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OA機器を発注する手順
OA機器を発注する際の大まかな流れ・手順を事前に把握しておくとスムーズです。
おおよその流れを見てみましょう。
OA機器を発注する前に 〜事前準備〜
OA機器の外注の前に自社で済ませておくべき準備は何があるのでしょうか。
OA機器の外注先を知ろう！
OA機器を外注するにあたって、外注先の選択肢となるのは主に2つになります。
メーカーの販売代理店と、独立系のITベンダー（システムインテグレーター）です。
1. メーカー販売代理店
まず、OA機器の導入依頼をとしてあげるのは、メーカー販売代理店です。
キヤノン、リコー、富士フィルム（旧富士ゼロックス）など、
大手光学機器メーカーと販売委託契約を結んでいます。
＜特徴＞
・廉価なエントリーモデルからハイスペックな最新機種まで幅広く取り揃えている
・リース契約にも対応している代理店が多い
・メーカーと直接ネットワークを持っている
トナー、ドラムといった消耗品を補充する際や、故障・トラブルが起きてしまった際に、
よりスムーズな対応が見込めるでしょう。
OA機器を単体で導入する場合やメーカーにこだわりがある場合は販売代理店がおすすめです。
2. 独立系ITベンダー
次は、独立系のITベンダー、OA機器・業務用システムの専門業者です。
代表的なベンダーとしては大塚商会、スターティアなどが挙げられます。
＜特徴＞
・メーカーの枠組みにとらわれない
・対応できる範囲が広い
・ベンダーによってはシステム開発まで委託することが可能
コピー機・複合機・ビジネスフォンなどOA機器だけではなく、
オフィス家具、什器まで取り扱っているところも少なくありません。
オフィス環境全般をサポートしてほしいという場合はITベンダーと契約する企業が多いようです。
大まかな利用想定を把握しよう
メーカーの販売代理店・ITベンダー、いずれと契約する場合も、
・OA機器を利用する人数
・利用頻度
・(設置が必要なOA機器の場合)導入する場所
・(電話・ネットワークなど)回線の確認
など、大まかなご利用想定を洗い出しておきましょう。
コピー機・複合機の場合
1分間に出力できる枚数（印刷スピード）によって、20枚機、30枚機と分類されます。
あらかじめ大まかな印刷枚数がわかっていれば、おのずと適した製品が絞り込まれるでしょう。
また、求める画質・印刷したいものの種類なども想定に含めるようにしましょう。
設置が必要なOA機器の場合
OA機器を導入する場所の簡単な見取り図を用意しておくのも大事なポイントの1つです。
ご依頼時に搬入が可能なのか、想定の場所に設置できる大きさなのかなど確認ができます。
回線を利用する機器の場合
・PCを利用する ・オフィス電話を導入する
・コピー機・複合機の導入にてネットワークからプリントを行う、電話機・PC端末と接続する
上記のようなOA機器では回線工事が必要です。
事前に設置場所の広さ・間取りがわかっていれば、間取り図をご依頼時に添付できます。
工事に必要な人員や段取り・スケジュールを速やかに決められるので、相談もしやすくなります。
OA機器の導入手順
OA機器の概要や変遷を整理したところで、続いては具体的な導入方法についてご紹介します。
・自社で直接導入する場合
・メーカーの販売代理店を経由して導入する場合
2つに分けて見ていきましょう。
自社で導入する場合
1. 購入先を決定する
OA機器の多くは、新品・中古問わずネット通販で購入できます。
家電量販店のネットショップやAmazon・楽天といったECモールで製品を見ていきましょう。
2. 新品か中古か検討する
次に大切なのは新品と中古どちらを購入するか検討することです。
利用シーン・利用頻度に目を向けて検討をしていきます。
OA機器は多機能化・高機能化が進んではいる・最新機器が出てくるペースが早いので、
最新機器が良い・新しい機能が自社に合う場合は、新品が良いかもしれません。
しかし基本性能についてはどの製品も大きな違いはありませんので、
たとえば複合機の場合、書類をコピー・プリントアウトする頻度がそれほど高くないのなら、
印刷速度が限られている型落ちモデルや中古品を選ぶのも1つの方法でしょう。
中古品購入の場合は、
メーカーの部品保有期間（複合機の場合、製造終了後7年間）を過ぎていないかも確認ください。
期間を過ぎていると、故障時にメーカー修理が行えないこともあるためご注意を。
3. 購入・配送方法を決める
導入する製品が決まったら、支払いを済ませ、配送手続きを行います。
OA機器を取り扱っているショップのほとんどは製品の配送・搬入まで請け負っており、
店舗によっては搬入後の初期設定まで依頼することも可能です。
・(エリア外など)何らかの理由で販売元の配送・搬入サービスを利用できない
・機器の導入にあわせて社内ネットワークを構築する必要がある
上記のような場合は、自社で業者を手配しましょう。
4. 導入について
OA機器はデリケートな精密機器なので、取り扱いには相応のノウハウが求められます。
自社で業者を手配する場合は、信頼きる運送会社・電気工事会社を選びましょう。
搬入・設置後、ネットワークなどのテストを経て、問題がなければ利用スタートとなります。
なお、購入価格が10万円を超える複合機やコピー機は税法上の固定資産に該当します。
購入後は経理上の資産計上と減価償却も欠かせません。
販売代理店を通じて導入する場合
1. 販売代理店・システムベンダーを選ぶ
メーカーの販売代理店を通じてOA機器を導入する場合は、製品選びから任せることが可能です。
メールや電話で先方の担当者とコンタクトをとり、
導入目的や予算、利用シーン、利用人数などを漏れなく伝えます。
自社に合う製品をピックアップしてもらいましょう。
※販売代理店：キヤノン、リコーといった特定メーカーの製品を専門に取り扱う販売店
メーカーに特にこだわりがない場合や、
ブランドやシリーズの枠組みにとらわれず幅広く製品を検討したいといった場合は、
大塚商会などのような独立系のシステムベンダーに依頼するのもおすすめです。
2. 契約方法を決める
提案を受けて導入する製品が決まったら、次は契約です。
リース、レンタルを含めた3種類の契約方法から自社に合ったものを選ぶことができます。
3. 導入について
契約後のOA機器の導入については自社で導入する場合と同様です。
機器の運送・搬入、初期設定という流れになります。
違う点があるとすれば、販売代理店やベンダーを経由する場合、
回線工事などを含めた施工会社の手配までまとめて任せることが可能です。
リース、レンタルの場合は資産計上、減価償却の手間もかかりません。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！