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電子契約サービスを選定する際のポイント
電子契約サービスを選定する際は自社に合う製品を選ぶことが大切です。
導入後、実際に活用されるかどうかはサービス選びにかかっているとも言えるでしょう。
このページでは選定のポイントをご紹介いたします。
電子契約サービスを選ぶ際の6つのポイント
1. 月間の契約数に見合ったプランを選択しましょう。
電子契約サービスの料金プランには、従量課金制が採用されていることが多いため、
選定に際しては自社の月間契約数に見合ったプランを選択することが大事です。
従量課金制は契約数に比例して料金が増加してしまうので、
もし貴社の月間契約数が多いのであれば、定額制のサービスの方が良いかもしれません。
また、送信料がかかるサービスもあるので、注意しましょう。
ただし、重要な契約については認証レベルを高める必要があります。
次項で説明を行いますが、料金のみを見てセキュリティを度外視することは避けましょう。
2. セキュリティレベルが十分か確認しましょう。
契約締結に利用するサービスになりますので、セキュリティはとても重要になるでしょう。
自社のニーズに沿ったセキュリティ機能の有無も判断材料になります。
セキュリティの確認を怠ってしまうと、自社の社内規定に仮に引っ掛からなくとも、
先方側の規定に引っかかってしまっては利用することができません。
利用する際に契約相手先の同意を得られるものを選ぶことが重要だと言えます。
3. 契約書の信憑性をどこまで確保するか確認しましょう。
電子契約システムを選ぶ際は、契約書の信憑性を担保できるか否かも確認する必要があります。
電子契約は大変便利ですが、なりすまし・改竄のリスクもあるからです。
電子契約システムの導入に際して、不正リスクをゼロにすることはできません。
しかし、利用するサービスによってはその可能性を限りなく減じることは可能です。
なりすましを防ぐには電子証明書とタイムスタンプで信憑性を担保する当事者型がベストです。
「そこまでの裏づけは求めない」「事務作業を簡略化するための導入」場合は、
立会人型でも十分です。
このあたりも自社のニーズをはっきりさせておくとミスマッチを防げるでしょう。
4. 扱う契約書類に対応しているものを選びましょう。
当たり前ではありますが、自社で扱う契約書類に対応しているものを選ぶことが必要です。
契約したサービスが自社の書類に対応していなければ使うことができないからです。
サービスごとに対応している契約書の種類が異なるため、
候補を挙げる段階で詳細に確認しておきましょう。
また、契約の種類によっては電子契約が法律で認められていない・注意が必要なものもあります。
特にここ数年で電子契約については法改正が相次いでいます。
自社で取り扱う契約については、事前に最新の法規定を改めて確認するようにしてください。
5. 費用対効果も重視しましょう。
どのシステムでもそうですが、費用対効果も重要な要素となるしょう。
電子契約サービスを利用すると、人的コスト・物理的コストを節約できるでしょう。
しかし毎月利用料がかかりますし、急激に契約が増えた場合は従量課金がかさむこともあります。
契約書の枚数が少なければ、手作業でも負担は軽く、経費もさほどかからないため、
高額なツールを導入するのは費用対効果の観点からおすすめはできません。
自社の契約数と毎月の利用料金をよく比較検討したうえで製品を選びましょう。
6. 必要な機能があるか確認する
電子契約システムを導入する際は、必要な機能があるかを確認しましょう。
特に以下の機能を確認しておくことをお勧めします。
・ステータス管理機能
現在抱えている契約が今どの段階にあるのかを把握・管理するための機能です。
承認の進捗・誰がどのタイミングでアクションする必要があるのかがわかります。
承認漏れや期限切れなど思わぬミスを防ぎ、円滑な契約締結には必須の機能です。
・テンプレート機能
テンプレート機能があれば簡単に契約書を作成できます。
また、一度作った契約書のひな型を保存しておくことも可能なので、活用できれば、
契約書の作成時間を削減できます。
・既存システムとの連携
電子契約システムは既存システムと連携できるものを選ぶのがベストです。
特に、顧客管理システムと連携できれば業務効率が大幅に向上しますし、
会計システムと連動できれば、帳簿と契約書を入力する手間も省けて大変便利です。
電子契約システムを選定する際は、自社の既存ツールと連携を必ず確認しましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！