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給与計算システムの導入の手順

毎月の給与計算は非常に大変な作業です。
負担を感じるようになったら、給与計算システムの導入を検討してみるのも1つの手段。
給与計算システムを導入すれば、以後は給与計算がほぼ自動化されるので
面倒な集計をする必要はありません。 人的ミスも減ることから、業務効率は格段に向上するでしょう。
 
そこで今回は、給与計算システムの導入をお考えの方に向けて
給与計算システムを選ぶ際に役立つ情報を解説します。
 

1.給与計算システムの選び方の参考

給与計算システムは沢山あり、実際に導入する際は目的達成や課題解決に
つながる製品を選ばなければなりません。
まず最初に、給与計算システムの選び方を目的・課題別に紹介していきます。
 
<雇用形態の違いで負担が増えている>
従業員の増減やパート・派遣・正社員など複雑な雇用形態を採用している会社は
給与計算作業の負担が増えがち。給与計算作業に十分な人員が配置されている場合は
問題ありませんが、負担が増えているにも関わらず、対応できる担当者が少ないなどの
問題を抱えている場合には、給与計算システムを導入するべきでしょう。
そのような雇用形態の違いで給与計算業務の負担が増えている会社では
それぞれの雇用形態にまとめて対応しており、自動で計算できるものを選ぶのがベストです。
 
また、担当者の負担を減らすには未経験者でも分かりやすく処理できるものを選びましょう。
難しいマニュアルを見なくても直感的な操作ができれば、業務負担を圧縮できます。
加えて、低コストで運用できるクラウドタイプなら、毎月の負担が少なく社内の理解も得やすいでしょう。
 
<企業規模の変化に対応したい>
企業が成長するにしたがって事業規模は変化していきます。創業時期は事業規模が小さく
従業員数も少ないことから、給与計算もそれほど負担感は感じないでしょう。
 
しかし、会社の業績が上がり中堅以上の規模になることで、働く場所・従業員が多様化した場合
給与計算システムが必要です。将来的にさらなる成長が見込まれる場合も
相応のシステムを導入するべきでしょう。
企業規模の変化に対応した給与計算システムを選ぶには、給与計算や人事
勤怠管理などの労務関連業務にまとめて対応できる製品を導入するのがベストです。
 
給与計算システムを提供しているベンダーでは、人事システムや勤怠管理システムもあわせて
提供していることが多いので、シリーズ製品として併用してみましょう。
または、徐々にオプションやプランを加えて対応できるタイプの製品もおすすめです。
 
社員の働き方を柔軟にしたい
テレワークや直行直帰が多い社員を抱えている企業では、いかに社外で業務できる体制を
整えるかが課題。オフィス業務自体ををスリム化し、社員の働き方を柔軟にしたいという場合は
スマホから打刻できる勤怠システム機能を持つ給与計算システムを選びましょう。
 
クラウド型の製品の場合、インターネット環境さえあれば各従業員のスマホから打刻が可能です。打刻された勤怠データは自動集計されるので、そのまま給与計算できるのが
心強いのではないでしょうか。また、テレワークや直行直帰が多い社員を抱えている企業には
各種ワークフローシステムと連携できるシステムがおすすめです。
ワークフローシステムと連携できれば、各種申請などもワンストップで管理できるでしょう。
スマホから各種申請もできるので、出社しなくても申請・承認作業をオンライン上で完結できます。
 
ここまで、給与計算システムの選び方について解説してきました。
 
数ある給与計算システムの中から最適の製品を選ぶには、自社の目的や課題に沿った製品を
選ぶことが大切です。評判の高いサービスでも、ミスマッチの製品を選ぶと導入後に
後悔てしまうかもしれません。
一度導入した後は、合わないからと言って変更をするのも簡単ではないため
自社ニーズを見極めた上で給与計算システムを選びましょう。
 

2.代表的な給与計算システムを紹介

現在は多くの給与計算システムがリリースされていますが、その中でも特に多くの支持を
集めているサービスをピックアップして紹介していきます。
どの給与システムを選んだら良いか分からないと言う方はぜひ参考にしてください。
 
<人事労務 freee>
人事労務 freeeは、東京都品川区に本社を構えるfreeeが提供している給与計算システムです。
クラウド給与計算システムシェアNo1、ユーザー企業数は22万事業所を突破するなど
数ある給与計算システムの中でもとりわけ高い実績を誇ります。
 
給与計算を自動で行えるほか、所得税徴収高計算書、月額変更届、賃金台帳等の作成も可能。
webで給与振り込みもできるため、リモートワークに最適でしょう。
給与計算、明細作成、振り込みまでワンストップで自動化できることから
業務効率化を実現できます。料金プランは4通りあり、事業規模に応じて契約可能です。
「ミニマムプラン」は月額1,980円から、「ベーシックプラン」は月額3,980円から
「プロフェッショナルプラン」は月額8,080円からなど、始めやすい値段なのが心強いでしょう。 ※価格はすべて税抜
 
<ジョブカン給与計算>
ジョブカン給与計算は、東京都渋谷区に本社を構えるDonutsがリリースしている
クラウド型給与計算システムです。シリーズ製品が充実しているサービスで
人事・勤怠とあわせて利用すればワンクリックで連携することができます。
搭載している機能は給与計算、賞与計算、月変算定、年末調整、web明細、支給明細設定など。
使いやすく機能が充実していながらも月額400円/ユーザーから利用できるなど
コストパフォーマンスに優れています。
正確で楽な給与計算、低コストでの業務効率化、簡単な操作性などを求めている方にはおすすめでしょう。
また、万全のセキュリティ体制を構築しているため、クラウドサービスは
安全性が心配という方でも安心して利用可能です。
 
<GLOVIA iZ 人事給与>
GLOVIA iZ 人事給与は、東京都港区に本社を構える富士通マーケティングが
リリースしている給与計算システムです。クライアントのやりたいことを具現化し
経営層や総務部門が抱える課題を解決するために開発されたサービスで
人事給与中堅市場導入社数No.1の実績を持つなど、業界から高い評価を獲得しています。
 
給与計算機能は複雑な給与規定であっても対応可能。
データチェックや入力作業の分散化、マイナンバー収集、人事管理機能も充実しています。
国内最高水準であるデータセンターを活用したクラウドサービスに加えて
オンプレミスも提供するなど、ハイブリット環境を用意しているのもポイント。
導入形態について迷っている方にはおすすめです。
 

3.給与計算システム発注までに必要な準備

導入が決定したら、テスト稼動、並行稼動を経て本稼動となります。
給与計算は毎月発生する業務ですが、遅れやミスが許されない業務でもあります。
本格稼働までは慎重を期す必要があります。準備期間中の流れは以下のようになります。
 
1)ヒアリング・調査
給与計算業務の方法などを担当者からヒアリングし、業務量をチェックします。
また「どこまで業務を委託するべきなのか」ということについても分析し
最適な改善策を探ります。
 
2)業務フロー、運用ルールの作成
イメージが固まったら、具体的に業務フローや運用ルールに落とし込んでいきます。
勤怠の記録などは、人事・総務部門の一般社員からの協力も必要ですので
どうやって周知徹底していくか、従業員向けのマニュアル作成や研修などの
計画も立てる必要があります。
 
3)並行稼働・運用テスト
システムと社内処理を並行で稼働しながら、アウトソーシング内容の改善や
必要であればシステムを改善していきます。
 
4)本稼働
検証作業が一段落したら、本格稼働です。
ここまででだいたい3カ月~4カ月程度を要します。
 
 
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