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情報システム代行を発注する手順
情報システム代行を依頼する際の大まかな流れ・手順を事前に把握しておくとスムーズです。
おおよその流れを見てみましょう。
情報システム代行を依頼する前に 〜事前準備〜
現状の把握
最初に行うべきことは、現状の課題を正確に把握することです。
現状、自社の人材やリソースで対応しきれていない業務は何なのか
また、担当者の負担となっている業務は何なのかを明確にしましょう。
課題が明確になったら、その原因や解決方法について検討しましょう。
もし人手不足や専門スキルの不足などであれば、外部へ発注によって解決できるかもしれません。一方で、ものによっては、発注ではなく別の解決策が適している場合もあるでしょう。
まずはこの段階で正確に現状を把握し、発注の必要性を検証しましょう。
発注する作業の明確化
発注をするためには、あらかじめ「どのような業務を発注するか」を
明確に決める必要があります。
例えば、テクニカルサポートなのか、ツールの保守業務なのかで、業務内容は全く異なります。
また、外部に業務を任せるのに、向いている業務と向いていない業務も
あるという点も知っておいていただきたいです。
発注の目的を明確にする
人材の育成やコストの削減・人件費削減・新たなIT技術の確保など
情シスアウトソーシングへの需要はさらに高まりつつります。
せっかく導入したアウトソーサーの力を最大限に活かすためにも
目的の明確化は必須といえるでしょう。
まず、経営者として真っ先に気になるのがコストです。
例えば専門社員ではない者をシステム運用に割く人件費が挙げられます。
専門外の分野に時間を取られた挙句、コア業務が満足にできず
本業に支障が出るのでは本末転倒でしょう。
社員のモチベーション低下やメンタル面にも悪い影響が出てしまうかもしれません。
この社員の作業をアウトソーシングの導入で発注したとしましょう。
その結果、本人がコア業務に打ち込め、好成績に繋がるのであれば
導入した甲斐があると言えます。
他にも、社内でITに精通した優秀な人間を継続的に雇用できるとは限りません。
突然の退職で業務に支障が出る可能性もあります。
特にIT関連の作業を1人の社員に任せていた場合は、企業にとって
大きな打撃となりうる出来事です。
様々なリスクを鑑みれば、情シスアウトソーシングを導入することは
会社にとってもメリットが高いと考えられます。
情シスアウトソーシングを導入する際は、目的を明確しなければ十分な効果は得られません。
さらに導入後の業務状況までイメージできれば、よりベストです。
情報システム代行を発注する際の流れ
上記の手順を確認し、発注先が決定したら下記手順を参考にしてください。
１. ヒアリング
現在の課題を明確にし、共通の目的を見つけることから始まります。
まずは導入前のヒアリングで問題の根本を見つけ、今後の方向性や将来像を話し合いましょう。
目的をしっかりと持って情シスアウトソーシングを検討しなければ
時間やコストをかけても思うような成果に繋がらないかもしれません。
ボンヤリとした目標であっても、アウトソーサーが具体例を示してくれることもあります。
積極的に伝えるのがよいでしょう。
疑問点や不安は積極的に質問し、クリアにしておくのも、後々のトラブルを避けるコツです。
２. 課題の分析と改善提案
ヒアリングをもとに、洗い出した課題の分析や改善案を提案します。
情シスアウトソーシングは、今まで自社すら気付かなかった問題点を
見直すよい機会ともいえます。外部委託する業務だけでなく、全体を見回すことで
様々な改善点が見てくるかもしれませんね。
上記提案をもとに、アウトソーシングの範囲決めていきます。
どこまでをアウトソーサーに任せ、どこから自社で行うかをしっかりと線引きしなければ
今後トラブルの原因になるかもしれません。
外部委託を増やすほどに、コストも増えていきます。
自社で行う仕事との区別をしっかり行う、取捨選択が重要です。
３. 業務の標準化、手順見直し提案
ヒアリングや改善点をもとに決定した内容は、標準化し社内で情報共有できるようにします。
同じ業務でも、人によって作業手順が違う場合はありませんか。
これでは、こなす時間やアウトプットに無駄な時間をかける原因になりかねません。
業務の標準化や手順の見直しについて考えるこは、無駄な時間や作業を省き
生産性の向上に繋がります。
例えばクレーム対応の場合を挙げてみましょう。
クレームが来ても、対応策が分からず、とりあえず上司に繋いでしまうとします。
しかしクレームのパターンを理解することでカテゴライズ化が可能です。
「このクレームにはこのような回答がベスト」とマニュアルすれば
誰もが対応できるようになります。
実際にクレーム内容の電話が多く、IT担当者が退職を検討していた事例がありました。
しかしクレーム対応を他社にアウトソーシングすることで、担当者の離職を防ぎ
逆に士気が上がった成果もあります。
想定質問集を作ることで、標準業務としてアウトソース可能になるのです。
これらを全て外部委託できれば、自社社員の負担がぐっと減るのが分かりますね。
社員の負担を減らすことは、精神的な支援にも繋がるのです。
４. 導入計画
作業の優先度や重要性を精査し、具体的な運用方法を考えていきます。
システム構成と運用作業にズレがないことをチェックし、運用に向けて最終段階に入ります。
アウトソーシング先との連絡方法やコントロール方法・夜間や早朝などの
対応についても細かく決めておきましょう。場合によっては
社内の組織編成（BRP)についても変更を検討します。
IT部門の業務をアウトソーシングした分、社内の仕事が減るのは間違いありません。
人材を余らせるような状況は、コスト面でも失敗の原因となります。
５. 依頼する業務範囲や品質に関するすり合わせ
発注で注意すべきなのは、依頼する内容に関してサービス提供側と
発注側との認識がずれてしまうことで起きるトラブルです。
社内業務の効率化を狙ってアウトソーシングを導入したにもかかわらず
トラブルの原因になってしまったのでは意味がありません。
このようなトラブルを回避するために、事前に依頼内容について綿密に
打ち合わせを重ねるなど、共有認識を持った状態で依頼をスタートする必要があります。
ここで注意すべき点としては、何事においても、口頭での伝達や合意は避け
必ず書面など記録が残る形での伝達・合意を取るようにしましょう。
ITアウトソーシング導入には、このような委託先との認識の
すり合わせが非常に重要なポイントです。
6. テスト運用
実際にシステムを運用し、問題がないかを確認します。
時間や人員によって運用にムラが生じないよう、安定したサービス提供を目指すのです。
もし問題が生じれば、再度話し合いを重ね、改善策を見つけ出します。
７. 運用開始
テスト運用に納得したら、本格的に業務に取り入れます。しかし導入したからといって
終わりではなく、要望や疑問点があればアウトソーサーに相談しましょう。
スムーズな運用のため、常に改善点のチェックはおこたりません。
日常的に問題点を洗い出す場を作り、問題点や改善点を共有します。
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