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イベント企画の相場徹底解説！10万円と300万円の社内イベントの違いとは
社員同士の交流・親睦の場や事業の発展を願う場として…
社内でイベントを行う企業も多いのではないでしょうか？
これからの時期、1年の総括・来期のスタートに向けて社内イベントの企画を立てる方も
多くいらっしゃると思います。
その企画、もしプロに頼んでみたらいくらでどんなことができるのか、気になりませんか？
本日は、「イベント企画をプロに頼んだら何ができるのか」を予算別・やりたいこと別で
まとめていきたいと思います！
▼目次
費用は「イベント規模×依頼内容」
イベント企画の費用は様々な条件で変動しますが費用を決定づける大きな要因は
イベント規模と依頼内容と言えるでしょう。
例えばイベント規模について言えば50人程度のイベントと300人規模のイベントでは
抑える会場、司会進行や誘導等スタッフの人数、企画自体の規模、演出・設営、使用機材…
全てにおいて大きな金額差が生じますよね。
また、依頼内容についても
「企画だけ立ててほしい」「機材だけ手配してほしい」「ケータリングをお願いしたい」
「企画段階から相談し、事前準備・当日の進行・撤去作業まで全てをお願いしたい」
といった一部業務のみの依頼とトータルの依頼とでは大きく異なります。
ここにオプショナルに特別な要望が重なって、そのイベントの費用が決まってきます。
イベント企画のコストの正体
イベント企画で主にかかる費用は「会場費」「人件費」「制作費」です。
もちろんこの負担額もイベント規模によって大きく変わります。
しかし、例えば、
●オンラインイベントや社内会議室を活用して会場費を抑える
●司会進行や誘導を自社スタッフで負担して人件費を抑える
●映像や告知ツールの新規制作を極力減らし制作費を抑える
のように「会場費を削る」「制作費を削る」など一部を削減する・依頼しないことはできます。
どこをイベント企画会社へ依頼し、どこを自社負担するかを見極めることも大切でしょう。
主要なイベント企画の費用割合は下記のようになります。一つずつ見ていきましょう。
1. 会場費
まずは「会場費」です。
貸し会議室・レンタルスペース・展示場などを使用する際に発生する利用料金になります。
立地・収容人数、舞台・音響・プロジェクターなど設備の有無によって金額が変わります。
イベントの規模や目的によって借りる会場は異なるかと思いますが、1日あたりで計算して、
公営の小さな会議室なら数万円程度、大規模な展示会場だと100万円超えもあると考えられます。
また、控室・機材の使用、管理人立ち合いの有無などで追加費用が発生することもあります。
| 会場費 | 費用を抑えたい場合：社内施設、公営の会議室・規模の小さな貸し会議室 など 大規模なものを利用する場合：東京ビックサイト・幕張メッセなどの大規模展示会 など 公民館の貸し会議室：1000円程度〜(都内・1時間あたり) 50名程度の一般的な貸し会議室：1万円～2万円程度(首都圏・1時間あたり) ビッグサイト展示ホール(最小・3,000㎡程度)：128万円程度(最小貸し出し期間1日の場合) |
|---|
2. 人件費
「人件費」もイベント規模に比例して変動することが多いでしょう。
規模が大きくなれば必要な人材が増え、高額になる傾向があります。
関連人材は様々ですし、内容によってはイベント企画会社に依頼せざるを得ない部分もありますが
例えばご案内・誘導は社員が行う、MCや機材の操作などができそうな方が社内にいれば抜擢する
などで費用を抑えることは可能でしょう。
| 人件費 | イベント運営(ディレクター・チーフディレクター：3万円～4万円 運営スタッフ：1万5,000円～2万円 舞台装置、映像・音響機材の技術スタッフ：2万円～3万円 MC・司会：2万5,000円～4万円 イベントコンパニオン：2万円～3万5,000円 ※1日あたりの相場 |
|---|
3. 企画費
イベント全体の企画や台本・進行表の作成を行う人材に対する人件費と手数料と考えられますが、
全体のプランニング費用・手数料として当日の人件費とは別に計上されることが一般的です。
プランニング費用は関わる人材・業務内容の多さに応じて変動しますので、
規模が大きくなる・より大掛かりなプランを練る場合は費用負担が大きくなってきます。
また、企画が大規模になればプロデュース・ディレクション費用が発生することもあります。
これは、イベント準備に必要な項目が増えるためと考えてください。
人材を包括する人材が必要なことと、リサーチ・資料作成にも人件費が発生してくるためです。
| 企画費 | 全体プランニング・手数料(100名程度参加のイベント)：5万円〜15万円程度 プロデュース・ディレクション費：5万円〜10万円(1日あたり)×作業日数 |
4. 制作費
イベントに関わる制作物の費用になります。
この制作費はイベントの種類や招待客、企画内容によって様々ですし、
イベントの内容によってはかからない項目・より高額が必要な項目があるでしょう。
主な内容としては下記を参考になさってください。
| 制作費 | 案内状・返信はがき：12万円～15万円 ※参加者100名規模のイベントの場合 webサイト・SNSでの告知募集制作：40万円～100万円 イベントで流す映像：5万円～10万円 看板・案内サイン：4万円～6万円 展示会ブース用タペストリー・クロス・スタンドバナー：10万円～15万円 ブースの骨組み資材・設営費：40万円～80万円 ※大規模ブースの場合 |
5. 機材費
こちらもイベントの内容・規模によって必要なものが異なりますが、
例えば資料や映像を表示するプロジェクター、ステージの照明・音響装置、司会用マイク、
スタッフの業務連絡用のトランシーバーなどが挙げられるでしょう。
会場に予め用意されている設備も多く、利用できればコストを削減することも可能です。
| 機材費 | 機材費全般：5万円～10万円 ※参加者100名規模のイベントの場合 運搬費：3万〜5万円(車両1台あたり) |
価格別依頼範囲の違い一覧表
上記項目を踏まえて、都内企業が50〜100名規模の社内イベントを開くとき、
予算10万円・300万円でどれくらいできることが違ってくるのかを見てみましょう。
| 依頼範囲の概要 | 5万〜10万円 | 予算内でできること | 100万円～300万円 | 予算内でできること |
|---|---|---|---|---|
| 1. 会場費 | ||||
| 施設利用 | △手配または社内 | 公営施設・規模の小さな施設なら手配可能 社内スペースの活用も | ○あり | 一般的な会議施設・レンタルスペースを利用することが可能 |
| 2. 人件費 | ||||
| イベント運営ディレクター ・チーフディレクター | - なし | 企画規模が小さい場合は企画のみ依頼・一部業務のみ依頼とし、他の当日進行は自社のケースが多い | ○あり | 企画規模に応じて必要な人材を手配することが可能 規模や企画が大きくなればディレクターの管理が必要 |
| 運営スタッフ | - なし | 企画規模が小さい場合は自社で対応が一般的 | ○手配可能 | 企画規模に応じて必要な人材を手配することが可能 |
| 技術スタッフ 舞台装置、映像・音響機材担当者 | △手配または社内 | やむを得ない場合は必要な部分のみ手配をすることもある その際は他を削る | ○手配可能 | 企画規模に応じて必要な人材を手配することが可能 |
| MC・司会 | - なし | 企画規模が小さい場合は自社で対応が一般的 | ○手配可能 | 企画規模に応じて必要な人材を手配することが可能 |
| 3. 企画費 | ||||
| 全体プランニング・手数料 | ○あり | 企画を依頼する場合はやむを得ないため5万円程度〜 企画のみを依頼するケースもあり | ○あり | 企画規模に応じて高額になる |
| プロデュース・ディレクション費 | - なし | 企画規模が小さいため | ○あり | 規模や企画が大きくなればディレクターの管理が必要 |
| 4. 制作費 | ||||
| メディア制作費 | △ なしまたは簡易 | ないケースが多い オンライン開催など優先度が高いならメディア制作のみを予算内で依頼し他を削減 | ○手配可能 | 一般的なクオリティの動画・スライドなどであれば手配可能 |
