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オフィスデザイン・移転を外部へ依頼する際のメリット・デメリット
このページではオフィスデザインを外部へした場合と、自社で対応した場合、
それぞれのメリットとデメリットを解説します。
オフィスデザインを依頼するかお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。
自社でオフィスデザインをする場合と外部へ依頼する場合の違い
オフィスデザインを自社対応する場合と外部へ依頼する場合とでは、
費用とデザインに大きな違いが出てきます。
しかし、内容によっては自社で対応が難しいものもありますので、
費用とデザインについて見てみましょう。
1. 費用
オフィスデザイン費用は依頼内容によって、50万〜400万円程度と幅広く設定されています。
※フロア数・面積によって見積もりは変わります。
オフィスデザインを変更する際にかかる主な費用は大きく以下の4つに分けられます。
・レイアウト設計（全体のデザイン） ・設計管理（オフィス家具など）
・内装、外装工事（壁紙、外壁など） ・通信工事（ネットワーク構築など）
上記の中で内装や通信工事などは専門知識のない社員による自社対応は困難でしょう。
2. デザイン
デザインについては、言うまでもなくプロの力を借りれば良いものが出来上がります。
この時、デザイン変更の場合の期間についても自社対応と外部へ依頼とでは大きな差があるので、
その部分を見ていきましょう。
外部へ依頼する場合は、変更に、数ヵ月から1年程度の時間がかかることも少なくありません。
これは1度決めたデザインをやり直しする際には、窓口となる担当者だけでなく、
設計施行関連の関連部署・関係取引先とのやりとりが発生するためです。
綿密に仕上げた設計書を後からやり直しする、となるとその修正には大きな時間がかかるため、
・早めに依頼をすること
・確定したデザインの修正を行わないで済むよう打ち合わせすること
をお勧めします。
一方、オフィス家具の入れ替えを自社対応するだけなら、数ヵ月で完成する場合もあるでしょう。
対応可否・目的なども加味して、それぞれの違いを理解した上で選択をする必要があります。
自社対応した場合のメリット・デメリット
ここからは、オフィスデザインを自社対応した場合のメリットとデメリットを紹介していきます。
＜メリット＞
自社の文化や理念を守れる
オフィスデザインを自社対応すれば、自社の文化・理念を守れるデザインにしやすいです。
一般的なオフィスデザインには使用されないこだわり・レイアウトを反映することで、
自社ならではの理念を社員に伝えるきっかけになるでしょう。
また、外注業者の都合でデザインや素材を変更される心配がないことも強みです。
ただし、理想を反映するためには、
・高いデザイン力
・内装などの施工技術
が必要になってしまいます。
自社の社員に理想を実現させるノウハウがあるのかを事前に確認しておくことをおすすめします。
＜デメリット＞
1. 理想を実現できない
デメリットとしてすぐに皆様も浮かぶであろうものが、
・理想とするオフィスの姿が漠然としていて、理想のデザインがわからない
・デザイン案はアイディアがあるが実現できない
という理想を実現できないといったものです。
オフィスデザインのノウハウが少ない会社では、
具体的に何から始めればいいのかを明確にするのが困難です。
たとえば「社員のコミュニケーションを促進するオフィス」を理想としても、
どのデザインがコミュニケーション促進につながるのか、
具体的にイメージできない場合も多いでしょう。
自社対応での実現が困難な場合、理想を実現してくれる業者を探すのもおすすめです。
2. 施工業者の手配に手間がかかる
上記のデメリットをクリアしたとして、
・施工業者の手配に手間がかかる
という問題も考えられます。
オフィスデザインに必要な内装、外装工事やオフィス家具の手配など、一つ一つを手配するには、
関係性の少ない業界であればまず初見の企業へと連絡をするところからスタートし、
最終的な依頼・施行完了までに多くの手間が発生するでしょう。
このデメリットは、業者に依頼する場合は解決できます。
既に関係性のある施工業者があるオフィスデザイン会社であれば、
デザインやイメージを確定させた後、外注先に任せることも可能になるのです。
自社対応を検討している方は、
内装や外装、通信関連の工事など、外部委託が必要な内容についても自社でクリアできそうか、
事前に確認しておきましょう。
オフィスデザイン会社に外注した場合のメリット・デメリット
ここからは、オフィスデザインを外注した場合のメリット・デメリットを解説していきます。
自社で対応する場合と照らし合わせ、満足度の高いオフィスを実現するための選択をしましょう。
＜メリット＞
1. 専門家のノウハウを活用できる
オフィスデザイン会社に依頼すれば、専門家のノウハウを存分に活かせます。
・オフィスに適した動線
・社長室や会議室など機密性の高い部屋を配置する方法
・社員同士のコミュニケーションスペース
個別のスペースと共有スペース、それらをつなぐ動線などについて、実績から最適な方法を探し、
さまざまな視点からアドバイスしてもらえるでしょう。
また、譲れない部分・理想のオフィス像があればそれを事前のヒアリングで伝えれば、
図面に起こしてイメージを視覚化して共有することも可能です。
配線・什器の配置・OA機器の置き場所など、工事・設置の観点からも提案してもらえるため、
結果的に手間の削減になる可能性もあります。
給湯室やトイレなど水回り設備はとくにビルごとの指定がされている場合もあり、
専門家のノウハウを頼った方が確実なデザインに仕上がるでしょう。
2. 業務効率化と生産性向上
業務効率化と生産性向上を意識したオフィスを実現しやすいこともメリットです。
打ち合わせを重ねる中で、社内の効率化や空間の作り方をアドバイスしてもらえるでしょう。
たとえば、
・集中しやすい空間を作るためにパーテーションで区切られた個別ブースの用意
・反対にWeb会議やブレインストーミングに活用しやすい小規模な会議室
など、言葉で書くと平たい上記のような提案も、会社の特徴ごとにアレンジできますし、
コストとの兼ね合いを考えたアイディアも持っていることでしょう。
社員がリラックスできる空間や集中できるオフィスを作ることができれば、
・業務効率化によるパフォーマンス向上
・生産性向上による売り上げアップ
などの効果を得ることが可能です。
洗練されたオフィスで働くことで社員のモチベーションも上がりやすくなり、
前向きな気持ちで業務を進められるでしょう。
＜デメリット＞
1. 費用が発生する
オフィスデザイン会社に依頼するデメリットは、まとまった費用が発生することです。
自社でオフィスデザインを対応すれば、かかる費用は人件費と材料費のみに抑えられます。
依頼した場合は、その他にデザイン料など含めた諸経費がかかってくるので、
費用は自社対応と比べて高額になるでしょう。
＜外部に依頼しても費用を抑えられる可能性＞
・中古の家具を扱うオフィスデザイン会社
・移転・回線工事などとセットで割引などを行っている企業
などもあるため、安く仕上げられる可能性もあります。
2. イメージを伝えにくい
考えているイメージを依頼先に伝えにくいこともデメリットとして挙げられます。
オフィスデザインの漠然としたイメージを言語化するのは難しく、
何度も打ち合わせをし、図面を作っても完成イメージが合わないこともあるでしょう。
こだわりのあるオフィスデザインをしたいという方は、
より具体的なイメージを伝えられるようにしましょう。
＜イメージの共有について＞
可能であれば理想とするオフィスに近い画像を共有する
大まかなイメージを記載する
などの工夫をしましょう。
また、アイディアから欲しい、その中から近いものを考えていきたい場合は、
依頼先選定の段階で、過去の実績などを見せてもらい、
理想に近いものを一緒に探していくように心がけると良いでしょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！