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WEB会議・オンライン商談システムを導入する際の成功のコツ
このページでは、WEB会議・オンライン商談を導入する場合の成功のコツをご紹介します。
失敗例と注意点も解説しているためぜひご覧ください。
WEB会議・オンライン商談システムの導入を成功させるには
システム導入を成功させるため、失敗例を見て、失敗しないための対策を考えてみましょう。
1. セキュリティ対策が足りず情報漏洩事故を起こしてしまった…
セキュリティの問題は極めて重要です。
万が一のことがあった時の信用失墜・損害賠償請求などは大きな痛手になってしまいますので、
セキュリティ対策については事前に確認をしてください。
セキュリティに関しては、クラウド型かオンプレミス型かで大きく内容が分かれますが、
Web会議・オンライン商談システムの多くは外部サーバーを利用するクラウド型です。
一般的にクラウド型はその構造上、ハッキングなどのリスクを0にするのが難しいものです。
オンプレミス型と比べセキュリティ面は脆弱であるとも言われています。
オンプレミス型は自社でサーバーを構築するのでセキュリティ対策も自社仕様で対応可能です。
機密情報を扱う企業にはオンプレミス型がおすすめですが、導入費用が高い点はネックです。
近年はクラウド型の場合も、各社セキュリティには大変力を入れており、
通信内容が外部に漏れたり、共有データが閲覧されたりすることはまずありません。
また万一の時の保障についても提供元側が負担になっていることが多いでしょう。
クラウド型、オンプレミス型それぞれ一長一短あるので、それぞれの特徴をよく捉えて、
そして各製品のセキュリティ対策をよく確認して、自社に合うものを選ぶようにして下さい。
2. 利用人数が思ったより多くなり上限人数を超えてしまった…
Web会議・オンライン商談システムでは、
・同時開催可能な会議の数 ・利用人数
などに上限があることが一般的です。
人数に応じて価格も高くなることが多く、価格を抑えようと利用人数を抑えてしまうと、
思わぬ失敗につながるでしょう。
しかし、もし実際の会議室であった場合、会議に参加する人数よりも収容人数が少ない会議室…
うまく利用できるでしょうか。
実際であれば「他の場所で開催しましょう」「会議の形態を変えましょう」となりますよね。
これがWeb会議システム・オンライン商談システムの場合は、「活用されない」に繋がってしまい
結果費用対効果を考えた時に損失になってしまうので注意してください。
システムを導入する際には、同時開催可能な会議の数や利用人数を事前に確認します。
その人数で問題なく使うことができるのかを確認してから契約をしましょう。
システムによっては利用人数を増やすことが可能なものもあるので、最大限何人まで増加可能か
確認をしておくことをお勧めします。
また、スモールスタートをして徐々に組織全体へ広げることもあるかと思います。
その場合、今後増える予定の人数が許容量より大きいシステムは後々乗り換えないといけないので
組織全体にかかるストレスを考えた時にお勧めができません。
想定される最大人数がシステムの許容量に敵うものを検討しておくと良いでしょう。
ちなみに、許容量が大きすぎると、コストがその分かかることになります。
あまりにコストが高く予算を超えてしまう場合はそのシステムが向いていない可能性もあるので、
再検討をするようにしましょう。
3. 音声や画像が途切れて商談にならない…
重要な会議・商談で会話ができない、となると大きなマイナスの影響を生みかねません。
システムに同時にアクセスする場合、例えば複数のweb会議が同時に開催された時に、
回線に負荷がかかりすぎて音声・画像がり遅れてしまったりすることがあるのですが、
時折であれば対策もできますが常に支障があるとなると会議・商談どころではありません。
また、社内のネットワーク回線を通じて仕事をしているのであれば、
同じ回線をに接続している他の業務にも影響が出てしまうこともあるのです。
対策としては
・ネットワーク環境を整える
・複数回線を用意しておく
・同時に開催する会議の数を制限する
・データ容量の大きな資料は事前または後日別のシステムから送付する
などが考えられるでしょう。
4. 使いたい機能がない・不便で使えない、使いこなせない…
システム導入で一番よくあるのが「使用感が合わない」という問題かと思います。
この問題は結果、別の方法で代用してしまい定着しないといった事態につながることがあり、
せっかく費用をかけて導入しても活かされないのでは意味がありません。
この問題を解決するためには、検討段階での事前の課題・目的の洗い出しが必要不可欠です。
今ある課題をどう解決するか、どの機能があれば活用できるかを考え、
そしてその機能を搭載したシステムを探していきます。
ただ、機能さえあれば必ず全員が使えるかというとそうではないので、
実際に会議・商談をする人たちが使えるものなのか、想定と異なる部分はないかを判断するため
トライアルを活用すると良いでしょう。
試してみると「必要と思っていた機能だけどあまり使わなかった」「必要な機能がなかった」
といったミスマッチは事前に把握することができるかと思います。
導入目的・実際の機能・現場レベルでの使用感がマッチするものを選んでください。
5. 予算を超過してしまった…
機能や目的だけでなく、料金プランもとても重要です。
とても良い機能があって関連部署も使いこなせそうだけど費用がかかりすぎて経営に影響する…
それでは導入の意味がありません。
必ず、事前に相見積もりを取るなどし、
適切な価格であるか・本当にそのコストで問題ないか、
ランニングコストや保守点検費用など後からかかるコストについても問題がないか、
コストパフォーマンスを考えた時に利益になるものであるか、
などを十分に検討してから導入してください。
非対面だからこそ注意したい3つのポイント
Web会議・オンライン商談では対面と異なり意識して気をつけたい注意点があります。
これからあげる３点はシステムの選定についてではありませんが、
選定・導入の前にWebならではの注意点を念頭に置いておいてください。
以下、対面でないからこそ気を付けるべき点を3つお伝えします。
1. リアクションは分かりやすく
オンライン環境では画面越しに対面をするため、相手の反応が見えにくいのがネックです。
対面に比べて、細かな表情やボディランゲージなどは分かりにくいため、
コミュニケーションの重要な部分がそぎ落とされてしまします。
Web会議・オンライン商談ではできるだけリアクションを分かりやすくする必要があります。
特に賛成か、反対かなど意思表示をはっきりしなければならない場面では、
相手に伝わるようなリアクションを心掛けて下さい。
システムによってはリアクションボタン・投票機能などを設けている製品もあるので、
会議で多数決などをとる機会が多い場合にはおすすめです。
2. 目線を向ける方向も意識する
Web会議・オンライン商談を行う際の注意点として目線の方向も挙げられます。
実際にWebツールでコミュニケーションをとったことがある方は、
通話相手の目線について気になったことがあるのではないでしょうか？
Web会議では会議中にシステムの操作や入力作業などをする場合に、
目線がカメラから反れてしまいがちです。
自分の視線は自身で確認できないため、視線の方向は常にカメラを見るようにしてください。
また、表情や照明を明るくすることも大切です。
3. はっきりゆっくり話すよう心がける
Web会議・オンライン商談では話し方についても気を付ける必要があります。
インターネット回線を通じて音声が伝わりますので、実際の音声とは異なります。
音声品質は通信環境や製品のスペックにもよりますが、
聞き取りにくい・音声が遅れて聞こえることもあります。
オンライン通話の限界を念頭に対面の会議以上にゆっくり、はっきり話すことが大切です。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！