人手が足りない！から"今すぐ"に脱却する採用以外の方法7選
「人手が足りない！」という状況は、多くの企業が直面する課題の1つです。そして、多くの企業が人手を増やそうと「採用活動」に取り組むことが多いかと思います。もちろん、採用活動を強化することは長期的に見て、企業の人手不足を解消する重要な手段です。しかし、現在多くの企業で人手不足が蔓延している中で、すぐに採用できないことが多くあります。また、採用できたとしても他の社員と同じように活躍するまでに多くの時間を必要としてしまいます。
そこで、今回は新規社員を採用するよりも早く、社内のリソース不足を解消できる方法についてご紹介していきます！
外部のプロに頼ってみよう内製か、外注かの判断基準は？1.専門性2.コスト3.リスク管理4.スピードすぐにアウトソースができるおすすめの業務7選【営業編】● アポイント獲得業務● 受電業務● 分析・資料作成業務【バックオフィス編】● データ入力・データ整備業務● 経理業務（振込・支払等）● 社員研修● 周年イベント
外部のプロに頼ってみよう
社内の人材が不足している場合は、採用して社内の人数を増やすか、業務をアウトソースするか、業務効率化をして業務を少なくまたはなくすかの3つの方法になります。
まずは、業務効率を行うことが重要です。その業務はどの目標に対してどのくらいインパクトを生んでいるのか、どのような工程でどのくらい時間がかかるのかを整理し、本当に必要な業務を見極めましょう。その上で必要だとわかり、社内リソースでは現状満足に遂行できていないことがわかれば、採用かアウトソースを検討してみましょう。
アウトソーシングは、外部の専門家や企業に業務を委託することです。例えば、人事や給与計算、マーケティングなど、自社でできない業務をアウトソーシングすることで、専門知識を持った人材を獲得することができます。より専門人材に業務を行ってもらうことができるため、業務の質の向上さらには、業務の効率化につなげることができます。
内製か、外注かの判断基準は？
しかし、社内で内製をすべきだという考えを持っている方も多いのではないでしょうか？ここでは、業務を内製するか、外注するかの基準をご紹介します。
1.専門性
社内に必要な専門知識を持った人材がいる場合、内製することができます。しかし、社内に必要な専門知識がない場合には、社内人材を育てる準備も進めながら、まずは喫緊の業務については外注を検討してみましょう。
2.コスト
内製と外注のコスト比較を行い、コストの削減ができる方を選択することが大切です。内製の場合、採用コスト、従業員の給与、設備投資、教育コストが発生します。一方、外注の場合は、外部企業に支払う費用が発生します。コスト面でのメリットやデメリットを十分に検討し、判断する必要があります。外注のコストについては企業に聞かなないとわからないこともあるため、まずは話だけでも聞いてみるのも一つの手です。
3.リスク管理
外注する場合は、信頼できる企業を選択することが大切です。また、外部企業との契約や約款を明確にしておくことで、リスク管理を行うことができます。一方、内製の場合は、社内の情報漏洩や人材確保のリスクがあります。
4.スピード
短期間で業務を実施する必要のある場合は、外注することでスピードアップすることができます。外部企業には、必要な技術や知識を持った専門家が多く、短期間での業務実施が可能です。一方、内製の場合は、人員や設備を用意するために時間がかかることがあります。
以上の要素を考慮し、内製か外注かを判断する必要があります。判断の際には、自社のビジネス戦略や業務目標に合わせて、最適な選択を行うことが大切です。
すぐにアウトソースができるおすすめの業務7選
【営業編】
● アポイント獲得業務
アポイント獲得のための架電業務については、多くの社内リソースを使っている企業が多いのではないでしょうか。さらに、リストについて外注することが可能なため、自社でリストを集めてくるという手間も削減可能です。
リスト、スクリプトがすでにある場合でも、外注先に任せるという場合でも、外注先会社のリソースに空きがあればすぐに依頼が開始できます。
● 受電業務
取引先からかかってくる電話はもちろん、お客様からの問い合わせに関して、一次受けを外注することが可能です。不必要な受電が多い場合は、社員に繋がないようにしてもらうことで、社員が重要な業務に集中することが可能です。
上記の業務は、「営業代行・コールセンター」に対応できる企業にアウトソース可能です。
● 分析・資料作成業務
営業時に使用したいデータ、営業の結果の報告、社内発表用など、データを分析してさらに資料化する作業は、毎日多々発生しているかと思います。ある程度、データの型が決まっていけど、膨大なデータ量があるや、資料を新規に作成するタイミングが多い場合には、データを丸ごと渡して、グラフなどのビジュアライズやさらに説明の文章などを外注することもおすすめです。
上記の業務は、「オンライン秘書」または「マーケティングリサーチ」会社にアウトソース可能です。
【バックオフィス編】
● データ入力・データ整備業務
例えば、備品発注業務と請求書のまとめる業務など、重要だけど売り上げには直結しないという事務作業についてはアウトソースがおすすめです。
また、会議の議事録作成のために、会議の録音データの文字起こしなども相談可能な業務になります。
● 経理業務（振込・支払等）
定期的に発生する業務として、振込み・支払い業務があります。特にオンライン決済できるようになっていると依頼がより簡単になります。経費の集計からも依頼が可能ですので、経理の一部については外注することも1つの手です。
上記の業務は、「オンライン秘書」というサービスにアウトソース可能です。
● 社員研修
社員のスキルアップや、コンプライアンス遵守のための指導を行いたいと考えている企業も多くいるかと思います。ただ、社内でそのようなスキルを持った人がいない場合や、年下の社員が年上の社員にやりにくいという場合などがあるかと思います。
その場合には、外部の講師を読んだり、eラーニングとしてオンライン教材を配布する手段もあります。
● 周年イベント
社内イベントや周年イベントは、半年に1回、年に1回行っている企業様も多いのないでしょうか。しかし、会場の用意、食事の手配、レクリエーションの企画など、準備することは多岐にわたります。そこで企画から会場手配まで丸ごと委託するという手もございます。
以上のように、アウトソーシングは、自社の業務を早く・クオリティ高く遂行するための有効な手段です。外部の専門家に業務を任せることで、専門的な知識や技術を獲得し、効率的かつコストを削減することができます。人手不足に苦しむ企業は、アウトソーシングを検討することで、業務の質や効率を向上させることができます。
採用だけでなく、業務を切り出しプロに相談するという方法も戦略的に選択してみてください。
アイミツCLOUDでは、業務アウトソースについて、業務を横断して相談可能です。まずは、お気軽にご相談ください。