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情報システム代行とは
情報システム運用を行える人材は需要が伸びておりますが、日本においてその人材は不足しております。社内の体制を改善したいとお考えの方も多いことでしょうが、そこでおすすめなのが、情報システム代行です。
ここでは情報システム代行について解説していきます。
情報システム代行とは？
「情報システム代行」とは、社内のシステムに関する業務を担当する部署である「情報システム部門」を代行を行ってくれるサービスのことです。
つまり、IT機器やシステム運用を代行するサービスです。
IT機器の運用行に社員の負担がかかっている場合は場合代行することで社員の業務負担を軽減する
ことができたり、IT機器やシステムに障害・トラブルが発生した際は都度社内で対応が必要ですが、運用代行サービスを利用すれば、そうした対応もすべて依頼先の会社へ任せることができます。
情報システム部門がいない企業の場合、IT関連の業務は属人化してしまうことが多く
退職や人事異動の影響で管理が疎かになってしまうリスクがあります。
しかし、「情報システム代行」を利用することで、退職や人事異動があった場合でも安定したITシステムの運用が可能となります。
代行できる主な業務とは？
代行できる業務内容は、上記の様に多くの業務がありますが、
主に情報システム部門が行う業務である、ヘルプデスクや、アカウント・IT資産管理システム運用があります。
社内ヘルプデスクのように社員からの問い合わせが頻繁に来るような業務であれば
運用代行を利用することで業務がスムーズになります。
上記の中からいくつかピックアップし、代行できる業務の詳細を見ていきましょう。
ヘルプデスク
社員からのIT機器やツールに関する問い合わせに対応する業務を指します。
主に下人調査と問題解決、再発防止などを行います。
IT業務の属人化が進んでしまい、担当者が不在になってしまうと充分なサポートを
受けることができません。また、情シスが社内ヘルプデスク業務を兼任しているとなると
一人の負担も大きくなってしまいます。
社員の疑問やトラブルに直ぐに対応できるヘルプデスクを代行で依頼することで
生産性を落とさずスムーズに業務を進行できるようになります。
office365導入・アップデート・管理
Office365（現：Microsoft365）とは、Office製品やクラウド型のグループウェアを
まとめて利用できるサブスクリプションサービスのことです。
一番わかりやすいのはオンラインストレージや様々なサービスが利用料金内で使える点です。
買い切り版では、Office Home & Businessを購入される方が多い印象ですが
内容としては、Word、 Excel、PowerPoint、Outlookが含まれています。
それらのアップデート・管理、導入を行います。
資産管理・ユーザー管理
パソコン本体や周辺機器、ソフトウェアといったIT資産の管理を代行します。
調子の悪いパソコンを修理するのか買い替えてしまうのかといった判断も行います。
特にソフトウェアの不正使用などは、知らずにおこなってしまうケースは今でも多く存在します。インストールできる台数以上に入れてしまったりというような例です。
コンプライアンス違反は悪意がなく誤って起きてしまったとしても
ライセンス審査に引っかかってしまって巨額な賠償金が請求されてしまうことがあります。
しかし、実際には複数のライセンスやバージョンを管理して
随時アップデートしていくのは非常に手間な作業です。
これらの業務を代行することで社内のリソースを使わず予期せぬトラブルを防ぐことが可能です。
アカウント管理業務
社員の出入りが激しい場合、新しいアカウントを作成したり
不要になったアカウントを削除したりする作業はとても負担になるかと思います。
また、アカウントは作って終わりではありません。
アカウント毎にアクセス制限設定が必要な場合もあれば
ライセンスやデバイスのバージョン更新も必要になります。
こうしたアカウントの管理も代行業者に依頼できます。
ツール導入時教育
数年前ごろから、Microsoft 365の導入などをきっかけとし
社内のユーザーを対象にしたIT研修に力を入れようとする企業も増えています。
現場の業務プロセスを理解し、ITツールの活用方法の提案を行い
IT化のための情報の啓もうを行います。
それらを取り入れる際に、社員への研修を行います。
その他IT関連業務
IT機器の大量導入や新たなシステムの登録・変更を自社で対応するのは
かなりの手間と時間が掛かります。こうしたキッティング作業も依頼可能です。
その他には、テレワークに伴うワークフローや業務フローのマニュアル作成まで
行ってもらえる場合があります。
どこまで対応してもらえるかは委託先によって異なりますので、契約する段階では
依頼する予定がない場合でも、対応可能な業務範囲は確認しておくと良いでしょう。
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