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メール配信システムを導入する手順
メール配信システム導入のステップを解説
メール配信システムを導入する際には、どのようなフローがあるのでしょうか。
1つずつ確認していきましょう。
１．解決したい課題を明確にする
メール配信システムを導入する際、まずはじめに行うべきことは解決したい課題を
明確にするということ。メール配信システムは、運営会社によって搭載しているシステムや
機能が異なります。
いくら評判の高い製品でも、自社にとって必要ない機能であれば宝の持ち腐れ。
自社に最適な製品を選ぶには、現在抱えている課題が明らかにし、その上でシステムを
選ばなければなりません。課題については、「新規獲得のためのセミナー告知が必要」
「メルマガによるノウハウ共有を目指す」など、具体的に洗い出すことが重要。
その際、ターゲットとする顧客のイメージ（ペルソナ）も明確にするとなおいいでしょう。
配信するメルマガの内容を、ターゲットと親和性のある内容にすることで開封率が高まるはずです。
２．配信数や保有アドレス数をイメージする
メール配信システムの導入では、配信数や保有アドレス数をイメージすることも重要です。
配信数を決めるときは何となく決めるのではなく、KPI・KGIを達成するためにどれくらいの
配信数が必要かを割り出しておきましょう。根拠のある数字を具体的に算出しておくと
メール配信システム導入の効果を最大化することができます。
また、サービスによってはアドレス数の制限もあるため、今後管理するであろう配信先の
アドレス数（顧客リスト）を、将来的な予想も含めて把握しておくことも重要なポイント。
配信数や保有アドレス数のイメージができれば、自社に適した規模感のサービスを
選びやすくなるでしょう。また、メール配信システムの料金を比較する際にも目安にもなるので
実際の利用シーンを具体的に想定しておくといいかもしれません。
３．機能の洗い出し
配信数や保有アドレスのイメージができたあとは、機能の洗い出しをします。
必要な機能を決める際にポイントとなるのは、自社の課題。必要なのは課題解決に役立つ
機能であり、その機能を搭載したメール配信システムを選ぶ必要があります。
また、もう一歩進み「メール配信システムを導入した先に実現したい施策は何か」
「その施策の効果を高める機能は何か」まで詰めることができれば、サービス選定における
失敗は避けられるでしょう。
まずは気軽にブレスト
機能の洗い出しが終わったら、次は欲しい機能について気軽にブレストしましょう。
メール配信システムの機能について、どのような機能が欲しいか一人では分からなくても
複数のメンバーで話し合いをすることで見えるものはあります。
ブレストではどのようなステータスの顧客に送る予定か（優良顧客か見込み顧客か
またはどちらもなど）、メール配信の頻度はどのくらいか、住所や会社などの属性情報
購入状況などのウェブ上の行動履歴を自社で取得しているか・活用したいかなどを話し合います。
最優先とする機能を決定
ブレストで意見が出たら、最優先とする機能を決定します。欲しい機能は
いろいろかもしれませんが、すべてを満たすサービスは限られるため、実際の利用を想定した上で優先度の高い機能を絞り込みましょう。
たとえば、何よりも見込み客へのアプローチを優先したい場合、顧客ステータスの設定が
できれば、ロイヤルティの高い優良顧客に特別感を持たせたhtmlメールを作ることができます。加えて、配信時間の予約・高速配信も可能です。必要な情報を必要なタイミングで
届けることにより、最大限の効果を生み出せるでしょう。この段階で優先度が高いと判断した
機能は、メール配信システムを選ぶうえでの主軸。優先順位が高い順に機能を選び
必要な機能が搭載されているものを探せば失敗を避けられるでしょう。
４．導入形態を検討する
メール配信システムの導入形態にはクラウド型とオンプレミス型がああります。それぞれ
メリットとデメリットがあり、導入の際はそれぞれの特徴をよく押さえておく必要があります。
クラウド
クラウド型はインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用します。
メリットはベンダー側でシステムを提供するため、自社でサーバーを設置する必要がありません。保守・運営もベンダー側で行うため、専門技術者のいない会社でもスムーズに
導入できるでしょう。また、システム構築のための初期費用がかからないため、導入コストを
抑えたい場合にも適しています。
デメリットは、月額課金制を採用していることが多く、利用をする限りランニングコストが
発生するということ。他には、外部サーバーとネットワークでつながるため、セキュリティ対策が甘い場合はリスクがあること、カスタマイズ性は低いことがあげられるでしょう。
オンプレミス
オンプレミス型は自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールする利用形態です。
自社でサーバーを用意するため、セキュリティ面も自社ニーズに合わせて構築できる点が
メリット。クラウド型に比べて構造も堅牢のため、安全性を重視する方には適しているでしょう。カスタマイズ性も高く、既存のソフトウェアとの連携もとりやすいのが特徴です。
また、一度システムを構築してしまえば月額利用料などは発生しないため、ランニングコストを
できる限り抑えられる点は大きなメリットでしょう。
デメリットは、最初にサーバーを用意する必要があり、初期導入費用が高額になるということ。
保守・運用も自社側で行うため、その分の費用やリソースも必要となります。社内に専門技術者がいない場合はそもそも運用が難しいため、社内に技術者がいなければなりません。
５．最低限の機能をチェック
ここまで、メール配信システムの選び方を順を追って確認してきました。実際に導入する際には
最終段階のチェックとして以下の代表的な機能が搭載されているか確認しなければなりません。
検討するシステムに不足があると、導入後に思わぬ不便やリスクを抱えることもあります。
特にスパム判定を回避する機能は最重要なので、搭載されているかどうかを必ずチェックしましょう。
エラーメールの通知
エラーメールの通知はエラーとなったリスト（メールアドレス）への配信を
自動停止する機能です。この機能がないと、一斉配信されたメールがスパムメール扱いされる
可能性が高いことから最重要ともいえるでしょう。
重複配信防止機能
重複配信防止機能は、重複したリストへの配信を防止する機能です。登録アドレス数に
応じた従量課金制である場合、重複アドレスがあると無駄な費用が発生します。
しかし重複配信防止機能があれば、同一アドレスに配信されることはないため無駄が生じないでしょう。
一斉配信・セグメント配信
一斉配信・セグメント配信は、リストに登録されている情報をもとにセグメントに分け
メールを配信する機能です。性別・年代・地域などセグメント項目はベンダーによって
異なるため、自社に適したセグメンテーションができるサービスを選ぶようにしましょう。
ステップメール配信
ステップメール配信は、会員登録や購入などといったアクションを起こしたユーザーに対し
予め準備しておいたメールを指定したタイミングで配信する機能です。
ステップメールはCVの導線引きに役立つほか、フォローの自動化も叶います。
分析・解析機能
分析・解析機能は、開封率やリンククリック率などを解析できる機能です。
メールマーケティングは、メールが開封されるだけでなく、さらにユーザーのアクションに
つながって初めて成功と言えるもの。分析・解析はメール最適化のためには必須なので
必ず押さえておきたい機能でしょう。
予約配信
予約配信機能は、指定した時間にメールを配信する機能です。予約配信機能があれば予め
メール配信の手配ができるため、担当者が配信日時に不在でも、希望したタイミングで
メールを送信することができます。業務効率化に非常に役立つでしょう。
HTMLメール作成
HTMLメール作成機能があれば、画像・動画埋め込みや文字にエフェクトを持たせた
HTMLメールを簡単に作成できます。HTMLメールは、ただのテキストメールに比べると
デザイン性も高く、CV率アップにつながります。メール配信システムであれば到達率や
開封率なども計測できるため、効果測定も容易なのが便利でしょう。
パーソナライズ機能
パーソナライズ機能は、一斉メールへの名前の差し込みなど個別の内容を挿入できる機能です。
ユーザー1人ひとりに最適化されたメール配信をする場合には必須の機能で、クリック率
開封率の向上にも役立つでしょう。
６．セキュリティを確認
メール配信システムを選ぶ際には、セキュリティ面の確認も必要です。メール配信に活用する
顧客リストはすべて個人情報であり、会社の機密情報として厳重に扱わなければなりません。
万が一リストが流出してしまうと、企業の社会的信用が失墜するのはもとより、損害賠償が
発生する恐れも。企業にとって大きな損失となってしまいます。情報流出は、外部脅威に
よるものと内部不正・ミスによる流出の二通り。
セキュリティ体制をチェックする際はこの二点を念頭に、内部・外部の脅威から情報を守る
機能要件が備わっているかを確認しましょう。外部対策としては送信元アドレスの認証
メールの暗号化、なりすましへの注意喚起など、内部対策としては操作・アクセス権限の設定
操作履歴取得などの機能が必要です。
７．料金を比較する
メール配信機能の選定で欠かせないのは料金の比較。配信数や保有アドレス数を念頭に置きつつ
自社の条件に合うサービスを選定し、よく比較検討をした上で最適の製品を選びましょう。
低価格にこだわるあまりに額面だけで比較すると、「必要な機能やサービスがない」と
後悔することになるかもしれません。
費用対効果の面から検討するのが賢明です。製品を選定する際には、不要な機能のある
システムをなるべく排除することもポイント。「便利だけど、うちの会社では使わないかも……」という不必要な機能をなくすことで、無駄な費用を抑えることができるでしょう。
８．トライアルとサポート体制の確認
メール配信システムを選ぶときには、トライアルの有無やサポート体制も確認しておきましょう。メール配信システムの中には、トライアル期間を提供しているものも少なくありません。
トライアルがあるサービスは必ず利用し、実際の使い勝手を確認することをおすすめします。
トライアルの際は操作性やUIなどをチェックし、従業員がストレスなく使えるか、現場環境に
マッチするかなどを慎重に検討するべきです。
また、トライアルの際にはベンダーのサポート体制も同時に確認しましょう。
実際にトラブルがあった際のサポート、運用アドバイスがあるかなどは重要なポイント。
ミスマッチを回避するためにも、事前のトライアルは積極的に利用しておくべきと言えます。
メール配信システムを選ぶ際には、自社が抱えている課題を明確にし、課題解決に役立つ機能が
搭載された製品を選ぶと間違いがありません。
また、料金を比較するときにはメール配信数や登録アドレス数を想定し、費用対効果の高い
サービスを選びましょう。セキュリティ体制やトライアル・サポート体制について
確認することも大切です。最後に、メール配信システムの導入を失敗した事例から
選ぶ際に陥りがちなミスを紹介します。
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