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WEB会議・オンライン商談システムを利用するメリット・デメリット
Web会議・オンライン商談システムにはメリット・デメリットがあるのでしょうか。
直接対面で行う会議・商談より優れた点は何でしょうか。
また、クラウド型・オンプレミス型にわけることができますので、
それぞれのメリット・デメリットを見てみましょう。
WEB会議・オンライン商談システムのメリット・デメリット
| メリット |
| 1. 移動時間がかからない |
| 2. コスト削減に繋がる |
| 3. 新型コロナ対策など、時勢に合わせた対応が可能になる |
| 4. 便利な機能があり、会議・商談に求められる対応ができる |
| 5. 研修・引き継ぎなどにデータを活用できる |
1. 移動時間がかからない
対面での会議・商談ではどちらかあるいは双方が移動し、集まって会議を行う必要があります。
そのため、交通事情や前後の予定を考慮して、
場合によっては出張の手配をして、会議を設定する必要がありました。
オンライン上で会議や商談を行えば、移動に時間がかからないので、
続けて会議を設定していたとしても対応可能で、効率良く対応することができます。
オンラインなら、海外のお客様と商談をし、その直後に他国の方と会議をすることもできます。
また、離れた拠点にそれぞれがいたとしてもオンライン上一同に介して話し合うことが可能です。
2. コスト削減に繋がる
時間以外に、様々なコストも削減することができるでしょう。
例えば、交通費。1日に何箇所も営業活動で訪問するとなればそれなりのコストがかかります。
海外や国内でも遠方の方が相手であれば飛行機・宿泊代なども相当なものになります。
また、会議に使う資料も人数分作成してとなるとコストがかかりますが、
Web会議・オンライン商談ならコンピューター上で共有して進めることができますよね。
Web会議・オンライン会議でかかる費用はそこまで大きくないので、
導入を検討する価値があるでしょう。
3. 新型コロナ対策など、時勢に合わせた対応ができる
新型コロナ対策でリモートワークが浸透し、対面ではない形式での打ち合わせも増えています。
もはや誰もがリモートで打ち合わせをされたことがあるのではないでしょうか。
時代の流れとして、Webでの会議・商談の活用は加速する一方です。
感染症対策では感染リスクを減らすことができる点がメリットですが、
例えば大規模災害の際などでも離れた場所から支援の話し合いができたり、
今後も活用の場は増えていくでしょう。
4. 便利な機能があり、会議・商談に求められる対応ができる
リモートの会議・商談の際に、ただ単にオンラインで会議や商談を行うだけでなく、
それに特化したシステムを活用すれば、より一層スムーズな対応ができます。
会議であれ商談であれ、その場面に必要な機能というものがあるかと思います。
対面であれば咄嗟に手を差し伸べられることが非対面だからできない、
となっては機会損失に繋がりますよね。
それを防ぐだけでなく、さらに「オンラインだからこそできる」機能が搭載されています。
例えば翻訳・議事録の自動作成・名刺管理・相手画面の操作などは、
会議・商談用に特化したシステムならではの機能と言えるでしょう。
実際の日頃の会議・商談のスタイルを振り返り、必要な機能・あったら便利な機能があれば、
Web会議システム・オンライン商談システムはあなたのお力になれるかもしれません。
5. 研修・引き継ぎなどにデータを活用できる
大抵のWeb会議システム・オンライン商談システムには録音録画機能があり、
システムによっては議事録作成機能・名刺管理、ストレージ機能などもあります。
これらを活用すれば社内での活用もできるのです。
例えば、
・画面録画した商談を閲覧し、成約に繋がる商談のコツを学ぶための研修資料にする
・引き継ぎの際に顧客情報を名刺・資料とともに過去の会議・商談の記録を引き継げる
など、ただ会議をして商談をする以外にも活用できるでしょう。
続いて、デメリットについて解説していきます。
| デメリット |
| 1. 社内で研修を行う必要があるなど、導入に際してハードルがある |
| 2. 相手側が利用できない場合は活用できない |
| 3. インターネット回線などの環境に影響される |
1. 社内で研修を行う必要があるなど、導入に際してハードルがある
Web会議システム・オンライン商談システムに限ったことではありませんが、
新しいシステムを導入するには使い慣れるまでのハードルがあります。
