要なもの全てを準備するのは大きな負担です。
イベントを専門に手掛ける人員が社内に既にいる場合は別ですが、
通常の業務と並行してイベント企画を行う場合、担当部署には大きな負担がかかります。
開催当日にトラブルが発生する可能性も否めず、トラブル時の対応方法の検討なども必要です。
イベント企画会社に依頼した場合のメリット・デメリット
イベント企画会社に依頼した場合のメリットがどの程度あるのか、疑問に思う方もいるでしょう。
また、デメリットを不安視する方もいるかもしれません。
ここからは、イベント企画を依頼する場合のメリット・デメリットを考えてみましょう。
イベント企画会社に依頼した場合のメリット
イベント企画をイベント企画会社に外注した場合、以下のようなメリットがあります。
＜メリット＞
- 効果の高いイベントが開催できる
- 会場手配や人員確保を任せられる
- 集客率の向上を見込める
- 企画・運営の手間を省ける
- 効果の高いイベントが開催できる
イベント企画会社はターゲット層と目的に合った企画の立案を得意としており、
斬新なアイディアや人気のあるコンテンツなど、費用対効果の高い企画の提案が期待できます。
さらに、自社では対応が難しいイベント開催も可能です。
・新商品のPRイベントにインフルエンサーを招く
・イベントを盛り上げるための設備を用意してもらう
など、自社ではアイディアは出せても手配するルートがないものも対応できる可能性があります。
- 会場手配や人員確保を任せられる
規模に応じた会場の手配や、受付・司会者などの人材確保を得意としている会社が多数あり、
イベント企画のノウハウがない場合でも安心して任せることが可能です。
＜初めて企画する時に困りがちなこと＞
・ターゲット・収容人数を照らしてどの会場が良いのかわからない
・会場の候補は絞れたがどんな準備をしたら良いのかわからない
・受付・司会の人材確保と各ポジションで何が必要なのかがわからない
など
- 集客率の向上を見込める
集客方法は様々で、ターゲットに合わせる必要がありますが、ノウハウがないと難しいですよね。
集客に不安を抱える場合も、イベント企画会社へ依頼すれば高い集客率が見込めます。
これまでのノウハウを基にターゲットや目的に合った集客方法の提案をしてくれるでしょう。
SNS、Webサイト、DM、チラシなど過去の実績などから効果的な方法を提示してくれます。
- 企画・運営の手間を省ける
イベント担当者の負担を軽減できる点も大きなメリットですよね。
イベント企画には多岐にわたる準備が必要で、通常の業務を逼迫する恐れがあります。
外部に依頼した場合はこうした業務をトータルでサポートしてくれるケースが多い点が魅力です。
＜イベント企画で準備しなければいけない内容の一部＞
・会場、日時の決定、手配 ・機材および人員の手配 ・告知や演出のための制作作業
・当日の進行 ・トラブル対応等のマニュアル作成
イベント企画会社へ依頼した場合のデメリット
つづいては、イベント企画を依頼した場合のデメリットを紹介していきます。
＜デメリット＞
- 連絡系統が複雑になる
- 社内にノウハウが構築されていかない
- 自社対応に比べコストが高くなる
- 連絡系統が複雑になる
自社対応の場合、企画の打ち合わせなどを社内で行うので、意見交換が簡単に行えます。
しかしイベント企画会社に依頼した場合は担当者・関係各所への連絡が煩雑になることも。
こうしたコミュニケーションの面で、不便を感じるケースもあります。
- 社内にノウハウが構築されていかない
外部に依頼することで、社内にノウハウが構築されにくくなる点もデメリットでしょう。
多岐にわたる業務をトータルでサポートしてもらえることは大きなメリットですが、
次回、「自社でイベント企画をしたい」と考えた場合、ノウハウが身に付いていなく、
やはり外部へ依頼しないと…となってしまうケースもあります。
自社にイベント企画のノウハウを構築したい・次回は自社で対応したい、
と考えている場合は、このデメリットを把握して、
イベント会社が行う細かな業務の1つ1つを確認したり、フィードバックを蓄積したりしましょう。
- 自社対応に比べコストが高くなる
さまざまな対応をサポートしてもらえるイベント企画会社への依頼は、
規模や目的、開催場所により、費用が数百万円におよぶ場合もあります。
そのため、コストを抑えたい場合は注意が必要です。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！