| 看板・案内サイン | - なし | ないケースが多い | ○手配可能 | 必要性に応じる 社内イベントでは発生しないことも多い |
| 会場装飾 | △なしまたは社内 | ないケースが多い 必要なら社内で手配 DIYするケースも | ○手配可能 | ステージ装飾・会場装飾・テーブル装飾 などイベント内容に合わせて手配可能 |
| ブース設営 | - なし | ないケースが多い | ○手配可能 | 必要性に応じ発生 社内イベントでは発生しないことも多い |
| 5. 機材費 | ||||
| 機材費・運搬費 | △ なしまたは簡易 | ないケースが多い 優先度が高いなら最低限の機材のみを予算内で依頼し他を削減 | ○あり | 必要性に応じ発生 この価格帯・企画規模であれば発生することが多い |
| 6.その他企画内容に関わる費用 | ||||
| ケータリング・飲料費 | △ なしまたは簡易 | ないケースが多い 10万円予算だと一人1万以内のため、どうしても必要なら他を削減し社内でケータリング | ○手配可能 | 必要性に応じ発生 飲食の手配もこの価格帯であれば対応可能 |
| 備品レンタル費 | △ なしまたは簡易 | 企画によるが、運動会・祭などを開く場合は他を削ってここだけ手配になることも ※10万円ではかなり厳しく簡易に | ○手配可能 | 必要性に応じる 懇親会・祝賀会・運動会・祭など企画趣旨によって費用は変動する |
まとめますと、各金額の違いは以下の通りになります。
● 予算5万〜10万円程度
・自社で負担する部分が多い
・企画から運営までトータルではなく、必要な一部分のみを依頼が主流
・コストが嵩む会場費や人件費などは費用を下げる工夫をする必要がある
この予算では簡易な依頼のみの受付になります。
例えば、
- オンライン内定式の機材の手配・接続のみ
- 夏祭りのやぐらへの装飾のみ(やぐらは別手配)
など一部業務だけを依頼しているものが中心となっていました。
依頼をされる場合はできる部分は自社で対応する覚悟がいるでしょう。
必要最小限の内容になりますが、とりあえず低予算で社内イベントを行いたい場合には使えます。
● 予算100万円～300万円程度
・基本的にやりたいと思ったことを盛り込むことができる
・トータルで依頼することができる
・当日のスタッフの手配やある程度の会場を押さえることも可能
100万円以上の予算になってくるとおおよそ一般的なイベント企画はできるでしょう。
- 企画から当日の運営・撤去までを依頼したい
- 社員総会の開催、オープニング・エンドロール・MVP表彰の映像も作ってほしい
- 食事を伴う祝賀会の開催、レクリエーション企画・進行係も手配したい
なども可能になってくる予算です。
ただし、司会を芸能人に頼みたい・大規模なホールを貸し切りたい場合などは実現不可能なケースやどこかを削る必要があるケースがあるでしょう。
そこまでは望まないが社内全体が盛り上がる企画を開催したい場合は100〜300万円程度の予算感で対応できるでしょう。
※ 例示はアイミツCLOUDのデータをもとに掲示しています。
コストを希望の金額に収めるポイント
コストを抑えるポイントとしては「イベント企画会社にどこまで依頼するか？」がポイントです。
自社で対応可能な部分を対応し、イベント企画会社の作業が少なくなれば金額は下がります。
企画を立てる前段階、依頼を検討し始めた時点で「何を頼むか」を検討すると良いでしょう。
また、同じ企画でも、規模や場所、開催形式を変更すれば会場費・人件費を削減できます。
例えば
●一部業務以外のみの依頼としあとは自社で対応する
●社内設備や安めの会場を利用する
●当日の運営スタッフは自社で賄う
などでコストを希望の金額に収めることができるかもしれません。
＜オンラインでのイベント開催のススメ＞
社内イベントをオンラインで開催すれば広い会場が不要になる他、もし複数拠点ある企業であれば拠点間の移動がなく、交通費も抑えられるでしょう。
自社で企画・運営する場合、5万円程度から動画配信を行うことができます。
企画や司会進行・機材の操作などを行う必要はありますが、社内イベントをできるだけ安く抑えたい場合にはおすすめです。
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