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ビジネスチャットツールの利用シーン
ビジネスチャットツールの具体的な使い方
ビジネスチャットツールにはチャット機能以外にもさまざまな機能があります。
ここでは、チャット以外にどのような使い方があるのか一部紹介します。
取り上げるのはあくまでも一部のため、以下の使い方を参考にしつつ
ぜひ自社に合った使い方を見つけてください。
タスク管理
ビジネスチャットツールを使えば日々のタスク管理を行えます。
タスク管理用にはTODOリスト機能、プロジェクト管理機能、コミュニケーション機能
ユーザー管理機能、ファイル共有機能、検索機能などが提供されています。
製品ごとに機能面で若干の違いはありますが、多くの製品ではタスク管理に必要な機能を
網羅的に提供しています。部署内のタスク管理はもとより、リモートワーク、テレワークなど
遠隔地のメンバーのタスク管理には特に重宝するでしょう。
ビジネス用ではチーム向けのタスク管理機能があるものを選ぶと、製品選びでの失敗を
避けられます。また使用用途に適した機能があるかどうかも要確認です。
日報
ビジネスチャットツールは日々の日報としても活用できます。
チャットツールには日報機能というものが搭載されている訳ではありませんが
用途に応じてテンプレートを作ることは可能です。
日報が必要な部署では日報用にテンプレートを作って、日々報告を上げて上長が管理することも
可能です。タスク管理機能と併せて利用をすれば、進捗状況も同時に管理できます。
ビジネスチャットツールを上手く活用することで、管理者は状況に即したマネジメントが
できるようになるでしょう。
電話メモ
ビジネスチャットツールは電話メモとしても役立ちます。
オフィスでは不在者宛ての電話がくることがありますが、取次ぎの際に聞き取るべき情報は
定型的なものです。そのため、ビジネスチャットツールで電話メモについてもテンプレートを
作成し、受電時間、会社名、名前、折り返しの電話番号、伝言内容などを入力できるように
しておくと便利です。都度メモを用意する必要もないため、業務効率化に役立ちます。
入電についてもタスク機能を使ってお知らせをしておくと、対応漏れを防げるでしょう。
データベース
ビジネスチャットツールはさまざまな情報を蓄積するデータベースとしても活用が可能です。
グループチャットをコミュニケーション手段として採用すれば、業務のやり取りが全て
そこに集約されます。参加メンバーは、チャットを遡れば必要な情報を全て把握することが
できるので、結果としてデータベースに成り得るのです。
マニュアル作成よりも実践的であることから、情報共有手段としても活用することをおすすめします。
ビジネスチャットツールの使い方上での注意点
ビジネスチャットツールは情報共有に便利なツールですが、使い方をを誤ると
コミュニケーションロスに繋がるなど却って非効率になる恐れがあります。
ここからは、ビジネスチャットを効果的に使うためにどのように使ったらよいか
使う際の注意点などを紹介します。
グループチャットはしっかり管理する
ビジネスチャットツールにはグループチャット機能が搭載されており、チーム内の
コミュニケーション活性化に役立ちます。グループチャットは便利ですが、さまざまな
メンバーが参加しているとやり取りが流れてしまい、時間が経過すると重要な情報が
埋もれてしまいがちです。
グループチャットは招待したメンバーが多くなるほど頻繁に情報更新が行われるため
やり取りの流れを適切なものにするにはプロジェクト、部署など必要なメンバーごとに
グループを分けることが大切です。そのためには、ある程度グループの機能を分けて
管理するのがベストです。
メッセージは簡潔に
ビジネスチャットツールの使い方のコツとして、メッセージはできるだけ簡潔に行うように
してください。特にメールのように前置き（お世話になっています）などの必要はありません。
ビジネス用のため文体がフランクになりすぎるのもNGですが、文章が硬すぎて内容が
分からなくなるのも問題があります。
また、メールの様に1つのメッセージ内でいくつもの話題がでると混乱しますので
ポイントを絞ったやりとりをするようにしてください。
特に長文になると内容が分からなくなるため、相手の立場に立って、適切な長さにまとめるなど
メッセージの分かり易さも大切です。
リアクションをする
ビジネスチャットツールの使い方として、メッセージがあったら必ずリアクションを
するようにしてください。メッセージを呼んだまま放置をするのは厳禁です。
確認の有無だけ伝えられれば良い場合は、スタンプなどのリアクション機能を使うと便利です。
コメントがそのままになっていると、連絡が伝わっているのか否か状況が分からないため
ビジネスの進捗に支障をきたします。改まった返信ができないときも、できるだけ簡単な
コメントやスタンプなどでのリアクションをするとコミュニケーションが円滑にいきます。
宛先をはっきりさせる
ビジネスチャットツールでメッセージを送る際は宛先が誰なのか分かるようにすることが
重要です。利用に際しては宛先にtoをつける、メンションを付けるなど誰宛の
メッセージなのかを明確にすることが大切です。
時間の経過とともにチャットは流れて行ってしまうため、届けたい人が気付かないと
ロスになってします。グループメンバー数が多いと一旦流れたメッセージを確認してもらうのは
ほぼ不可能のため、宛先をつけることは習慣化しましょう。
また、チャットツールに検索をしやすくなるため機能があれば、ぜひ活用するようにしてください。
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