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勤怠管理システムを導入する手順
運用の分析整理・ルールの再構築
まずは運用を分析し、コンプライアンス上も、クラウドシステムへの設定上も
問題が起こらないように就業規則に落とし込んでおくことがシステム導入成功のポイントです。
具体的手順は下記です。
１．就業規則を確認する（労働時間、休憩、休日）
主には労働時間管理制度の見直しを行います。具体的には就業規則で下記を確認します。
・始業終業時刻（固定、変形労働、シフト制その他）
・休憩時間（固定OR本人の自由に任せるOR１パターン）
・残業時間（早出残業、8時間以内の残業有無など）
・休日（法定休日はどのように決めているのか）
・有休休暇の付与（法定通りなのか）・特別休暇、慶弔休暇
これらを確認したうえで、「就業規則には書いてないけど、この人の場合はこう
この部署の場合はこう」というようなローカルルールが出てきた場合は、それを洗い出して
就業規則に落とし込みます。
２．賃金規程を確認する
次に、給与計算がどのように行われているかチェックします。
「勤務時間の集計結果」は給与計算の元ネタになるものであるため、「給与計算の時に
どんな数字が使われるのか」を想定して勤怠管理システムの設定を行う必要があるからです。
確認ポイントは下記です。
・給与の締め日、支払日・みなし残業代の有無（人単位で異なるのか会社単位で一律なのか）
・遅刻、早退時の取り扱い・残業代の計算方法（1日8時間未満の残業、週40時間超など）
・休日出勤時の割増賃金計算方法を確認する（土曜や祝日の出勤は？）
など。
ここで、労働基準法割増賃金を最低限に抑えるためのマニアな労働時間管理
賃金設計になっている場合は、変更をご提案することもあります。
割増賃金を最低限に抑えようとする設計は、給与計算上テクニックを要し
運用上煩雑になってしまいうまくシステム化できない、または人事担当者の工数削減にならない
ということもあるからです。
このような場合は、
・割増賃金を節約を第一目的とするのか
・勤怠管理にかかる全体の工数（時間）削減を第一目的とするのか
といったコンサルティングまで行うことが必要となります。
３．実際のタイムカード、賃金台帳を確認する
実際のタイムカード賃金台帳を確認し、就業規則及び賃金規程の内容と合致しているか
確認します。
就業規則の記載と実際の給与計算のやり方が異なっているというのはよくあることです。
細かなローカルルールがあったり、給与計算担当者の秘伝の技を駆使して作業している
というようなみえない作業がされていることがあるからです。
これらの「属人的」な作業を分析して、一般化された、誰でもわかるルールとして就業規則及び
賃金規程に落とし込みます。
その他、次のようなことも確認します。
・残業する場合の申請フローはOR打刻した時間の全てが労働時間か
・早出かつ早退、遅刻かつ残業をどうするか
・午前半休を取得して午後まで勤務してしまった場合はどう処理しているのか
・午前半休を取得して午後勤務、残業した場合はどう処理しているのか
勤怠管理システムをスムーズに運用するために
登録作業の完了後、勤怠管理システムの運用を円滑にスタートさせるには従業員への周知と
運用サポートの活用が欠かせません。システムの運用を軌道に乗せるために、注意しておきたい
ポイントを解説します。
１．運用を優先した業務フロー
最も重要なのは、無理のない業務フローを構築することです。
これまで運用してきた既存のワークフローを無視したまま勤怠管理システムの導入を進めれば
従業員の反発や事務処理上の混乱を招き、結果的にシステム利用が浸透しないまま改善が
滞ってしまいます。既存の勤怠管理方法を全てシステム化することに固執せず
運用のしやすさを優先することがポイントです。
まずは、現在行っている勤怠管理方法において、問題となっている点を明らかにして
社内でも共有しておきます。特に以下の点に注目して検証してみましょう。
・勤怠管理における現在の業務フローを細かく全て洗い出す（いつ、誰が、どのような、業務を行っているか）
・本社が捉えられていない業務フローが存在しないか（営業所や工場での業務フローもきちんと把握しているか）
・管理職や労務担当者が抱える勤怠管理での不満や悩みを拾い上げる
・その他、勤怠管理上で業務が滞っている箇所はどこか
実際に勤怠管理システムを運用する段階になって想定との乖離が起こらないよう
管理職や労務担当者を含め、現場の人間にヒアリングしたり想定している運用方法について
意見を求めるなど、積極的に働きかけることがポイントです。課題意識を共有することで
システム導入へ理解を示してもらい、社内の協力体制を築きやすくなります。
２．従業員への周知
初期設定が完了したら、関係者へ操作手順の説明を行います。
まず、管理者となるスタッフに各種承認やシフト作成などの手順を説明します。
従業員への周知は、現場目線で行うことがポイントです。
例えば、人事や労務担当者から「システムを導入します、手順に従って利用を開始してください」と告げるだけの一方的な情報発信では、実際にシステムを使う従業員の納得感が得られないことで反発が起き、システムを積極的に有効活用してくれなくなる可能性があります。
ポイントは、当事者意識を持ってシステム活用に取り組めるような働きかけを行うことです。
周知の段階ではシステムの操作方法はもちろんのこと、システムを導入した目的、それにより
改善できる業務効率化やペーパーレス化などの課題、システム導入によって従業員が受ける
メリットなどを説明するとより理解を得やすいです。
この工程を省かず、システム導入の目的とゴールを全社的に共有できるよう努めましょう。
コミュニケーションツールやメールを使った周知でも良いですが、全社へ向けて説明会を開くと
システムへの理解が早く、効果的です。運用に際しては、操作の疑問点は必ず整理し、誰もが
迷わずシステムを使用できるように前もってマニュアルを作成しておくことが重要です。
３．運用後のサポート範囲
勤怠管理システムの運用開始後も、就業規則の変更や従業員の増減などにより運用方法が
変わることがあります。よって、運用時のサポートがどの程度まで対応してくれるのかも
重要なポイントです。
自社でシステムの設計が可能なオンプレミス型やプライベートクラウド型の
勤怠管理システムに対し、パブリッククラウド型の勤怠管理システムのWebサービスは機能に
制限があり、導入後のカスタマイズができないものも少なくありません。
例えば「フレックス制を導入することになったものの、システムが対応していないために
働き方改革が滞る」「子育て中の従業員を時短勤務に切り替えたいが、システム対応が進まず
退職してしまう」などのケースが生じ、柔軟な働き方が阻害される可能性があります。
勤怠管理システム導入後に新たなワークスタイルを取り入れる可能性があるならば
「働き方に合わせた機能のアップグレードはできるのか」「運用方法を変更したいときのサポートレベルはどの範囲までなのか」などを事前に運営会社に確認しておくようにしましょう。
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