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オフィスデザイン・移転会社を選定する際のポイント
オフィスデザインの依頼先の選び方のポイントを7つに分けて解説します。
オフィスデザイン会社を選定するポイント
1. これまでの実績を確認する
ポイントの1つ目はオフィスデザイン会社の実績です。
実績が豊富であればオフィスデザインに関するノウハウや経験が蓄積されているでしょう。
ただし、実績数のみで判断してしまうのはおすすめできません。
実績数は多くても、自社の規模感やコンセプトと異なる実績が目立つ場合は合わないことも。
依頼したいオフィスの規模やコンセプトを踏まえた上で合いそうな企業を探すようにしましょう。
＜デザイン会社の得意分野を確認しよう＞
オフィスデザイン会社は、それぞれ蓄積されたノウハウ・経験・得意分野が異なります。
オフィスデザイン会社の事例からは、
・どのようなデザイン設計や施工を得意にしているのか
・そのような考え方でデザインを考えているのか、強みは何か
などが見えてくるでしょう。
2. 内装やレイアウトを依頼できる会社を選ぶ
内装や外装、レイアウトまで幅広く依頼できる会社を選ぶのもポイントです。
たとえば、従業員の働き方に合わせて、ネットワークや配線の設計・工事を行ってもらうと、
実際にオフィスを利用するときに、本来の業務に集中しやすい環境の用意につながるでしょう。
レイアウトや内装工事を別の会社に発注すると、それぞれと打ち合わせを重ねる必要があります。
コスト・業務への負担が重なってしまいますので、
できる限り設計や施工などをワンストップで依頼できる外注先を選ぶのがおすすめです。
3. 見積りの内容を解説してくれるかを確認する
見積もりの内容を丁寧に解説してくれるかどうかも、重要です。
見積もりの内容をわかりやすく解説してもらえるオフィスデザイン会社であれば、
大まかな見積もりではなく、詳細に解説をしてくれるでしょう。
そのような会社であれば、具体的な困りごとにも解決策を提案してくれる可能性が高く、
安心して依頼するできるでしょう。
4. デザインや工事以外の業務を依頼できるかを確認する
デザイン・工事を行ったらそれだけでオフィスを支えるわけではないので、
オフィスデザイン設計以外に関する業務を依頼できるかどうかも判断基準の1つといえます。
・オフィス移転や契約に関するノウハウや経験のある会社
・オフィスの回線工事なども合わせて依頼できる会社
などを選ぶと、デザイン・工事・移転と速やかに進めることができます。
また、オフィス家具の手配や廃棄したいオフィス家具の引き受けを依頼することも可能です。
ただし、デザイン以外の部分でコストを抑えたいと考えている方は、
デザインのみ・工事を別の会社でなどといったパターンでも見積もりを取得しましょう。
まとめて依頼する場合も、分けて依頼する場合も、どちらも検討可能な場合も、
複数の会社に見積もりをとって確認することが大切です。
5. 自社に合うデザインを提案してくれるかを確認する
自社のニーズに合うデザインを提案してもらえるデザイン会社を選日ましょう。
オフィスは、デザインやレイアウトによって、雰囲気や環境が大きく変化します。
また、フロアマット・壁紙・オフィス家具などのデザインや色など細かなところまでも、
自社のニーズやコンセプトに合わせて選択する必要があるでしょう。
オフィスデザインは、組み合わせによって多彩なデザインが可能です。
幅広い知識・提案力を持っているかどうかも確認すべきポイントです。
6. コスト削減に対応してくれるかを確認する
コストに見合ったデザインを依頼することは特に重要なポイントです。
たとえ質の高いレイアウトのオフィスデザインが可能であっても、
大幅に予算オーバーをしてしまうとなれば自社の予算と合わなければ、依頼は難しいでしょう。
万が一、自社の予算を少しオーバーしているけれども気に入る会社があるのであれば、
コスト削減に対応してもらえるかどうかも確認してみましょう。
コスト削減に協力してくれるオフィスデザイン会社かどうかも大切です。
この時、純粋なデザイン費用だけでなく、工事や家具にかかる費用も考慮してもらいましょう。
予算を尊重して理想のレイアウトを提案してもらえるかどうかは重要なポイントでしょう。
7. 複数社を比較する
特に重要なポイントは、複数のオフィスデザイン会社を比較することです。
それぞれの会社の特徴や得意分野によって提案は変わります。
複数案を照らし合わせると自社がオフィスデザインに求めるものも明確化できます。
複数の会社の見積もりがあれば、相場を知ることができ、コスト削減につなげることも可能です。
そうして作りたいもの・予算感がわかった後、
同じタイミングで同じ依頼内容をお願いしたとしても、
オフィスデザイン会社によって、費用が異なることは少なくありません。
そこでまた改めて精査していくとより自社の求めるものに合う会社が見えてくるでしょう。
複数社を比較すれば、自社に合う外注先を把握できます。
オフィス移転のポイント
続いてオフィス移転についてまとめてみました。
オフィス移転は引っ越しに数百万円以上の高額が必要になることも珍しくありません。
デザインはある程度やむを得ない部分があっても、引っ越しはできるだけ安くしたい…
そうお考えの担当者さんも多いことと思います。
そこで、オフィスの引越し費用を節約するための具体的な方法をお伝えします。
1. スケジュールをしっかりと立てる
まずはオフィス移転のスケジュールをしっかりと立てましょう。
引っ越し費用を少しでも節約するためには「いつ引っ越しをするか」も非常に重要だからです。
引っ越しの繁忙期は年度替わりの毎年3月から4月で、その期間はかなり割高になります。
また、オフィス移転は年度変わり前の1月〜3月、下半期の9月〜12月に増える傾向にあります。
いずれの期間も、引っ越し業者の料金が割高になるので注意してください。
とはいえ、業務の都合上繁忙期にぶつかってしまうこともあると思います。
その場合、平日を選ぶ・日取りを工夫するなどで費用を抑えられる可能性があります。
2. 工事関連は1社に任せる
オフィス移転では電気工事やネットワーク工事、設備工事など各種工事が必要です。
費用を節約するため、できる限り工事関連は1社に任せることがおすすめです。
理由は、工事にかかる費用の大部分は人件費だからです。
工事期間が長くなれば長くなる・関わる人材が増えれば増えるほど、費用は膨れ上がるのです。
「電気工事はA社、ネットワーク工事はB社、設備工事はC社」となると、
その分、工事期間は長くなり、関わる人材も増え、費用も高額になってしまうでしょう。
さらに、業者が増えた場合、業者間の連携が取れていないと効率良く工事が進みません。
工事関連の業務をトータルサポートしてくれる会社であれば窓口も一つで済みますし、
工事自体も効率良く進むでしょう。
3. 居抜きオフィスなどを利用する
これは移転についてというよりはオフィス選びについてですが、「居抜き」の活用ができます。
賃貸物件には、「居抜き物件」*と「スケルトン物件」**の2種類があります。
＜用語解説＞
居抜き物件：
前の入居者の内装や設備がそのまま残っている物件のことです。
スケルトン物件：
前の入居者の内装や設備、柱や梁、床といった建物の基礎以外の部分がない物件のことです。
居抜き物件であれば、前の入居者の内装や設備をそのまま使うことができます。
スケルトン物件の場合は、内装や設備を一から用意しなければなりません。
また、スケルトン物件の場合は退去後にスケルトン物件に原状回復して返却する必要があります。
この原状回復工事にも多額の費用が必要になるため、費用を抑えたいのであれば、
居抜き物件を探すことは非常に大切です。
4. 不要な家具は捨てずにリサイクル
移転時は、大なり小なり、旧オフィスで使っていたオフィス家具などの不用品が出ます。
これらの不用品を廃棄するにも費用がかかり、
費用の相場は、4トン車1台分で12万円から15万円ほどと意外と高額になってしまいます。
リサイクル業者を利用すれば、廃棄費用がかからず、買取料金を収入とすることができます。
誰も買い取り手がないのでは？というものまで、買取可能なケースもありますので、
廃棄に出す前にリサイクル業者に見積もりを依頼してみましょう。
尚、上記を参考にしてみても、
「たくさんの会社があって何処が合うのかわからない」
「自分で実績を確認するのは作業時間がもったいない」
そんな場合はアイミツCLOUDにご相談ください。
アイミツCLOUDではご要望を伺った上で、最適な企業をお繋ぎすることが可能です。
お困りの方はお気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！