🔍
イベント企画会社を選定する際のポイント
イベント企画会社を選定する際のポイントを大きく5つに分けてご紹介します。
イベント企画会社選びで失敗しないための準備
イベント企画会社選びで失敗しないために事前にできる準備として最も重要なことは、
イベント開催の目的と目標を明確に、会社選びの指標を固めておくということです。
イベント企画の「目的」とは、「何のためにイベントを開催するのか」の根幹にあたる部分で、
・新商品をPRしたい ・企業の知名度を上げたい ・社内の士気を高めたい
など、さまざまな項目が挙げられるでしょう。
※目的があまりにも多いとイベント開催の趣旨がぶれる恐れもあるため、1つか2つに絞ります。
また、定まったら、イベントに関わる部署全体でコンセンサスをとっておく必要があります。
一方、目標は漏れなく具体的に決めておくのがベストです。
・〇個の商品販売 ・〇名の集客（〇名のアンケート回収・〇名のアポ取り）
など、予算や過去の実績などを元に具体的かつリアリティのある数値を設定しておきましょう。
目的・目標が明確でなければ、適切なイベント企画会社を選べないだけでなく、
イベント自体が失敗に終わる恐れもありますので、しっかりと事前に準備をしておきましょう。
イベント企画会社選びの5つのポイント
ここからは、イベント企画会社選びのポイントをご紹介していきます。
ぜひイベント企画会社選びの参考にしてください。
1. 企業の規模
イベントの規模にあわせ依頼するイベント企画会社の規模を検討する必要があります。
チケット販売を行うような大規模なイベントを開催する場合には、
イベント当日だけでは無く、様々な事前準備が必要になります。
内容によりますが、準備期間が数ヵ月～1年以上のプロジェクトも珍しくありません。
大規模イベントは、携わるスタッフ数も多く、小規模な会社では対応が難しい場合もあります。
逆に、小規模なイベント制作会社は専門性が高い場合も多く、
セミナーやミニコンサート等の小規模なイベントを得意としている場合が多いのが特徴です。
まずはイベントの規模に合わせ、イベント企画会社を絞り込むのが良いでしょう。
2. イベントの実績（開催数・開催の種類）
音楽イベントなど専門性の高いイベント、大規模イベントでは、開催実績が大きなポイントです。
多くの集客を見込んだイベントなのに、人が全く集まらないのでは意味がありません。
また、イベントの開催経験が豊富な企業であればトラブル対応もきちんとしているでしょう。
リスクマネジメントを行う為にも、イベント運営会社を選定する際には、
必ず類似のイベントを開催した実績があるか確認をしましょう。
3. 提案力の有無
より良いイベント開催には、企画の段階から綿密なコミュニケーションが必要です。
イメージの差異を無くすだけではなく、多面的な角度で企画内容を検証し、
必要があれば積極的に提案を行ってくれるイベント企画会社を選びましょう。
特に、自社でイベント開催経験が少ない場合は、
具体的な企画から運営まで全てをイベント会社に任せるという場合もあるでしょう。
この場合、企画料を支払うことによって、企画会議の時間を省き、
プロが考えた一定以上のクオリティのイベントを開催することができます。
また、見積もり時に提案を受けることが出来ることもありますので、積極的に活用しましょう。
4. サポート体制
イベント企画会社によって、サポート内容はまちまちですので、
見積もりを取る際は、希望するサポート内容を具体的にイベント企画会社に伝えてください。
イベント運営には非常に多くのコストがかかります。
また、イベント企画会社の中には、イベントの企画だけで、
印刷物の制作や告知用HP（Webサイト）の制作が出来ない企業もあります。
その為、イベント制作会社のサポート範囲・業務内容を明確に把握しておく必要があります。
5. 費用内訳は明確か
イベント開催費用は、大きく「企画費用・運営費用・制作費用」の3つの分野に分かれます。
大規模なイベントになると、企画料だけで100万円を超えるものも珍しくなく、
事務局代行を利用すると別途事務局代行費用が発生することも多くあります。
イベント企画会社の見積もりは、複数社に依頼することが基本とされていますが、
小規模から中規模のイベントの場合、極端な開きが無いこともあります。
この時、差がないからどこでも良いというわけではなく、
・費用の内訳をきちんと確認し違いがないかをチェックする
・予算に応じてイベント開催施設を変更したり、自社で一部を担当することの対応可否を尋ねる
なども行いましょう。
単に見積もりが安いだけでは無く、見積もりの中に何が含まれているかもきちんと確認して、
対応可能な方法を探してくれるイベント運営会社を選ぶのが成功の鍵です。
まとめ
今回はイベント企画会社の選定ポイントと注意点についてご紹介しました。
イベント企画を依頼したいとご検討の場合は、上記を参考にしてみてください。
また、上記を参考にしてみても、
「たくさんの会社があって何処が合うのかわからない」
「自分で実績を確認するのは作業時間がもったいない」
そんな場合はアイミツCLOUDにご相談ください。
アイミツCLOUDではご要望を伺った上で、最適な企業をお繋ぎすることが可能です。
イベント企画会社の情報を多数保有しておりますので、お困りの方はお気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！