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情報システム代行を選定する際のポイント
情報システム代行先を選定するポイント
業務を発注する際は、事前に予算額を決めておくことと、
複数の発注先を比較することが大切です。以下で、それぞれの項目を具体的に解説します。
１. 事前に予算額を決めておく
実際に業務を発注する前に、予算計画をしっかりと立てる必要があります。
オプション料金や違約金など、契約金以外に必要な費用の内訳も
しっかり把握することが大切です。費用の内訳をしっかり把握しておかないと
思わぬところで経費がかさむこともあります。
２. 複数の外注先を比較する
「情シス業務」といっても、そのジャンルや業務内容は多岐にわたります。
発注先によっても、得意とする情シス業務は異なるのが特徴です。
ミスマッチを防ぐためには、複数の外注先を比較することが欠かせません。
「どんな情シス業務を得意としているのか」、「どの程度の業務範囲に対応してくれるのか」
といった点を確認しながら、発注先を選びましょう。
代行先の選び方
発注先を選ぶ際に、見るべきポイントには以下のものがあります。
・情報扱いのポリシー
・サービス対応範囲
・支援実績
・対応スピード
・料金
詳細を見ていきましょう。
情報扱いのポリシー
基幹情報を扱う情シス業務を委託することになるので、情報を扱う際のポリシーが明確で
きちんと外部に公開されている企業を選ぶべきです。
万が一情報漏洩が発注先で起こった際には、適切な処置をとってもらうため
発注先が情報漏洩保険に加入しているかどうかは必ず確認しなければなりません。
企業にとって機密性の高い情報を開示する必要があるということは
万が一のことがあれば大変な損害となりますので、情報の扱いに関する
ポリシーが明確化されている企業を選ぶ必要があります。
サービス対応範囲
発注先企業がどのくらいの範囲までサービス対応しているのかは
必ずチェックしておく必要があります。
現在行っている情シス業務だけでなく、今後必要になり得る業務もすべて一度洗い出し
そのなかからどの業務を自社で行って、どの業務を外注するのかを選定します。
その選定の部分から支援してくれる会社もあるので、不安な場合は打診してみると良いでしょう。
支援実績
委託したい業務の支援実績が十分にあるかも、選定する上では欠かせないポイントです。
過去や現在の支援実績を公開していて明確になっている企業であれば
自社の事業領域と似通っているかどうかを検討しやすくなります。
同じ事業領域の会社の実績がある方が、発注を成功しやすいと言えるでしょう。
対応スピード
情シス業務は、企業全体の基礎を支えている重要な業務なので
対応スピードも重視しなければなりません。
特に問題があったときに至急対応は可能か、所定の業務時間外でも対応が可能か
休日でも対応は可能かは確認しておきましょう。
一般的に、至急対応などは料金が高くなることは認識しておきましょう。
発注先を活用するうえで、レスポンスが遅いなどのコミュニケーションストレスがないことは
担当者の精神衛生上においても重要です。
SLA（サービスレベル合意書）を定めておいて、メールやチャットのレスポンスを
いつまでにするかなどを決めておくことで、コミュニケーションに関する
課題や不満は抑えることができます。
料金
情シスの発注先による費用対効果を検討するうえで
料金を把握しておくことは当然ながら重要になります。
多くの企業がコストカットを目的としてアウトソーシングを活用します。
しかしコスト面を過剰に重視して委託先を選んでしまうと、品質面で満足いかずに
結果的に費用対効果が悪くなることは少なくありません。
本章でご紹介している要素を優先的に検討した上で、それらを満たした発注先の中から
より費用を抑えられる発注先を選ぶようにしましょう。
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