まずは導入したいシステムを社内のメンバーが使いこなせるようになるまで、
・システムを導入する意味を共有し、納得して導入してもらえるようにする
・システムの使い方の研修や不明時のサポート体制を整える
などの必要があるでしょう。
また、研修の段階では使い方がわかったつもりでも、いざ会議・商談となった時に、
最初は操作に慣れず手間がかかってしまったり、先方を待たせてしまったりするかもしれません。
最初はトライアルがあるものを活用し、社内同士で使ってみる、
サポート体制が整ったシステムを選ぶなどの工夫をすると良いでしょう。
2. 相手側が利用できない場合は活用できない
いくら社内側の問題を解決しても、相手側がリモート環境で会議ができない場合は使えません。
例えばPC操作に不慣れ・Webカメラがないなどの事情があればオンライン会議が行えません。
セキュリティの都合などで指定のシステムのみが使える企業もあるでしょう。
いつでも必ずWeb会議システム・オンライン商談システムを活用する、という意識ではなく、
先方に合わせて柔軟に対応することを念頭に選ぶようにしてください。
また、強いてあげるのであればアプリのダウンロードを先方側が行わないといけないものなどは、
先方のハードルを上げることになります。
システムが使いやすいものであるか・顧客側が受け入れやすいかどうかも重要です。
3. インターネット回線などの環境に影響される
Web会議・オンライン商談に限ったことではありませんが、リモート環境下では、
ネットワーク環境の影響を受けやすくなります。
回線状況が悪いと画面が途中で止まってしまう・音声が聞き取れないなどが発生しますので、
環境を整えることが重要になるでしょう。
また、先方側の回線の事情もありますので、万一うまく接続できなかった場合はどうするか、など
事前に想定しておきましょう。
クラウド型のシステムを依頼するメリット
続いて、クラウド型・オンプレミス型どちらのシステムが良いのかを見ていきましょう。
どちらの方が優れています、というものではなく、それぞれにメリット・デメリットがあり、
自社の状況に合わせて選ぶことになるでしょう。
オンプレミス型Web会議
メリット
| オンプレミス型のメリット |
| 1. 会社ごとのスタイルに応じてカスタマイズできる |
| 2. 保守費用を除けば初期コストのみで導入可能である |
| 3. 自社ポリシーに合わせてセキュリティレベルが導入できる |
デメリット
| オンプレミス型のデメリット |
| 1. 初期導入コストが割高である |
| 2. Web会議の環境構築に時間がかかる |
| 3. サーバー構築・カスタマイズなどの維持費がかかる |
| 4. 技術トラブルに自社で対応する必要がある |
オンプレミス型Web会議システムは、
自社サーバーを構築することで優れたカスタマイズ性を発揮できます。
必要な機能・必要なセキュリティレベルに合わせての構築が可能でしょう。
また、初期コストは割高ですが、一度構築すれば月額料金などはかからないので、
ランニングコストを削減することができるのも魅力です。
保守・運用についてのコストを事前に確認し、確保しておけば
追加予算の確保が必要になることもあまりありません。
また、自社サーバー内に構築するシステムなので、自社のセキュリティレベルで守られ、
情報の漏洩などのリスクが少ない・外部からアクセスされない点が魅力です。
一方で、初期投資とシステム管理者など技術に精通している人材が必要なのも事実。
基本的には買い切りなので、自社対応が求められるものですが、
導入後のサポート体制・保守運用サービスなどに手厚い会社もあります。
事前に確認をしておくと良いでしょう。
クラウド型Web会議
メリット
| クラウド型のメリット |
| 1. 特に設定をしなくてもWeb会議システムを導入できる |
| 2. 利用回数やサーバーの負担を気にする必要がない |
| 3. 常に最新のバージョンで利用することができる |
デメリット
| クラウド型のメリット |
| 1. 提供元に依存するものになる |
クラウド型のシステムは、自社サーバーの準備も必要なく、
特に必要なシステムを構築する必要もありません。
サービス提供元が提供する洗練されたシステムを常に最新バージョンで利用ができます。
しかし、サーバーを含めほとんどが提供元に依存するため、
自社に合わせてのカスタマイズはできません。
また、セキュリティの面なども確認してから契約する必要があるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！