🔍
請求書システムを選定する際のポイント
請求書システムを選定する際は自社に合う製品を選ぶことが大切です。
このページでは選定のポイントをご紹介いたします。
請求書システムを選ぶ際の4つのポイント
1. 自社の規模・業務形態と合っているかを見極める
請求書システムに実装している機能は各社それぞれ異なります。
そのため、システム導入時には自社の業務形態に適しているものを選ぶようにしましょう。
「業務形態と合っているかわからない」という場合には、過去の実績を確認してみてください。
自社と近い規模・業態の会社に多く導入されているシステムなら、相性が良い可能性が高いです。
また、請求業務に関する課題・問題点を洗い出すというのも大切なポイントです。
課題解決や目的達成にぴったりの機能を持つ請求書システムが見極められれば、
スピーディーな業務効率化も夢ではありません。
2. 既存システムとスムーズに連携できるかを確認する
請求書システムを選ぶ際には、既存システムとの連携も重要な判断ポイントです。
既存システムと連携できなければ手入力が必要となってしまい、業務効率化に繋がりません。
仮に人気の製品であっても、既存システムと連携が難しいものは候補から外す方が良いでしょう。
なお、請求書の発行数が多い場合には、API連携が可能なシステムがおすすめです。
それほど多くない場合は、CSVファイルのインポートでも問題なく処理することができます。
3. 業務フローとの相性をチェックする
自社の業務フローとの相性も、請求書システムを選ぶ際には確認が必要です。
現状の請求業務フローを事前に確認し、それを踏まえた上で、
新たに請求書システムを導入した場合はどう業務を進めるのかを想定しておきましょう。
たとえば、請求書の発行前に上長承認が必要ならば、その流れもシステム化することが大切です。
請求書作成・発行だけならば製品ごとに大きな違いはありませんが、
業務フローにどう組み込むかによって選ぶべき製品が異なってくるので注意が必要です。
4. セキュリティ面も事前に確認を行う
請求書の特性上、取引先の情報を扱うことになるため、セキュリティ面も重要な要素です。
請求システムは高い利便性を持つ一方、サイバー攻撃のリスクを抱えているというのも事実です。
特に、クラウド型の請求書システムでは外部のサーバーを利用することになるので、
オンプレミス型と比べた時に、セキュリティ面のリスクはより高くなるでしょう。
多くのサービスが通信暗号化やアクセス権限設定などセキュリティ対策を行っていますが、
内容は各社で異なりますので詳細をしっかりと確認しましょう。
また、セキュリティ対策に関する情報は多くのサービスが公開していますが、
不明点や疑問点がある場合には問い合わせをするのがおすすめです。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！