アウトソーシング先、固定化されていませんか？外注先を見直すメリット！

アウトソーシング先、固定化されていませんか？外注先を見直すメリット！

自社では対応できない業務を一部または全てを、外部へ委託をして業務効率化を促進するアウトソーシング。
しかし、すでに「お抱えの業者が決まっていたり」、常にその会社に依頼しているという企業様の場合、アウトソーシング先に完全に満足していないことも少なくはないでしょう。
今回は、すでにアウトソーシングをされている企業様向けに、アウトソーシング先を見直す方法についてご紹介していきます。

アウトソーシング先を活用している企業割合

プロフェッショナルアウトソーシングサービスを提供する株式会社EPコンサルティングサービス （https://www.epcs.co.jp/）は、従業員数100人～1,000人の企業の経営者・経理財務責任者を対象に、「社内の管理業務×アウトソーシング」に関する調査によると、「ご自身の会社の管理業務（バックオフィス業務）でアウトソーシングしているものはありますか？」と質問したところ、7割近くの方が『はい（68.3％）』と回答されたようです。
 
バックオフィスに限定しているため大きめの割合が出ているかもしれませんが、かなりの割合の企業様がアウトソーシングを活用していると見受けられます。
 

既存のアウトソーシング先に満足していない理由

また同調査にて、現状のアウトソーシング先で満足しているかという質問に対して、85％近い会社が満足しているという現状があるとのことですが、
あまり満足していない・満足していないと回答したユーザーの満足していない理由は、『セキュリティ面に不安がある（情報漏えいのリスクなど）（34.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『コスト削減に繋がっていない（33.9％）』『自社にノウハウが蓄積されない（32.1％）』という結果となったそうです。
 
社外に重要なデータを渡す場合や、契約が長く続いているからこその情報管理のゆるさ、アウトソースをすることでよりコストがかかっているという状況が発生している様子が見受けられます。
 

固定化されたアウトソース先のメリット

すでに普段から業務の一部や案件を外注している外注先を利用し続けるのは、以下のようなメリットがあげられます。
  1. 業務依頼・管理が簡単
すでにお互いの状況がわかっており、依頼の流れや指示の方法が確立されているので指示出しや業務依頼が簡単に可能です。また、クライアントへの納品しなければならない納期がありますので、進捗管理を行うことはパートナー企業が行うべき大切な業務ですが、その進捗管理もスムーズに行うことができます。
 
  1. 納期や価格感を相談しやすい
次に、外注する際にもっとも大事な、納期と依頼金額についてです。クライアントから要求されるタイトな納期や金額感もすでに付き合いのある会社へならば相談がしやすく、クライアントから要望を受けるパートナー企業としては一緒に仕事がしやすいでしょう。
 

固定化されたアウトソース先を変更しないデメリット

外部委託の契約・体制を契約更新ごとに見直すべきという認識は、多くのユーザー企業が以前から持っていると思います。ただ、問題が表面化することは、もっと少ないため「いますぐ、時間やコストをかけてでも」というほどには至らず、各社とも見直しを先送りにする場合が多いことでしょう。
しかし、アウトソース先が固定化し続けると以下のようなデメリットがあげられます。
 
  • 契約内容のチェックが効かなくなる
アウトソース先が固定化していると、関係が深まる一方馴れ合いが怖くなります。特に、追加依頼・付随業務発注・変更を繰り返すと契約に曖昧な部分が出てきてしまう可能性が怖いですよね。逐一、機密情報保持・守秘義務契約などを交わしていれば良いのですが、うっかり契約から漏れている範囲があると責任の所在が不明瞭となり、トラブルの元になることもあります。
 
  • 対応できる技術力が偏る
企業ごとに得意な分野があり、1つの会社が全ての技術力を持っていることはありません。様々な依頼を受ける中で、抱えているパートナー企業では対応できない案件がくることもあります。アウトソーシング先が固定化されていることで、対応できる案件の幅を狭めてしまうことになるでしょう。
 
  • 適正価格の判断ができない・価格決定力が下がる
一社に依頼をし続けると、適正価格かの判断ができなくなる恐れがあります。その企業の言い値で契約を繰り返すことに疑問を感じにくいだけでなく、先方からもその依存度を測られ、価格交渉が成立しなくなる可能性もあります。価格競争が発生しない状況というのは価格決定力は下がるものです。
 
