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データ入力・集計を発注する手順とスケジュール
データ入力・集計会社を利用する場合も自社で対応する場合も、
大まかな流れ・手順を事前に把握しておくと、準備から発送までをスムーズです。
データ入力・集計を依頼する際の流れ
1. 依頼したい業務について整理する
まず依頼をする前に、社内で整理をする必要があります。
データの量・入力が必要な項目・データの形式・付随する依頼業務の有無
などを書き出してみると良いでしょう。
その際に、
・そもそも社外に依頼することが可能なのか
・場合によって機密情報保持に関する契約が必要ではないのか
・入力済みデータの引き渡し方法、破棄または返送方法について注意点はないか
なども整理しておくと、
依頼したい企業を見つけてから、社内NGになるということが防げるでしょう。
2. お問い合わせ、見積書取得をする
まず気になる業者をいくつか選定します。
選定の際は
・依頼したい業務に近い業務実績や同業他社実績があるか
・希望する業務全てを依頼できそうか
・セキュリティや品質面に不安な点がないか
・納期に間に合いそうか
などもチェックしながら進めましょう。
ある程度依頼を検討したい企業が選べたら、各企業へお問い合わせ・見積もり依頼を行います。
アイミツCLOUDであれば複数社へ一括して質問と見積もり依頼が行えますので活用ください。
見積もりが届いたら、各項目を見比べます。
必要事項が全て入っているか、別途追加料金がかからなそうかなどを確認し、
疑問に思う点は再度質問するなどして絞り込んでいくようにしましょう。
3. 商談・契約へと進める
商談が具体的になってきた場合は、入力予定のデータのサンプルなどを提示し、
具体的な入力方法・依頼後の流れについても確認できると良いでしょう。
見積もりの精査・商談を進めていく中で、お願いしたい企業が出てくれば契約へと進めます。
契約時に、機密保持契約を締結する必要がある場合は同時に結びましょう。
＜用語解説＞
秘密保持契約（NDA）：
自社の秘密情報を開示する場合に、契約締結時に予定している用途以外の使用や
他人に開示することを禁止したい場合に締結する契約書です。
実際の依頼がスタートしてから結んでも意味がないものなので、
この段階で、同時に締結するようにします。
機密保持契約では万が一の漏洩の際のトラブル防止のために、
損害賠償請求についてなどを盛り込むケースもあります。
4. データ入力・集計業務を開始する
入力して欲しいデータをデータ入力・集計会社へと引き渡し、依頼を開始します。
実際の業務スタート時に最終確認として仕様の確認をしてくれる企業様もいらっしゃいますので、
データ入力が完成してから「必要項目が抜けている」「集計方法が違っている」
といったことのないように、業務スタート時の段階で一度確認を行うようにしましょう。
依頼内容に問題がない場合は、そのまま作業をお願いします。
作業完成後の原稿引き渡し方法などは契約に則ってのお渡しになりますが、
もし、ファイル分けが必要・システム連携のために型式に指定があるなどがあれば、
こちらもこの段階で再確認をしてから進めていくようにしましょう。
その後は、契約に則った方式で入力を行なってもらいます。
入力方式についてはこちらのページをご覧ください。
尚、データに揺らぎがある場合は補完・重複チェック・データクレンジングなど
別途作業が必要になることもあります。
作業スタート後に別途料金が発生します、と言われても困ってしまうと思いますので、
これらは契約前の商談の段階で発生しそうか・発生した場合はどうするかを取り決めましょう。
＜用語解説＞
データの揺らぎ：
例えば
・xx-xxxx-xxxxという電話番号と(xx)xxxx-xxxxという電話番号が混ざっている
・市外局番が抜けたものやハイフンのないものが混ざっている
・住所が市区町村合併で異なったものが混ざっている
・西暦表記と和暦表記が混ざっている
などがデータの揺らぎです。
これらがあると、重複データが検索に引っ掛からず重複したままになってしまったり、
そのデータを元に連絡をし、二重にご連絡を差し上げてしまったりする結果に
繋がり兼ねません。
補完：
こちらは足りない部分を補うということです。
例えば、
・DM発送までを想定していたが、郵便番号抜けがあるものが多数発生している
などがあれば、補わずにはDM発送ができません。
このような場合に、データ入力会社側で調べて補完する作業を示します。
5. 検品・納品
データの入力が完了したら、データ入力会社側で検品をします。
数値データに不正値がないか・記入データは回答項目と一致しているかなどチェックを行った後、
依頼主の元へと納品されるようになっています。
データの納品方法は各社様々です。納品方法については事前確認を必ず行ってください。
尚、原稿の返却を希望の場合は返送を、原稿の破棄を希望の場合は破棄も行われます。
付随業務として集計業務やメール・DM等の発送などを依頼している場合は、
入力したデータをもとにそれらの業務へと移行していきます。
データ入力・集計のスケジュールを組む際の注意点
上記のスケジュールの流れにもいくつか出てきましたが、
イレギュラーなデータ・修正が必要なデータなどが発生すると、その分工数がかかります。
・重複や補完が必要なデータが多くデータクレンジングを行わずにメール配信ができない
・データの精査に時間を要して集計・資料作成の期限に間に合わない
などが発生しては困りますよね。
これらを防ぐために、
・まず社内でデータを取得した時点で抜け漏れ等を確認する
・万が一重複・補完に対応する必要が出てきたときに
費用が発生しないか・納期に間に合うのかを含めて事前の商談時に話をする
・重複・補完が発生した想定で余裕のあるスケジュールで依頼をする
など各段階で確認を挟むようにしましょう。
いかがでしたでしょうか。
少しでも参考になる情報がありましたら幸いです！