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経費精算システム導入の手順
経費精算システムを導入するには、そもそも何を検討したら良いのでしょうか。
ここでは経費精算システムを導入する際の事前準備、選定に必要な手順などをご紹介します。
経費精算システム導入の流れ
1.課題の洗い出し
経費精算システム選定の前に、まず課題を洗い出しましょう。
自社の現状、経費管理はどのような方法をとっているのか問題がないかをチェックします。
課題が明確になれば必要な機能も自ずと見えてきます。
また、課題が複数ある場合は優先順位もつけておくとシステムの選定に役立つでしょう。
課題の洗い出しの際は、
・申請者、承認者がどんな不満を持っているのか
・経理担当社員がどんな作業に不便さを感じているのか
など実態を把握することがとても大切です。
実際の現場の声を聞くようにすることを忘れないでください。
＜経費精算の現状を把握するために＞
現状把握については下記をチェックするようにしましょう。
・自社の経費精算に関する環境や規程、承認ルートはどうなっているか
・経費に関するルールが細かく複雑な箇所はないか
・会計ソフトは何を使っているか
・電車やタクシーの利用者が多い、出張が多いなど社内の経費に特徴はあるか
など、社内の現状に着目をしましょう。
現状がしっかり把握できれば、システム選定にも役立ちます。
経費精算のフローを確認する中で社員が不便に感じていること、
手間に感じている点を解決できる機能を搭載したツールを選ぶとミスマッチを防げます。
2. 経費精算システムを絞り込む
現状の課題が見えてきたら、経費精算システムを選定していきます。
選定のポイントはこちらのページを参照していただければと思いますが、
経費精算システムは自社の課題に合うもの・規模感に合うものがベストです。
まずは、候補となる経費精算システムの対象規模を確認し、自社と合うかを確認します。
3. 問い合わせをする
気になるシステムが出てきたら問い合わせを行います。
具体的なシステムの機能・価格・セキュリティなどを比較し、より絞り込んでいきましょう。
4.トライアルの実施・サポート体制の確認
導入したい経費精算システムを選定できたら、契約へと移行していきます。
その前に、トライアルがあれば是非活用してください。
経費精算システムの導入では、トライアルを用意している企業が多々あります。
いきなり本格導入するのではなく、試用してみることで改めて見えてくるものもあるでしょう。
トライアルの際は
・申請者側がストレスなく使えるか
・承認手続きは速やかに行えるか
・経理担当の負担は減るか
・現状の課題は改善が見られるか
など、関係者全体の使用感を確認できると良いですね。
業務ツールは実際に使ってみないと操作性や使用感が分からないため、
トライアルは非常に重要です。
また、ベンダーのサポート体制も同時に確認してください。
導入支援体制やトラブル時のサポート体制、導入後の運用アドバイスの有無をチェックします。
特に初めて導入をする場合は、サポート体制が薄いと万が一の際に業務が停止してしまうことも。
「サポート体制を整えている」と謳っているシステムについても、
トライアルの際に実際に問い合わせをして十分なサポートが行われるかも確認しておきましょう。
5. 契約
実際の使用感を確かめて問題がなければ契約を締結します。
SaaS型(クラウド型)サービスの場合は、ソフトウェアの購入やシステムの構築は不要なので、
運用設定を行う・社内ルールを周知するなどの準備を経て本始動になります。
契約前にトライアルを行っていた場合は、トライアルの分析を行い、
改善すべき点があれば改善していきましょう。
この際、いきなり導入するのではなく、導入サポートを行ってくれるベンダーであれば、
サポートをしてもらうと良いでしょう。
また、社内に導入時の問い合わせ窓口を設ける・マニュアルを設置するなど、
利用する社員全員が使いやすいよう工夫を行ってください。
気になる商品を絞り込むために
クラウド型・オンプレミス型の違いを把握する
経費計算システムはクラウド型がメインになりますが、
システムにはクラウド型とオンプレミス型という2つの種類があります。
それぞれ特徴が異なりますので、
候補となるシステムを絞り込む際には必ず理解して検討しましょう。
クラウド型
クラウドサービス上にアプリケーションがあるシステムです。
利用するにはインターネットを通じてクラウドサービスへアクセスする必要があります。
・自社でアプリケーションを管理する・バックアップデータを保存する必要性がない
・サーバー等のインフラ整備が必要ない
など、手間と大掛かりなコストがかからない点が魅力的です。
デメリットは
・カスタマイズ性に優れない
・インターネット環境がない場所では使うことができない
という点です。
また、クラウド型サービスはインターネットが使える環境・デバイスがあれば、
どこからでもアクセスすることが可能です。
例えば外出先・お取引先から、例えばスマートフォン・タブレットなどから接続もできるので、
・外出時に発生した経費をそのまま申請できる
・申請された経費を外にいる上長が承認することができる
・速やかな申請、承認が行われれば経理担当者の負担が減る
など業務改善に役立つでしょう。
※一般的にクラウド型サービスで懸念されるセキュリティは、サービス提供者側が担保します。
オンプレミス型
オンプレミス(＝on-premise)のpremiseは「店内・構内」を示し、「自社運用」を指す用語です。
自社運用の名の通り、自社内のサーバーで管理・運用するものになります。
メリットは
・カスタマイズ性が高いので自社に合わせたシステムを構築できる
・長期的な目線で見た時に、ユーザー数が多い場合には、コストが抑えられる可能性がある
デメリットは
・サーバーの準備・ネットワーク等インフラの整備が要るなど導入に際してのハードルが高い
・初期費用が高額になる
・自社サーバーで保守・管理する必要がある
という点です。
まとめ
経費精算システム導入の流れについて解説してきました。
滞りなく導入するためには、製品をよく理解し、検討・選定しましょう。
アイミツCLOUDでは、ご希望に合わせた経費精算システム探しを無料でお手伝いしております。
自社の力だけで実施することが難しい場合は、お気軽にご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！