  • 倒産・依頼停止時のリスクが高い
1社に依頼し続ける最大のデメリットは依頼できなくなった時のリスクヘッジがない点です。突然倒産してしまった場合だけでなく、依頼先が依頼業務の受付を終了してしまった時、依頼先が業務集中により依頼を受けられなってしまう場合、慌てて新規依頼先を探すことになるでしょう。万が一思うような依頼先が見つからないと業務が停止する・クオリティが下がるなどの影響も甚大です。
 

アウトソース先を新規に見つけるメリット

上記のようなデメリットがある中契約更新タイミングには、別の会社と比較しているみるということは契約先の健全性を担保するためにも必要なことだと考えられます。
多少の時間をかけても新規にアウトソース先を見つけるためのメリットは以下の点があげられます。
 
  1. 得意先の工数不足時にも依頼ができる
いつものアウトソース先の工数が逼迫、早急に別の企業を探したい…そのような時に慌てて依頼先を探すより、事前に複数の依頼先を確保しておきたいものです。依頼先が複数あれば、依頼したい内容・依頼先の状況に合わせてアウトソースが可能になるので常に体制が整った状態が作れるでしょう。
 
  1. 社内管理がしやすい体制を作ることができる
上記と逆の発想になりますが、外注先が分散しすぎている場合は、集約するメリットもあります。細かな分類で依頼先を分けていると依頼先があまりに多くなってしまうことも。対応領域が多い少数の企業にまとめれば、社内管理がしやすく、コミュニケーションコストも削減できるでしょう。
 
  1. 品質の向上を図ることができる
現在依頼している企業のクオリティが適正かを判断し直すきっかけになるかもしれません。依頼先が複数ある状況では競争の原理が働くので、クオリティ向上を図ることができます。また、依頼内容によっては現在の依頼先よりも最適な企業がある可能性もあり、新規取引はその判断材料にもなるでしょう。
 
  1. ニーズに合うスキルを持つ企業を探すことができる
例えば、ニッチな技術者が急遽必要になった場合、毛色の異なる依頼が舞い込んできた場合、既存取引先ではスキルが追いつかないこともあるかもしれません。そのような時は他社にも声をかけてみましょう。
 
  1. 金額が適正であるかの判断がつく
既存取引先の価格のみを鵜呑みにしてしまうと、クライアントへの提案金額に偏りが出ている可能性があります。結果として成約できただろう案件を取りこぼしてはもったいないですよね。複数社と取引をする・複数社の見積もりを取ることで価格の適正値が見えてきますし、結果依頼費用がリーズナブルになれば、クライアントとのお取り引きにも有意に働くでしょう。

アウトソース先の企業選定のポイント

このようなトラブルを回避するためにはどのようなことをしたら良いのでしょうか。
回避する手段の1つとして、パートナー企業を慎重に選ぶことが重要です。
 
パートナー企業を選ぶポイントは以下の3点です。
  1. 金額設定を気をつけよう
  1. バランスのよい企業属性を抱えよう
  1. 実績がある信頼のある企業に依頼しよう
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
 
① 金額設定を気をつけよう
パートナー企業へ依頼する金額設定する際、お互いに無理のない契約ができる業者を選定します。
関係の健全性や、継続可能な関係性を作るためにもお互いが納得できる金額で契約を締結することが重要です。
 
② バランスのよい企業属性を抱えよう
金額重視でアウトソーシング先を選ぶと、どうしても小規模な企業や個人事業主に偏ってしまっているということはないでしょうか。アウトソーシング先が固定化されてしまうデメリットでもお伝えしましたが、倒産や営業停止にリスクは、大きな法人よりも高い傾向にあります。倒産まではいかずとも、小規模な会社は対応できる人材が限られているためその企業内でリソースがいっぱいになりがちです。依頼先の対応可能状況や、対応スピードを安定させるためにも、依頼する先を小規模の企業と、大きめの法人とバランスよく抱えることが重要です。
 
③ 実績がある信頼のある企業に依頼しよう
前述にもある通り、パートナー企業に依頼する際にはパートナー企業の失敗は仕事を依頼した側の責任ですし、スケジュール管理などは依頼している範囲全てを管轄できるわけではありません。さらに、委託した成果物はそのままクライアントからの評価に繋がりますので、成果物の品質はもっとも重要なところです。そのため、依頼する先の実績や信頼を依頼前に把握し、厳選することが重要です。
 
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