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DM発送を発注する手順
DM発送会社を利用する場合も自社でDMを発送する場合も、
大まかな流れ・手順を事前に把握しておくと、準備から発送までをスムーズです。
外注の利用可否や依頼する業務の範囲を決めるのにも役立つでしょう。
DM発送を依頼する前に〜事前準備〜
DMを発送する際には以下3点を準備しておく必要があります。
・DM送付リスト(宛名リスト)の用意
・送付枚数の決定
・デザインデータの用意
上記2点は自社内で確認しておくことが必須ですが、
DMにプリントするデザインデータについてはDM発送会社に依頼することも可能です。
では具体的に、DM発送会社へ依頼する流れ・手順について見て参りましょう。
DM発送を外注する際の流れ
実際にDM発送をDM発送会社に外注した場合のDM発送の流れ・手順はこちらです。
<DM発送を外注する場合>
1.DM発送会社の選定
2.問い合わせを行う
3.見積を依頼する
4.デザインデータを準備する
5.宛名リストを送付する
6.発送作業
7.発送処理
8.アフターフォロー
- DM発送会社の選定
提供するサービス・品質・コスト等さまざまな点において各社違いがあります。
複数社を比較検討して、依頼したい要件を満たしてくれる会社を選びましょう。
2.問い合わせを行う
DM発送会社へ依頼内容を実施できるかどうかの問い合わせを行います。
見積もりをまとめて取得できるアイミツCLOUDを活用いただく大変便利です。
お問い合わせ前に、わかる範囲でも要件をまとめておくとスムーズに話を進めることができます。
3.見積もりを依頼する
依頼する内容が予算の範囲内に収まるか確認するために、見積もりを依頼します。
同じ条件の会社が複数ある場合は相見積もりを取って比較検討・コストダウンを図りましょう。
4.デザインデータを準備する
自社で用意したデザインデータがあれば、DM発送会社に送付します。
自社でデータがない・デザインを依頼する場合は
画像データや記載する情報といった素材を送付して作成を進めていきます。
5.宛名リストを送付する
DMを発送するための宛名リストをDM発送会社に送付します。
DM発送会社によってリスト形式・送付方法のルールがあるので遵守しましょう。
6.発送作業
DMの宛名ラベル貼り・封入・封かんをDM発送会社が行います。
7.発送処理
依頼時に指定した方法で、DM発送会社が完成したDMを発送業者・運送業者に引き渡します。
8.アフターフォロー
会社によっては、発送したDMの不着・不在のリストアップや不着DMの返却を行っています。
アフターフォローの有無は事前に確認しておくと良いでしょう。
DM発送を自社対応する際の流れ
つづいて、DM発送をすべて自社で行う場合の流れを解説します。
流れ・手順自体はDM発送会社が行うのと同じですが、
作業環境が大きく異なる点に留意しておく必要があります。
<DM発送を自社で対応する場合>
1.DMデザインの企画・制作
2.印刷
3.封入・封かん作業
4.宛名ラベルの作成
5.ラベル印刷・ラベル張り
6.発送
1.DMデザインの企画・制作
DMにプリントするデザインを企画・制作します。
グラフィックソフトが必須となるため、無い場合は用意する必要があります。
また、デザインだけ、デザイン〜印刷までを外注される方もいらっしゃいます。
2.印刷
ハガキ・封筒等の媒体にデザインを印刷します。
インクジェットプリンター・カラーレーザープリンター・コピー機のいずれかが必要となります。
コストパフォーマンスが低い点・時間がかかる点は考慮しておく必要がありますし、
印刷環境によっては印刷だけ外部に依頼することも検討しましょう。
3.封入・封かん作業
封筒タイプのDMを発送する場合は自社で封入作業を行います。
重要なDMである場合は封かんも必要です。
発送数が多くなればなるほど人的リソースの確保が難しい点に注意が必要です。
4.宛名ラベルの作成
DMの送付先を記載した宛名ラベルを作成します。
専用ソフトが無い場合はWord・Excelでも簡単に作成することができます。
また、クロネコDM便のようにシステム上で宛名作成ができるものもあります。
5.ラベル印刷・ラベル張り
印刷はDM面と同じくプリンターやコピー機を使用して印刷します。
できあがったラベルを手作業でDMに貼り付けていきます。
6.発送
できあがったDMを発送業者・運送業者に依頼すれば完了です。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです!