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データ入力・集計を発注する際の成功のコツ

このページでは、データ入力・集計を成功させるコツ・注意点について解説しています。
ぜひ参考にしてみて下さい。

データ入力・集計の依頼を成功させるには

データ入力・集計を利用する際に、どのような点に注意すべきなのでしょうか。
7つのポイントをご紹介いたします。

1. 依頼内容を事前に整理しておく

データ入力・集計では作業項目・作業数・チェック回数などに応じて価格が変動します。
依頼する予定だった項目ではない項目が追加になればその分費用が変動すると考えてください。
例/
社名・住所・郵便番号・担当者名・役職・電話番号・メールアドレス・FAX番号で依頼
→事業所名、事業所毎の住所や部署名も必要となったので追加
などがあれば費用が加算されます。
1項目辺りの金額差が大きくなくても名簿10万件となれば1円違うだけで10万円違うことになり、
1項目ですまなかった場合は増えた項目分加わってきます。
また、作業数が変動した場合はより大きな金額差になります。
例えば、
・健康診断結果のグラフ作成
・アンケート集計・資料作成等の付随業務の発生
など、後から追加になると影響が大きくなります。
・依頼前に必ず社内で依頼範囲を確認する
・契約前にサンプルデータを提示し依頼範囲を明確にする
など後から追加費用が発生しないように確認作業を行いましょう。

2. 品質に関して安心できる会社を選ぶ

データ入力・集計で重要なことは「精度」です。
いくら安価に依頼が可能であったとしても、精度が良くない場合はデータとして機能しません。
品質についてはどのような入力方式を取っているのか、チェック体制がどうなっているのか、
必ず事前に確認をしましょう。
また、もし、エントリベリファイ方式など、2人以上が入力を行いチェックをする場合は、
見積もりにベリファイ分の費用が含まれているのかも確認してください。
<AIの導入について>
データ入力・集計会社ではAIを導入している企業もあります。
AI OCRというOCR作業をAIが行うことで自動入力と精度を両立させるものなどがあります。
精度は比較的高い・スピードの保証がある点がメリットですが、
一方で完璧な精度ではなく人のチェックが必要である部分もあるようなので、
導入している企業へ依頼を検討されている場合は、精度とチェック体制を確認してください。

3. 最低依頼数の設定がないか確認をする

データ入力会社によって、最低依頼数や最低依頼金額を設定している企業もあります。
よく確認をせずに単価だけで依頼を決めてしまうと、
依頼数以上の金額が発生してしまった…ということもあり得ます。
必ず事前に、
・依頼したい作業数について算出する
・依頼したい作業数に応じた見積もりを取る
・最低依頼数・最低依頼金額の設定がないか確認をする
などして依頼が適切かどうか見定めるようにしましょう。

4. 信頼できる担当者か見極める

データ入力・集計を依頼する際、担当者はとても大切です。
入力項目が膨大であったときに、言った言わないのようなトラブルは避けたいもの。
相互に話ができる関係で、担当者と事前に必要項目の確認を行う必要があるのです。
場合によっては付随業務について整理してもらったり、提案をしてもらうこともあるでしょう。
データ入力・集計に限ったことではありませんが、BPOサービスを活用し外部へ依頼する場合は
コミュニケーションが円滑であるか、信頼して相談できるかは大切な判断材料です。
自社のデータを引き渡す相手であることも念頭に置き、信頼できるかを見極めてください。

5. セキュリティ体制を確認する

最後に非常に重要なのがセキュリティ面です。
本ガイドでこれまでにも触れてきましたが、
データ入力で扱う情報は、顧客・他社情報などが多くなります。
中には機密情報・社外秘情報・個人情報などが含まれていることもありますので、
機密情報保持契約を結ぶことが可能であるか
・セキュリティに関する資格は取得しているか
・セキュリティ体制について取り組んでいることはあるか
・データ入力後データの破棄を依頼するなら、破棄方法はどのようになっているか
など確認を行うようにしましょう。
機密情報が万が一漏洩した時は大変な危険性があります。
セキュリティ面については必ず確認してから依頼するようにしましょう。
プライバシーマーク付与事業者の違反について
もし、貴社事業者がプライバシーマークの付与を受けている場合は、
「個人情報」の取り扱いに違反すると、多大な影響があるということを理解しましょう。
 
プライバシーマーク付与事業者は個人情報の取扱いにおける事故を防ぐ必要があります。
従業員の事故防止に努める必要がありますし、
万が一の事故の際の罰則を規定しておくこと・事故発生時の報告義務もあります。
改善策・再発防止策を改善報告書として作成・提出する必要も科され、
更新審査の際に再確認されることにもなるのです。
違反を起こさないよう予めセキュリティの確認を行ってください。
 
参考:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
 
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!

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